#はじめに
弊社ZOZOテクノロジーズ（以下ZOZOテク）では、拠点が3拠点（幕張、青山、福岡）あり、
最近では拠点が分かれての開発や、自宅リモートワークなどの働き方が増えてきました。
これまでZOZOTOWNのWebサイト開発は、ほぼ全て幕張で行ってきましたが、
半年ほど前からWebフロントエンド3チームの内、
私が所属する1チームが青山で分かれて開発するチャレンジを始めました。
別拠点開発を進めていく中で、
- 会議ではテレビ会議が増え対面よりも伝わりづらい
- すぐにコミュニケーションが取れない
という問題が出てきました。
そこで今回はその問題を解決するため、意識・変更・改善した12の事を紹介しようと思います。
※文中Ciscoという単語が出ますが、テレビ会議システムです。
ZOZOテクではCisco Webex Teamsを導入しています。
#テレビ会議での意識
###1：会議に遅れない
テレビ会議に限らず当然ですが、
相手がテレビ通話のCallをした時に、自分がスタンバイ出来ていない場合、通話を開始することができません。
会議に遅れると、相手はこちらが何やっているのか、そもそもオフィスにいるのかが分からなくなります。
時間を守るよう意識しました。
###2：接続でもたつかないように事前に接続方法を確認する
上記で述べた理由同様、接続が遅れると相手が何やっているんだろう？となってしまいます。
接続方法が、環境や接続方法が異なる場合があるので、事前に準備してから臨む事を意識しました。
また、相手がテレビ会議の経験が無い場合、事前に接続方法のレクチャーをしました。
###3：ハキハキ喋る
テレビ会議の場合、目の前に人がいないため、小さな声で喋るとほぼ相手に聞こえません。
ハキハキ喋ることを意識するだけで、伝わり方が全然違います。
###4：自分の顔がカメラに映る位置に座る、またはカメラの位置を調整する
表情が見えるというのが、テレビ会議のメリットです。
カメラに映らず、声だけ聞こえている状態だと、相手に表情が伝わりません。
話す人がカメラに写っているようにするだけでも、伝わり方が全然違います。
人数が多い場合、座っている席がどうしても映らないなどの都合はありますが、少人数の場合は全員が映るように意識しました。
#相手が複数、自分が１人の場合のテレビ会議での意識
###5：できるだけ会議室を取らない
Ciscoが導入されていない会議室もあり、導入されている会議室は数に限りがあります。
多拠点化が進むに伴い、Cisco付きの会議室が空いてない場合が多くなりました。
自分が1人の場合、会議室を取ってしまうと、他の方が会議が出来なくなってしまう恐れがあるため、
なるべく会議室を取らず、自分のMacにCisco Webex Teamsのアプリをインストールし、
Macから幕張のテレビ会議に参加するようにしました。
###6：周りが静かな場所で会議をする
自分の周りが騒がしい場合、マイクで雑音を拾ってしまい、相手に声が聞こえづらい状態になります。
移動できる場合は、周りが静かな場所へ移動する意識をしました。
###7：喋らない時はマイクOFF
上記で述べた、静かな場所がない場合ももちろんあります。
その場合、自分が喋らない時はマイクをOFFにすれば相手に雑音が聞こえなくなります。
###8：イヤホンマイクを使用する
周りが騒がしい場合、Macのマイクを使用すると、周りの雑音も拾ってしまうため、
イヤホンマイクを使用すると軽減されます。またスピーカーで聞くよりも断然聞き取りやすいです。
私はAirPods Proを使用していますが、周りのノイズもカットしてくれるのでとてもオススメです。
1人でする会議は、1人で画面に話しかけてる事になり、たまに不思議な目で見られて、
やり始めた頃は恥ずかしさもありましたが、慣れてくると全然気にならなくなります。
#相手が1人、自分が1人の場合のテレビ会議での意識
###9：Ciscoは使わずに、Slackテレビ通話を使う
ZOZOテクではコミュニケーションツールとして、Slackを使用しています。
ほぼ全員のマシンに、Slackアプリケーションがインストールされており、
Ciscoのアプリは入っていない方が多いため、Slackでテレビ通話したほうがお手軽でした。
会議室を予約する必要も無いため、とてもオススメです。
#環境の改善と変更
###10：開発マシンをノートPCに変更した
iMac + サブモニタ → MacBook Pro + サブモニタ に変更しました。
以前はデスクトップのiMacを使って開発をしていましたが、テレビ会議を使ってコミュニケーションを取ることが増えたり、
物理的に移動して開発する事になる事が多くなったため、MacBook Proに変更しました。
会議で開発中の画面をそのまま見せる事もできるため、ノートPCでの開発はとても便利です。
###11：移動できるCiscoを増やしてもらった
ZOZOテクでは、会議室にCiscoを導入しているものとは別に、
フリースペースや自分の席に自由に移動できる、スタンド付きのCiscoも設置してあります。
以前青山オフィスでは移動式Ciscoが2台で、使いたいときにさっと使えない事が多く困っていたのと、
Cisco付き会議室が埋まっている場合直接話すことができないため、会社の担当チームに掛け合い、移動式Ciscoを増やしてもらいました。
台数が増えたため、多拠点コミュニケーションが活発化してきているように感じます。
###12：常時接続状態Ciscoの導入
Ciscoなどの設備が整い、以前よりも格段にコミュニケーションが取りやすくなりましたが、
それでもやはり問題点はいくつかありました。
- 別拠点だと気軽に直接話すことが出来ない
- テレビ電話のセッティングに手間がかかる
- 連絡を取りたい相手が、席いるのかいないのかが分からない
- オフィスの雰囲気が伝わりにくい
このような問題を解決するため、
幕張オフィスの開発スペースと、青山オフィスの開発スペースで、常時接続状態のCiscoを導入しました。
こんな感じで青山からは、幕張オフィスの様子が、モニターに常にLIVEで映っています。
幕張からはこんな感じ。
使っているCiscoの種類はCisco Webex Room Kit Miniを使用しています。
この端末は、視野角120度とカメラが広角なため、オフィスを広く見渡すことができ、オススメです。
このRoom Kit Miniに、モニター、スタンドをセットし、移動できる状態にしています。
導入するうえで、ルールも設けました。
通常時はお互いのマイクはOFF。話す時だけONにする。
マイクをONにしていると、雑音が幕張オフィスに届いてしまうため、話をしない時はOFFに設定します。
話すときにONにすれば、どちらかが作業に集中していても、スピーカーから呼びかけが聞こえるという状態が作れます。
夜間は接続を切る
単純に夜間は接続の必要が無いため、19時以降遅く帰宅する人が接続を切るルールを設けました。
朝は初めに出社した人が接続する
Ciscoでは相手がコールを受けなくても、接続できる設定があります。
それを利用して、ワンコールで自動的に接続されるように設定を変更しました。
この常時接続状態のCisco導入によって、
「手軽に話す」という事が飛躍的に改善されました。
WEB開発の私達のチームの他に、
iOS、Androidのアプリ開発は青山、APIは幕張と分かれているため、
アプリエンジニアとAPIエンジニアのコミュニケーション頻度も上がりました。
開発メンバー以外の方も頻繁に利用している状況のため、とても良いアイディアだったと思います。
設備投資に資金は必要ですが、コミュニケーションがとても改善しました。
#さいごに
別拠点開発や、リモートワークなど働きやすい制度や環境が増える中で、
1人でも多くの方のコミュニケーションが改善されれば嬉しいです。
このような改善や意識が広がれば、全国何処にいても円滑にコミュニケーションが取れる形で開発できる時代が来るのかなと思います。
紹介させていただいた事以外にも、まだまだ良いやり方があると思うので、
どんどん試して、また紹介できればと思います。
他にもSlackでのチャットコミュニケーションが増えたので、伝わりやすい文章などを心がけるようにしている。
などなどありますが長くなりそうなので、ここで終わり。
ありがとうございました！