Box導入後にやるユーザー周知の方法をいろいろまとめたり考えたりしてみた

まずはじめに

気づけばもう12月ですね。ワールドカップを一生懸命応援していると、
気づいたら年末が来ているのではと思い焦っているこの頃です。

今回は、Boxを導入した後ユーザーの皆様にどう使ってもらうのか？という視点で
テクニックや使えるコンテンツなどをまとめていこうと思います。

せっかく、いろいろな想いで導入したBox。
ユーザーの皆様にも同じ熱量で活用してほしい！（ですよね！）
ぜひ参考になればと思います。

前提

ここで紹介したいのは、Boxの構築や設定が完了して
いよいよユーザーの皆様に展開していく！というタイミングを想定しています。

やることの全体像

Box管理者の方がユーザーに向けてやる事としては大きく2つになるかと思います。

やるべきこと

1. ユーザーの皆様が使うドキュメント達を準備する。
2. 周知活動を実施する。

「いやいやそんなことわかっていますよ〜」
というお声が多方から聞こえてきそうです。
ですが、ここの基本の「き」を外すことはできません。

痩せたいと思ったときに、
運動と食事制限をなくしては結果がでないのと同じです。

改めて各項目に分けて記載していきたいと思います。

ユーザーの皆様が使うドキュメント達を準備する

ここでは、ユーザーが、Boxを使う時に参照するドキュメントを準備していただきます。
「マニュアルの話ですよね。うち、もう作ってますから」
「マニュアルは準備していますよ〜」
なんていうワードが思い浮かびますよね。

しかしこれでは、ダイエットで運動してくださいと言われたときに
「筋トレですよね、ちょっとならしてますよ〜」と思ってしまう状態です。（多分）

もう少し細かく見ていきましょう。
どんなマニュアルを準備しておくがが重要です。
目的とシーンを想定しながらドキュメントを準備していきましょう！

たとえば以下のパターンだとユーザーが困ってしまう場合がありますので注意です！
・ 1つのドキュメントですべての説明が含まれている
・ 活用における注意点のみ記載されている

準備するべき（だと思う）ドキュメント

1.Box利用規約

これは、アカウント申請方法やBox活用の目的など記載されているドキュメントです。

「Boxを使おう！」と思った人がまずはじめに見る資料を準備しましょう！

2.Boxの各機能についての説明

Boxでは共有リンクやコラボと言った活用において必須となるBox用語があります。

機能説明集を準備しておくことで困ったときに調べられるのと、
ユーザーが積極的にBoxの機能の活用をすることもあるので
ぜひ準備しておくと良いと思います。

3.共有リンクやコラボレーションに関する使い方

Boxを活用するのは、外部に共有するため！という方もいると思います。

しかし、間違った使い方は避けたいですよね。

そのため、機能説明から、自社のルールまでまとめておきましょう。

4.各種注意点

各企業でBoxを使う際には独自のルールがあると思います。

（例えば、命名規則や各種有効期限の設定など）

ぜひ、重要なルールはすぐ確認できるよう準備しましょう。

5.FAQ

Boxの利用が開始するとユーザーからの問い合せが増えると思います。

ちょっとした疑問点で躓いてしまうと、ユーザーもなかなか定着しづらいこともあるので

よくある質問などは、まとめてすぐ調べられるようにしておくと便利です。

（さらにBox管理者は少し大変ですが、定期的にUpdateもしていきたい所です！）

ここまで、代表的なドキュメントを記載させていただきました。
「何を準備したら良いんだ〜」となったとき参考にしてみてください。
Boxで準備されているコンテンツでドキュメント作成に役に立ちそうなものを以下にまとめてみました。

Boxの歩き方

Boxの基本機能や画面の操作イメージまで記載されています。

Box基本機能カード / クイックリファレンス

Boxの機能を1スライドずつで見たい時、マニュアル作成のときに活用したいときに便利な資料です。

Box Support

FAQの作成の時に仕様の確認などで活用できます。

CS Online Seminer

動画のコンテンツで説明したいときや、Boxの機能について知りたい時に活用できます！

ぜひ参考にしてみてください。

周知活動を実施する

次に、ユーザーに認識してもらうために周知活動を実施していただきます。
「これはね。さすがにやりましたよ」
「やらない選択肢がない」
というお声が最早聞こえてきています。（うそです。）

基本的に、周知活動は実施されていると思います。
しかし、、やっただけになってしまう場合もあります。

ダイエットで言うと、筋トレしただけ状態ですね。（私です）

ここも目的やゴールを考えてしっかり活動していきましょう！

周知活動を考える

ではどのような周知活動が必要とされるのでしょう？
おすすめは以下のようなやり方です！

やるべきこと

1. 複数のプロセスから周知する。
2. 継続する。

それぞれ見ていきましょう。

複数のプロセスから同時に周知する。

メールで周知や、張り紙で周知などいろいろ方法がありますが、
複数から同時に周知するとより効果的です。
たとえば、メールとチャットとポータルにて通知するなど。

どうやら人は複数の箇所から情報を見ると重要度が高く見えるようです。
ここからは周知方法のサンプルを記載していきます！

1.メールで周知

みなさん利用しているメール

全員の目に届きやすいのでまず活用しましょう！

2.チャットツールで通知

コロナで利用が進んだチャットツール

チャットはユーザーの目により届きやすく

botなども活用でき、継続周知に向いているのでぜひ活用しましょう！

3.ポータルで通知

ユーザーが困ったらアクセスするポータルにもぜひ周知しましょう。

ドキュメントも配置しやすいので、おすすめです！

4.ミーティングで通知

一番工数がかかりますが、最も直接伝えられます。

必要に応じて活用していきましょう！

5.オンラインセミナーの実施

セミナー自体は活用方法までまとめて知ることができるので

周知と説明という観点で活用がおすすめです！

以上代表的な通知方法を記載しましたが、
Topからの指示や、1人1人伝えるなどの、
必殺技もあると思うので複数駆使していきましょう。

継続する。

最後はシンプルな内容です。
ユーザーへの啓蒙で、なかなか定着しないパターンが、
マニュアルは配布しているけどなかなか、、という事があります。

皆さんご存知の通り定着には時間がかかります。
（筋トレが習慣化するまでに時間がかかるように。）

皆さんこちらを御覧ください。

ユーザーが、Boxを業務で習得するまでをイメージしてみました。
周知活動が思うように進まない場合は、
2の状態で周知回数が減っている場合があるかもしれません。

ぜひ、チャットツールのbotなど周知が自動化できるものは
活用しつつ、4の状態まで周知活動を続けていきましょう！

まとめ

いかがでしたでしょうか？
最後は継続です。なんていう原始的な話になってしまいました。
一般的な内容や個人的意見もありますが、ぜひ参考になればと思います。
筋トレに例えておりますが、筋トレは趣味ではありません。
（なんならあまりしません。）