管理職の役割はなんだろう？！
私自身管理職をしながら、メンバーに対して「何ができるか？」を毎日模索し、悩んでいる。
メンバー個人個人が、同じ目標に向かって、主体的に業務が出来れば、管理職はいらない？
とかも思う。
ただ
「経営層の考えを理解して」、「目標を設定し」、「それぞれが主体的に業務を実施する」のは結構大変。
また、経営層が自身の考えを伝えるために、メンバー全員とコミュニケーションを密に取るのはなかなか難しい。
管理職のせいで、業務が滞るのはあってはならないが、管理職がチェックすることで、メンバーの業務の手戻りに気が付いてあげることもできる。
※「手戻り」の可能性があっても、OJTとして敢えて進め、「手戻り」を経験させることもある。
管理職の役割として
「中長期計画を含めた業務管理や組織運営」、「人材育成」、「人事評価」等、書けば色々ありますが、私が最も重要だと思うことが
「組織文化を醸成すること。」
「経営目標」から目標を連鎖させ「個人目標」を適切に設定することも大事ですが、「組織の文化」は管理職の「思い」の結晶であり、
この「思い」が共有されていると、マイクロマネジメントも不要となる。
私は上記「思い」を浸透させるだけでも、管理職の価値といえると思っている。
この「思い」を「背中で語る」ことが出来れば楽ですが、なかなか背中で語ることは難しい。
最近では在宅勤務となり、背中で語るのは不可能！
そのためには結局同じような内容かも知れないが、メンバーの心に残る(伝わる)言い方を、言い続けなければならない！
メンバー共通意識を醸成する鍵を握っているのは管理職！
ということで、
この一年メンバーに伝えてきたことを振り返る。
毎日の夕礼や、コミュニケーションツールで等で都度伝えたことも多いが、今回はこの1年の毎月の全体ミーティングで伝えた内容を書き出してみる。
※会社名やお客様名が分かる部分や具体的な記載は言い方を変えています。
2022年12月
・客観的に自社を知る。業界の現状。
業界のビジネス規模は伸び続ける。
ただし事業者等が主導 ⇒事業者との関わり方が今後も大切
慢性的な人材不足は続く。
世界からみた拠点として、日本が改めて注目されている。
近年は他国に需要が移っていた。
対抗となる国は国の制約があり設備投資しにくい。
原価に間接費用が占める割合はますます増加する。
他社では赤字になっているところもある
地方分散が進むにも事業者次第。 ⇒事業者が進出するとなった瞬間に地方の価値が上がる！
・年末年始のスケジュール確認
緊急対応当番よろしくお願いします。
現地対応があった場合は緊急対応当番以外のサポートが必要になります。
状況を踏まえて、直ぐにヘルプ連絡をすること。
2023年1月
・2022年度の業務目標、計画業務について残り2か月で計画的に実施をお願いします。
今年度対応しなくてもよい(または、できない)案件はマネージャーに相談して、「やめる」「2023年度に実施」等、相談すること。
3月(日にち未定)に各個人の2023年度の業績目標提出となります！
2023年度の自部門の目標案を設定し、各グループの目標に落とし込み中
・社給スマホの管理注意！以下、年末年始の不具合報告2例 ※以下、どちらも「遠隔ロック」を実施
どちらも個人貸与品である携帯電話が会社に出社したところ、鞄に入っていないことが判明。
不意に携帯の所在がわからなくならないよう、置き場所を決めるなど普段の生活でも意識すること
2023年2月
・2022年度残り1か月
2022年度業務の漏れが無いように、「2022年度の業務振り返り」を行いつつ、「2023年度の業務に繋げる」ようにお願いします。
会社としての評価する仕組み
「業績実績」からの「業績目標」設定
どうせ時間をつかうなら、少しでも自分のための時間にしましょう！
・自部門ミッションおよび目標
3月に個人目標を決める。
目標の連鎖を意識する。部のミッション/目標 ⇒ グループの方針等 ⇒ 個人の目標
2023年3月
・設備投資の検討状況
建物全体でサービスが使えるようにする
・コロナの対応変更
2類から5類変更に伴う対応として、5月に自社対応方針を変更する予定
・他部門サービス不具合
問題点
協力会社任せ
管理者がプレーヤーとして業務をする場合の認識の甘さ
⇒管理者の不備はメンバーが事前に修正することが難しい？自部門でも当てはまるか？
2023年4月
・新卒新入社員の受け入れ対応
4月から配属となります。
部全員でOJTを実施していきましょう！
5月中旬からコミュニケーション目的の「業務説明」よろしく。 予定に入っていない人もネタがあれば新卒新入社員と会話しよう
・フレッツ東西同時障害共有 2023/04/25 現在、障害当日の記者会見以上のアップデート無し
2023-04-03 NTT東西フレッツ光同時障害発生 ※自社サービス影響無し
原因
故障原因探索中
総務省等の対応 ⇒電気通信事業者として、「重大事故」報告義務あり。
連携して調査中
建物の電源冗長構成について
電源設備に関わる作業(例え自分で容量等設計が出来ても)については、電源を熟知している部門に確認する！
2023年5月
・自然災害等、災害時の対応
第一は自分や家族の安全確保、周辺の救助活動を最優先する
被災等、電話に出られない状況等は、可能な限り共有する。※安否システムでもOK「震度5強」で自動通知。
自部門のメンバーは緊急対応や日直当番をイメージして行動する
アラームやお客様問い合わせによる対応が基本
情報連絡や参集要請等はGMや部長の指示がある
「震度5強以上」がキーワード
安否システムが自動連絡
まずは自分が住んでいる場所
設備ある場所も意識。
・他部門の技術力を自部門でも活用したい。
⇒まずは相談だけでも他部門に！
2023年6月
・開発G新体制
マネージャーが変わることによる新体制となります！
マネージャーから一言他
メンバー退職に合わせて組織が変わる
人事部からの発令を待たず、メンバーも含め人の入れ替えを行う。
・サービス影響あり障害やお客様からの問い合わせ時、定期的にお客様への連絡(復旧連絡が出来ない場合は、経過報告だけでも)を実施する。
現状は、ヘルプデスクだけでなく、自部門としても「直接」お客様対応を実施している。
復旧対応を第一としながら、出来るだけお客様に寄り添い、お客様の生の声を聴く対応をしている。
自部門として、主体的にお客様の本音を聴くことができる、貴重な機会。
多くの他の事業者では実施していない(できない)
現時点での自社の強み
多くのお客様は「連絡がない、遅い」等、情報連携部分について、問題視する。
最近の事例
情報連携が遅いことで、お客様として対応に苦慮した。
どの時点の連絡の遅れかは不明だが以下の記載あり
「連絡の遅れについてご指摘を受ける。」
2023年7月
・自部門の強み ⇒「強み」を自信をもって、伝えることが出来るようにする
以下例
サービスの優位性 強み ※他サービスにも当てはまる部分あり
自分の強み弱みが分かるためには、他社を知らないと比較できない！
自部門のミッション
「お客様ビジネスに貢献し続ける」
自部門として、以下改めて！ 「保守、運用」で他社とは違う価値を感じさせることができるか？
障害や、不具合時に出来るだけ、迅速に復旧させるのはもちろんですが、お客様連絡をヘルプデスクだけでなく、技術者として自部門で、実施できることも自社の強み。
1つの障害対応を自部門が直接関わることで、関連した他の障害対応フローの整備や見直しも「直ぐ」に出来ます。
⇒今後も自社がサービスを自信をもって売れるように、私たちは何ができるか？
事業者によっては、技術者がユーザの対面に出てこない
⇒お客様の不満に直結
・新システム変更に伴う、処理依頼をする場合は都度声かけて！
現在新システムへの移行の過渡期のため、登録内容について検討中の部分あり。
移行期間における「処理依頼」具体的な対応 および 記入方法の注意点について
2023年8月
・自分の業務の仕上がりについて、3年後、5年後のメンバーが利用することをイメージ出来ているか？
例えば資料の残し方
必要な時に気が付くか？情報にたどり着くか？
重複管理になっていないか？
検証結果
説明足りてる？
例えば
背景は？
目的は？
条件は？
・9月から「新システム」利用開始となります！処理依頼をする場合は、事前に声かけて！
旧システム入力不要
以下、他部門の要望を踏まえて、分類を変更する予定だが詳細は今後調整する
分類に場所名称が無いものの扱いは相談中
2023年9月
・「事業者のポリシー」「事業者の障害」等で「自分たちの力が及ばない」部分に関して、出来るだけ詳細に伝える。
「事業者の方針」⇒「事業者のポリシーにより、現状では日本からの要望だけでは変えられない状況」
事業者の実情を意識させつつ、自社として「要望を伝えている」ことを示したい。
※もちろん「事業者」へは今後も改善要望は継続していく。
・2024年度中計の準備
2024年度中計対応(全社大ファイルへの月別展開まで) 2024年度, 2025年度, 2026年度
会社大の指示は出ていないが自部門として、出来る部分を先に実施しておく。(例年の実施期限は、10月中旬頃)
「ベースとなる資料の作成」をお願いします。
やり方「１．」の「Excelファイル作成し、1項目だけでも記載」を今週中にお願いします。※Excelの中身は来週以降で良いです。
新しいエクセルについて、科目毎に問題が無いか早めに知りたい！
中計を実施する目的：年1で来年度以降の各年度で各部門の業務に必要な予算を算出して、それを経理で取りまとめ、予算・収支計画を立てるため。
・2023年度上期人事評価
各GMに自己評価の提出をお願いします。
2023年10月
・「全銀ネット(または全銀システム)」の教訓の共有！ ※ただし、ニュースで取り上げられている部分のみ
報道WEBサイトのURL
原因
2023.10.16
全銀システム障害の原因判明、メモリー不足でインデックステーブルが不正確な状態に
https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/news/18/16109/
2023.10.20
全銀システム50年で初の不覚、切り戻し不可・パッチ作成失敗で障害復旧まで丸2日
https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/01157/101800096/
2023/11/07 追加
2023/11/6 22:22
全銀システム障害、ＮＴＴデータ社長が陳謝…開発段階でプログラム不具合を検出できず
https://news.yahoo.co.jp/articles/2b5f162cfd9884c8ab8b2b4da143dc67e368fb75
まとめサイト
【全銀ネット障害】その時システムでは何が起きたのか？ 暫定版PGで12日午前8時半に復旧（更新）
2023年10月18日 PM 続報反映（補償、全銀ネット会見等）
全国銀行データ通信システムのシステム障害についてまとめてみた
全銀ネットでは10月7日から9日の連休にかけて14の金融機関を対象に既存のRC17シリーズからRC23シリーズへの切り替え作業
障害は10月10日8時半から発生
全国銀行データ通信システム
銀行ネットワーク一つ
ポイント
機器(中継機器)更改作業後の障害。
原因は機器のメモリ不足。 ⇒物理部分なのか、設定なのか不明。
中継機器は2系列化されているが同時に更新。
切り戻しをしないでプログラム改修を選択し、結果障害長期化。 ⇒保守期限切れが迫っていた。
対岸の火事ではない！教訓にしましょう！以下、教訓例。
事前の設計大事！
機器の選定や初期設定を誤ると、思わぬ手戻りが発生する。
その上で、ある程度余裕をもったスペックでの設計
期限に追われると、安全な選択が出来なくなる。
1系、2系の2系統構成のメリットを活かす運用と開発。
不具合があった時は、まず作業を疑う。そして、作業前に戻すことを第一の選択肢とする。
あらかじめコンチプランを決めておく。その際は想定復旧時間も見積もっておく。
・社内公開情報 契約書(仕様書、約款)、申込書、業務フロー他に関するドキュメントの運用
原本としてのWordやパワポは今まで通りフォルダで管理する。
2023年11月
・設定漏れに関する、意識合わせ
設定漏れに気が付かなかった ⇒仕組みが無いと防げない。
「ミスが分かった時の対応が重要」
お客様はもちろん、社内関係者の信頼が低下する。
⇒自部門としてスピード感(先にアクションする、即日回答、リアクションの速さ、少しだけ手をつけておく等)をもって、お客様対応を行う。
⇒結果的に社内関係者の信頼も落ちない。
「最優先」で不具合対応に取り組むには、日頃の業務が大切。
私たちは、サービスの運用を実施している。
２つの意味
・そもそも自分の業務に余裕が無ければ、突然割り込む別の業務が出来ない。
・日頃スピード感をもって業務を実施していないと、突然スピード感をもった仕事は出来ない。
以下、一般的にも言えること
スピード感をもって仕事する
仕事に余裕ができる
余裕ができれば、仕事の質があがる
仕事の質が上がれば、周りから感謝される
⇒いつもより楽しく仕事ができる！