社内でのやり取りに「チャット」使ってますか？
いろいろなチャットツールがあり、便利に使っている現場も多いと思います。
ですが、そんな「チャット文化」になかなか馴染めない人もいると思います。
今回は比較的「若いエンジニア」に分類される筆者目線から見たチャットのアンチパターンのような物を紹介したいと思います。
本題の前に
ここで書いているアンチパターンはあくまでも「筆者がされるとモヤッとする」レベルの話であり、これがすべてではありません。
良いと思ったら、現場の雰囲気や仕事の進め方に合わせて、部分的に取り入れていただければ幸いです。
CCをつけるな
CCとはカーボンコピーの略で、簡単に言うと複製ですね。
メールだとやり取りしている当事者をTOに、メールに関係ありそうな関係者をCCに、一応共有しておいたほうが良いかな？レベルの人をBCCに入れて送ることが多々あると思います。
@syatiku-taro CC: @syatiku-joushi
打ち合わせで話に挙がった資料を連携します。
はい、これね。
おそらく、親切心でCCをつけていると思いますが、チャットにTOとかCCとかの区別はありません。
多くのチャットツールで"@"から始まるものは、メールで言うところのTOになるので、CCとかをわざわざ書いて使わないでください。
感覚としてはメールのTOの範囲をすこし広めにした相手に対してメンションを送ってください。
「一応連携しておくか」ぐらいのものであれば宛先から外すのが無難です。
宛先の感覚としては以下のような感じ。
メンションをつけるべき人
- 話の当事者
- 話に直接関係がある人
メンションをつけるべきじゃない人
- 話の当事者の上司や先輩
- 会議の参加者
- プロジェクトリーダーやマネージャー
要は、直接関係のある人にメンションをつける分には問題ないのですが、とりあえず関係ありそうな人を巻き込むというスタイル自体がチャットにあってません。
いろんな人を巻き込みたいのであれば@hereや@channel、@everyoneや@allといったチャンネル全体に通知が行くような物を使うのをおすすめします。
このあたりの仕様はチャットツールによって異なるので、調べてみてください。
業務上の連絡はチャンネル上で関係する人全員が見ている場所で行うと思うので、syatiku-joushiさんも見ているはずですし、忙しくて見れなかったとしても後から追えます。
正しくはこのように使いましょう。
@syatiku-taro
打ち合わせで話に挙がった資料を連携します。
ディレクトリパスを勝手に省略すな
ディレクトリとかパスとか色々呼び方はありますが、要はこういうやつですね。
\\devfs01\21_納品物\02_納品物一覧
ファイルサーバーが1つだけでSVNやGitといったバージョン管理システムを使っていないならちょっとぐらい省略してもわかるでしょう。
でも複数のサーバーがある時は・・・？
Gitなどを運用している時は・・・？
こういうパスをこんな感じで勝手に省略するととっても手間です。
21_納品物\02_納品物一覧
省略されるとエクスプローラーにそのまま貼り付けてアクセスできません。
こういうパスを貼り付ける時は省略せず、エクスプローラーのアドレスバーの内容をそのまま貼り付けてください。
返事をやめろ
チャットでよく「承知しました」「了解しました」みたいな定型文を使う人がいます。
社外の人と連絡をとっている時なんかは確かに必要な返事かもしれないですが、社内のプロジェクト内で使っているチャットにそんな返事はやめましょう。
チャットには便利なリアクション機能がついていることがほとんどです。
レスに対して「OK」とか「承知」とかのスタンプをリアクションとしてつけるだけで十分です。
DMとかならいくらでも「承知しました」を使っても良いと思いますが、チャンネルではそういった返事で重要なレスがどんどん流れていくので、やめましょう。
とは言いましたが、以下のような使い方は良いと思います。
@syatiku-joushi
承知しました。
こちらは今週中に作成できていれば良いでしょうか？
「言われたことはわかった、で期限は？」みたいな質問で返す時は「承知しました」とか「了解しました」みたいな言葉があっても問題ないと思います。
このレスには期限を確認する意図があるので、無駄な情報ではないと思います。
Markdownを使え
これはチャットツールによりけりですが、Markdownを使える環境であれば、ガンガン使いましょう。
私が社内で使っているMattermostはMarkdown記法に対応しているので、かなり重宝しています。
ちょっとしたログやソースを貼る時はcode記法、箇条書きをする時は箇条書きリスト...
言い出すとキリがないですが、いっぱいあります。
何でもかんでも強調しまくったりするのは良くないですが、code記法と箇条書きリスト、引用ぐらいは使ってください。
詳しい記法はこちらの記事がわかりやすいです。
https://qiita.com/tbpgr/items/989c6badefff69377da7
パスは口頭じゃなくチャットを使え
リモートワークが多くなったとは言え、出社して仕事している人もまだまだ多いと思います。
実際、筆者も今は在宅率10%以下ぐらいで、2週間に1回程度の頻度になりました。
そうなると口頭で相談することも結構あります。
その時に「ここのパスの下にこのファイルが有って、こっちのパスのファイルを参考にして作っていけばいいから」みたいなこと言われません？
パスをメモするって最高に意味がなく時間が無駄なので、パスだけで良いのでチャットのDMで送ってください。
パスのメモなんて双方にとって無駄しかありません。
メモする方は間違う可能性もあるし、時間もかかるので質問に答えてる人の時間を奪うことにもなります。
パスをコピってDMで送れば楽なのはもちろん、後から追うこともできますし、お互いにしっかりと伝えた証拠になります。
「教えた」「教えてもらってない」みたいな不毛な水掛け論も発生しないので、ぜひとも心がけて見てください。
チャットはちゃんと見ろ
書類やメールはちゃんと見るし、会議にはちゃんと参加するのにチャットを見ないのはなぜ・・・？
チャットも業務上で使っている上、ちゃんと見ないといけません。
比較的若い人たちはチャットを積極的に使いますし、常に開いていると思います。
人によってはブラウザではなく、クライアントを入れて見ている人もいます。
それはチャットがメールと対等で業務に必要不可欠な連絡ツールだからです。
上司「〇〇についてはどうなってる？」
筆者「チャットで進捗送りましたが・・・」
上司「ごめん、チャット見てないわ。メールなら見てるからメールで送っておいて。」
まぁこんなこと言われたら流石に殺意が湧いてきます。
メールで送ってくれはまぁ良いとして、チャット見てないってどういうこと？
業務放棄ですか？サボりですか？こっちもサボるぞ？？？？
そういうことです。
3行を心がけろ
これはそのままです。
チャットはポエムを共有する場ではないので、わかりやすく端的に書いてください。
3行というのはあくまでも目安です。
2chスレなんかでも「今北産業」というスラングが使われています。
意味は
「今北産業（いまきたさんぎょう） → 今来た3行 → 今スレッドに来たから、3行でどういう状況か教えてくれ」
みたいな感じです。
こんな古のネットスラングですら参考になるのが、日本にやっと根付き始めたチャット文化です。
COOL JAPAN!
@syatiku-joushi
以下の資料の確認お願いします。
- リリース資材一覧
- リリース資材
- リリース手順書
10/20にリリース予定なので、10/19 定時までに確認お願いします。
確認完了しましたら以下資料に確認した旨を追記してください。
- リリース確認表
こんな感じで、複数の資料を見たり書いたりする必要がある時は、箇条書きで列挙しましょう。
作業を頼みたいときもこんな感じの箇条書きのほうが、サクッと読めて嬉しいです。
挨拶すな
枕詞？みたいな挨拶はチャットには不要です。
それがチャットの特徴でもあるスピード感に繋がります。
「お疲れ様です」「大変恐縮ですが」「おはようございます」etc...
その挨拶いる？
一概にすべてが要らないとは言えないので、ケースバイケースとしか言いようが無いですが、大抵の場合は挨拶は必要ありません。
逆に必要なパターンとしては以下のようなパターンが挙げられます。
- 初めてチャットを送る相手に話し始めとして
- 顧客のお偉いさん宛に送る時
- 休日や休憩時間にお伺いを立てる時
- なんとなく申し訳ない時
それ以外のところでは挨拶は要りません。
あとは締めの「以上、よろしくお願い申し上げます」「以上」「お手数ですが、ご確認のほどお願い致します」みたいなのも要りません。
「お願いします」という文言は本文に入れましょう。
締めの言葉がなくてもチャットは区切りがわかるので、文字数の無駄です。
最後に
ということでチャットのアンチパターンみたいなものを紹介しましたが、最後に1つだけ言いたいことがあります。
真似をすな
ここに書いてることはそのまま真似しないでください。
書いてることをそのまま真似しても意味はなく、ここに書いていることから「若い人たちはこういうことを思っているのかぁ・・・」と参考にしてください。
そういう意識が少しでもできればチャットの運用も変わってくるはずです。