Google DocumentsからExcelやPowerPointに一括変換する

Google Documentsは超便利！

Google Documentsのスプレッドシートやスライド、本当に便利ですよね。チームで共有できて、更新がリアルタイムに反映されて、コメントを使って簡易的なToDo管理までできて。
一度使ってしまうと、ExcelやPowerPointのファイルで管理するのがものすごく面倒になってきます。

しかし、外部との共有が・・

作成したファイルを外部の組織にも共有する必要がある場合、Googleのアカウントを教えてもらって権限を与えるのが一般的です。

でも世の中にはまだまだこんな会社があるんです。

「ウチの会社はGoogle Driveは使用禁止です」
「ファイルはzipで圧縮してメールで送ってください。解凍パスワードは別のメールで送ってください」
「宅○ァイル便で送ってください」
「FTPサーバで送ってください」

宅フ○イル便は言うに及ばないですが、zipをメールで送るより二段階認証しているGoogleアカウントの方がずっと安全なのに・・・
まあ、共有したくない場合や静的なアーカイブとして保存しておきたい場合もありますね。

なので変換します

ファイル数が少ない場合には、手動でスプレッドシートからExcel、スライドからPowerPointに書き出しすれば問題ありません。
しかし、仕様書や定義書はどんどん数が増えるものです。
なので、一括して変換する方法を調査しました。

まず、新規でスプレッドシートを作成し、下記のように変換したいドキュメントのドキュメントIDを１列目に入れておきます。
ドキュメントIDは、ファイルを開いたときのURLからすぐにわかります。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/（ドキュメントID）/edit

２列目には、スプレッドシートなら「xlsx」、スライドなら「pptx」と入力します。

そして、「ツール＞スクリプトエディタ」を選択し、下記のコードを入力します。

function exportFiles()
{
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var rowIndex = 2;
  var documentId,outputFileName,type;
  
  while(true)
  { 
    documentId = sheet.getRange(rowIndex,1).getValue();  
    type = sheet.getRange(rowIndex,2).getValue();  
    
    if (!documentId || !type) break;
            
    var file = DriveApp.getFileById(documentId);
    outputFileName = file.getName();
    
    convertFile(documentId,outputFileName,type);
    
    rowIndex++;
  }
}

function convertFile(documentId,outputFileName,type) {
  outputFileName += "." + type;
  var url;
  
  if(type == "pptx")
  {
    url = 'https://docs.google.com/presentation/d/' + documentId + '/export/pptx?access_token=' + ScriptApp.getOAuthToken();
  }
  else if(type == "xlsx")
  {
    url = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + documentId + '/export?access_token=' + ScriptApp.getOAuthToken();
  }
  else
  {
    return;
  }  

  var rootFolder = DriveApp.getRootFolder();
  var response = UrlFetchApp.fetch(url);
  var blob = response.getBlob();
  var result = rootFolder.createFile(blob.setName(outputFileName));
}

そして、スクリプトエディタからexportFiles関数を実行すると、Google Driveのルートディレクトリに、xlsx形式やpptx形式のファイルが生成されます。

ToDo

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