Box AIについて

皆さんは、Box AI活用されていますでしょうか？
生成AIの機能自体はいろんな会社から出されてきて様々活用中だと思います。
BoxでもBox AIが提供され、Boxにデータを集めている方々にとっては、
情報を効率的に取得するために重要な機能だと思います。

今回はそのBox AIを効率的に活用してもらうためにも、
どんな指示を出すとどんな使い方ができるのか試してみようと思います。

Boxを管理されている皆様にとっては、AIをユーザーさんにぜひ使ってほしいはずですので、
”こういう使い方してみてね”と案内できるようにもいろいろ試してみようと思います！

前提条件

今回は複数のコンテンツをまとめることができるBox Hubsをベースに試してみます！
その他の前提条件は以下となります。

前提条件
使う機能：Box Hubs
Hubsの内容：事例を集めた全社員がみれるHubs

では早速見ていきましょう！

まずは普通にプロンプトを投げてみる

まずはシンプルなプロンプトを投げてどういう結果が出てくるのか見てみましょう。

■投げてみるスクリプト
Boxを外部共有で活用している事例を教えて下さい。

■返って来た結果

以下は、Boxを外部共有で活用している事例です。

1. AA株式会社
説明: AA株式会社では、取引先からファイルを送ってもらう際に、
Boxの標準機能を利用して簡単にアップロード専用ページを作成しています。
これにより、メール添付の必要がなくなり、効率的なファイル共有が実現されています。

2. BB学校
説明: この学校では、Boxを導入することで教員間の共同作業が飛躍的に向上しました。
特に、外部関係者との情報共有がスムーズになり、
教育関連の資料やデータを安全に共有できる環境が整いました。

3. CC銀行
説明: CC銀行では、顧客とのフォルダをBox上に作成し、
データを保存しています。この方法により、顧客情報が一元管理され、
迅速かつ安全に情報を共有することが可能となっています。

シンプルに情報収集するには効率的に活用できそうですね。
まずは、どんな情報があるのか、とりあえず調べてみたいときにはまず使えそうです。

想定シーン
・とりあえず事例を探してみたい
・キーワードベースで検索してみたい

役割と対象を指定してみる

これは生成AIでもよくあるプロンプト方式ですね！
Box Hubsでも活用できるのか見てみましょう。

■投げてみるスクリプト
あなたはお客様へBoxを紹介する営業担当者です。ファイルサーバーを活用しているお客様へBoxを紹介する事例を教えて下さい。

■返って来た結果

以下は、ファイルサーバーを活用しているお客様へBoxを紹介する際に使用できる具体的な事例です。

1.AAA株式会社

背景: AAA株式会社では、老朽化したファイルサーバーの後継としてBoxを導入しました。

導入効果: Boxの導入により、セキュリティが強化され、ユーザーエクスペリエンスも改善されました。
特に、モバイルアクセスが可能になり、外回りの社員や現場で業務を行う職人たちが
安全に情報にアクセスできるようになりました。
この結果、業務効率が向上し、デジタルトランスフォーメーションを推進することができました。

2.BBB株式会社

背景: BBB株式会社は従来のファイルサーバーからBoxへの移行を進めています。

導入効果: Boxを利用することで、蓄積・共有が難しかったファイルを一元管理し、
業務改革を実現しています。また、Boxの機能によりファイルの検索性が向上し、
必要な情報に迅速にアクセスできるようになりました。
これにより、業務プロセスが大幅に効率化されています。

3.CCC株式会社

背景: CCC株式会社では、受信したメールの添付ファイルをファイルサーバーに保存する運用を行っていました。

導入効果: Boxを導入することで、受信したファイルが自動的に
Box内の日付フォルダに読み込まれる仕組みを構築しました。
このツールにより、検索にかかる時間が大幅に短縮され、
ファイルサーバーの運用負担が軽減されました。結果として、チーム全体の生産性が高まりました。

格納されているドキュメントから背景の情報や、指示した情報を中心に抜き出して
わかりやすい形でまとめてくれています。

想定シーン
・提案書を作成する
・お客様向けに、事例を送付するときにピックアップする

表形式での出力を指示してみる

情報を整理してまとめたい時に、テキストだけで出力されるとまだまだ分かりづらいケースもあります。
表形式でまとめてもらえると、わかりやすく情報共有もしやすいことがあると思うので実際にできるかやってみましょう！

■投げてみるスクリプト
Boxの事例でコスト効果が出ている事例と業務で活用している事例を表敬式でまとめてください。

■返って来た結果

会社名	コスト効果	業務活用
AAA株式会社	Box導入により運用負荷が軽減され、新しい働き方を実現。時間やリソースの節約。	情報共有がスムーズになり、クラウドベースのワークフローへ移行。
BBB株式会社	文書管理の効率化によりコスト削減を実現。	外部との情報共有を迅速かつ安全に行うための基盤として利用。
CCC株式会社	検索時間の短縮により運用コストが削減。	メール添付ファイルの自動保存機能を活用し、業務効率を向上。

※Qiitaの表形式で表現しております。

格納されている情報をベースに、表形式でまとめてくれています。
複数の情報を網羅的に整理して理解するためには便利な使い方になりそうです！

想定シーン
・複数の情報を整理して連携したいとき
・提案書作成時の情報整理として活用する

補足的な情報追加して出力内容をカスタマイズする

これまでは情報を様々な形で整理してきましたが、
Hubsにある情報を参照しながら別のアイデアを出す時にどう使えるのかを考えてみます。
補足情報を追加して、出力内容もカスタマイズする形で指示してみましょう！

■投げてみるスクリプト
ファイルサーバーにコストがかかっているお客様向けに、事例を活用して提案するためのアジェンダを教えて下さい。

■返って来た結果

以下は、ファイルサーバーにコストがかかっているお客様向けにBoxを提案するためのアジェンダです。

■アジェンダ
 ・オープニング
　　-自己紹介
　　-本日の目的とアジェンダの説明
　
 ・現状分析
　　・お客様の現在のファイルサーバー運用状況
　　・コスト面での課題（維持管理費、容量不足、セキュリティリスクなど）

　・Boxの概要
　　・Boxとは何か
　　・Boxの主な機能と利点

 ・成功事例の紹介
　　・AAA株式会社
　　　 -運用負荷軽減と新しい働き方の実現
　　・BBB株式会社
　　　 -文書管理の効率化によるコスト削減
　　・CCC株式会社
　　　-DX推進による業務の迅速化とコスト削減

　・Box導入による具体的なコスト効果
　　・初期投資とランニングコストの比較
　　・業務効率化による間接コストの削減
　　・セキュリティ強化によるリスク低減
  
　・デモンストレーション
　　・Boxの使い方や機能を実際に見せる
　　・どのように業務プロセスが改善されるかを示す

実際に、Hubsに追加されている事例をベースにアジェンダ案を出してくれました。
また、Hubsはどのドキュメントを参照したかを教えてくれて、
そこに遷移することも可能なので提案書作成もより効率的に進めることができそうです！

想定シーン
・企画案やアイデア出し、自分の考えを壁打ちする時
・やるべきことを整理する時

会話形式で出力してみる

こんなこともできるのかなと思ってやってみました。
情報が羅列されるだけだと、分かりづらい場面もあるのでよりわかりやすくするために
やってみましょう！

■投げてみるスクリプト
何よりもBoxを導入するべき理由を、師匠と弟子の会話形式でわかりやすく教えて下さい。

■返って来た結果

以下は、Boxを導入するべき理由を師匠と弟子の会話形式で説明したものです。
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弟子: 師匠、最近ファイル管理について悩んでいます。今使っているファイルサーバーが古くなってきて、
     コストもかかるし、効率も悪い気がします。何か良い方法はありませんか？

師匠: それなら、Boxを導入することを考えてみるといいよ。

弟子: Box？それはどんなものなんですか？

師匠: Boxはクラウドベースのファイル共有・管理プラットフォームだ。
     特に、セキュリティやアクセス性が優れていて、業務効率を大幅に向上させることができるんだ。

弟子: 具体的にはどういうメリットがありますか？

師匠: まず第一に、コスト削減だね。従来のファイルサーバーでは、
     維持管理費やハードウェアの更新が必要だけど、Boxはそのようなコストがほとんどかからない。

弟子: なるほど、それは助かりますね。他には？

師匠: 次に、アクセスの柔軟性だ。Boxはインターネットがあればどこでもアクセスできるから、
     テレワークや外出先でも簡単にファイルにアクセスできる。
     これにより、業務のスピードが格段に上がるんだ。

弟子: 確かに、今の時代には重要ですね。それ以外にもありますか？

師匠: もちろん。セキュリティ面でも非常に強力だ。Boxはデータを暗号化して保存し、
     アクセス権限を細かく設定できるので、情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができる。

弟子: それは安心ですね！他のチームとのコラボレーションもスムーズになりそうです。

師匠: その通りだ。Boxではリアルタイムでの共同編集やコメント機能があるから、
     チームメンバーと円滑にコミュニケーションを取りながら作業が進められる。

弟子: なるほど、業務の効率化につながりますね。最後に、導入の手間はどうですか？

師匠: 導入は比較的簡単だよ。既存のファイルをBoxに移行するためのツールも用意されているし、
     サポートも充実しているから心配はいらない。

弟子: ありがとうございます、師匠！Boxを導入することで、
     コスト削減、アクセスの柔軟性、セキュリティ強化、そして業務効率の向上が期待できるんですね。
     早速検討してみます！
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この会話を通じて、Boxを導入するべき理由がわかりやすく伝わる内容となっています

なんと、いい感じに師匠と弟子にしてくれました。
業務で使うことはあまりないかもしれませんが、
難しい内容が含まれる文書や情報を自分なりに理解するには良いかもしれませんね！

想定シーン
・難しい文書をわかりやすく理解する
・自分がどう伝えるべきか会話形式でシュミレーションしてみる

いかがでしたでしょうか？
プロンプト次第でいろんな結果が出てきました。
本日記載した内容は、それぞれだけで活用も可能ですが
組み合わせて実施することも可能です！
ぜひ皆様のイチオシプロンプトを作成してみてくださいー!!