はじめに
Teams会議には、大きく2種類ある。(「チャネル会議」と「非チャネル会議」)
※厳密にはもう少し細かく分類できるが、本記事では不要なため省略する。
チャネル会議とは
本記事では、「特定の『チーム』内の『チャネル』と関連づけられているTeams会議」と定義する。
チャネル会議・非チャネル会議の見分け方
会議のチャットがどの画面に表示されるかどうかで見分けられる。
- チャネル会議＝「チーム」画面の「チャネル」にチャットが表示される
- 非チャネル会議=「チャット」画面にチャットが表示される
チャネル会議を使うメリット
チーム内の「誰が」「いつ」「誰と」「どれぐらい」「どんな」議論をしているのかを可視化できる
非チャネル会議が主流になっていると、自分が招集されていない会議の情報がほとんど把握できない。
チャネル会議が主流になっていれば、自分が招集されていない会議の情報も把握可能である。
これにより、チーム全体の暗黙知を減らしたり、先輩社員同士の議論を視聴することによる後輩の成長を助けたり、会議の非効率を発見しやすくしたり、様々なメリットを享受できる。
※リモートワーク比率が高い職場では、このメリットは特に大きいと考えられる
オフラインで可能な「議論への飛び込み参加」が可能になる
非チャネル会議では、会議招集されていない人が自ら議論に参加することはできない。
チャネル会議では、会議招集されていなくても、自ら必要と判断した会議にいつでも自由に参加できる。
ファイルの保存場所が個人のOneDriveではなくSharePointになる
非チャネル会議では、会議中にアップロードしたファイルや、会議の録画ファイルの保存先は、アップロードした人のOneDriveになる。
一方で、チャネル会議では、OneDriveではなくSharePointに保存される。
これにより、例えば以下のような恩恵を受けることができる。
- アクセス権限の追加設定が不要になる
- アップロードした人が退職しても心配ない
(管理者の設定次第では)チャットの保存期間が延長される
「チャット」画面のチャットよりも「チーム」画面のチャットのほうが保存期間が長く設定されている場合、チャネル会議を利用することでチャットの保存期間を延ばすことができる。
チャネル会議の具体的な活用法
会議専用のチャネルを用意する
通常のチャットを行うチャネルと区別することで、会議情報を１つのチャネルに集約できる。
「原則チャネル会議」をチーム內部で周知徹底する
複雑性の高いルールは機能しにくい。
また、チャネル会議利用における懸念は後述のもののみである。
以上より、「原則チャネル会議」を周知徹底することが効果的である。
「チャネル会議」を推進する際に懸念されることとその対応策
機密性の高い情報を扱う会議に利用可能かどうか
人事評価や1on1等、組織の方針からチーム全体で共有することが不適切と判断した議論について、チャネル会議を使ってもいいのだろうか。
個人的見解として、以下運用が適切ではないかと考える。
- 人事評価に関する議論：チームメンバーを制限した人事評価専用の「チーム」を作成し、そのチーム内でチャネル会議を実施する
- 一般的な1on1：チャネル会議を利用するが、議事録へのアクセス権限は1on1参加者のみに限定する
- 特殊な1on1(例：ハラスメントや退職の相談)：チャネル会議は利用しない
会議招集のメールがチームメンバー全員に送信されてしまうのではないか
チームの作り方によっては、会議招集が全員に送信されてしまうことがある。
対処法は以下参照。
参考文献