はじめに
弊社ZOZOテクノロジーズ（以下ZOZOテク）では、拠点が3拠点（幕張、青山、福岡）あり、
最近では拠点が分かれての開発や、自宅リモートワークなどの働き方が増えてきました。
これまでZOZOTOWNのWebサイト開発は、ほぼ全て幕張で行ってきましたが、
半年ほど前からWebフロントエンド3チームの内、
私が所属する1チームが青山で分かれて開発するチャレンジを始めました。
別拠点開発を進めていく中で、
- 会議ではテレビ会議が増え対面よりも伝わりづらい
- すぐにコミュニケーションが取れない
という問題が出てきました。
そこで今回はその問題を解決するため、意識・変更・改善した12の事を紹介しようと思います。
※文中Ciscoという単語が出ますが、テレビ会議システムです。
ZOZOテクではCisco Webex Teamsを導入しています。
テレビ会議での意識
1：会議に遅れない
テレビ会議に限らず当然ですが、
相手がテレビ通話のCallをした時に、自分がスタンバイ出来ていない場合、通話を開始することができません。
会議に遅れると、相手はこちらが何やっているのか、そもそもオフィスにいるのかが分からなくなります。
時間を守るよう意識しました。
2：接続でもたつかないように事前に接続方法を確認する
上記で述べた理由同様、接続が遅れると相手が何やっているんだろう？となってしまいます。
接続方法が、環境や接続方法が異なる場合があるので、事前に準備してから臨む事を意識しました。
また、相手がテレビ会議の経験が無い場合、事前に接続方法のレクチャーをしました。
3：ハキハキ喋る
テレビ会議の場合、目の前に人がいないため、小さな声で喋るとほぼ相手に聞こえません。
ハキハキ喋ることを意識するだけで、伝わり方が全然違います。
4：自分の顔がカメラに映る位置に座る、またはカメラの位置を調整する
表情が見えるというのが、テレビ会議のメリットです。
カメラに映らず、声だけ聞こえている状態だと、相手に表情が伝わりません。
話す人がカメラに写っているようにするだけでも、伝わり方が全然違います。
人数が多い場合、座っている席がどうしても映らないなどの都合はありますが、少人数の場合は全員が映るように意識しました。
相手が複数、自分が１人の場合のテレビ会議での意識
5：できるだけ会議室を取らない
Ciscoが導入されていない会議室もあり、導入されている会議室は数に限りがあります。
多拠点化が進むに伴い、Cisco付きの会議室が空いてない場合が多くなりました。
自分が1人の場合、会議室を取ってしまうと、他の方が会議が出来なくなってしまう恐れがあるため、
なるべく会議室を取らず、自分のMacにCisco Webex Teamsのアプリをインストールし、
Macから幕張のテレビ会議に参加するようにしました。
6：周りが静かな場所で会議をする
自分の周りが騒がしい場合、マイクで雑音を拾ってしまい、相手に声が聞こえづらい状態になります。
移動できる場合は、周りが静かな場所へ移動する意識をしました。
7：喋らない時はマイクOFF
上記で述べた、静かな場所がない場合ももちろんあります。
その場合、自分が喋らない時はマイクをOFFにすれば相手に雑音が聞こえなくなります。
8：イヤホンマイクを使用する
周りが騒がしい場合、Macのマイクを使用すると、周りの雑音も拾ってしまうため、
イヤホンマイクを使用すると軽減されます。またスピーカーで聞くよりも断然聞き取りやすいです。
私はAirPods Proを使用していますが、周りのノイズもカットしてくれるのでとてもオススメです。
1人でする会議は、1人で画面に話しかけてる事になり、たまに不思議な目で見られて、
やり始めた頃は恥ずかしさもありましたが、慣れてくると全然気にならなくなります。
相手が1人、自分が1人の場合のテレビ会議での意識
9：Ciscoは使わずに、Slackテレビ通話を使う
ZOZOテクではコミュニケーションツールとして、Slackを使用しています。
ほぼ全員のマシンに、Slackアプリケーションがインストールされており、
Ciscoのアプリは入っていない方が多いため、Slackでテレビ通話したほうがお手軽でした。
会議室を予約する必要も無いため、とてもオススメです。
環境の改善と変更
10：開発マシンをノートPCに変更した
iMac + サブモニタ → MacBook Pro + サブモニタ に変更しました。
以前はデスクトップのiMacを使って開発をしていましたが、テレビ会議を使ってコミュニケーションを取ることが増えたり、
物理的に移動して開発する事になる事が多くなったため、MacBook Proに変更しました。
会議で開発中の画面をそのまま見せる事もできるため、ノートPCでの開発はとても便利です。
11：移動できるCiscoを増やしてもらった
ZOZOテクでは、会議室にCiscoを導入しているものとは別に、
フリースペースや自分の席に自由に移動できる、スタンド付きのCiscoも設置してあります。
以前青山オフィスでは移動式Ciscoが2台で、使いたいときにさっと使えない事が多く困っていたのと、
Cisco付き会議室が埋まっている場合直接話すことができないため、会社の担当チームに掛け合い、移動式Ciscoを増やしてもらいました。
台数が増えたため、多拠点コミュニケーションが活発化してきているように感じます。
12：常時接続状態Ciscoの導入
Ciscoなどの設備が整い、以前よりも格段にコミュニケーションが取りやすくなりましたが、
それでもやはり問題点はいくつかありました。
- 別拠点だと気軽に直接話すことが出来ない
- テレビ電話のセッティングに手間がかかる
- 連絡を取りたい相手が、席いるのかいないのかが分からない
- オフィスの雰囲気が伝わりにくい
このような問題を解決するため、
幕張オフィスの開発スペースと、青山オフィスの開発スペースで、常時接続状態のCiscoを導入しました。
こんな感じで青山からは、幕張オフィスの様子が、モニターに常にLIVEで映っています。
幕張からはこんな感じ。
使っているCiscoの種類はCisco Webex Room Kit Miniを使用しています。
この端末は、視野角120度とカメラが広角なため、オフィスを広く見渡すことができ、オススメです。
このRoom Kit Miniに、モニター、スタンドをセットし、移動できる状態にしています。
導入するうえで、ルールも設けました。
通常時はお互いのマイクはOFF。話す時だけONにする。
マイクをONにしていると、雑音が幕張オフィスに届いてしまうため、話をしない時はOFFに設定します。
話すときにONにすれば、どちらかが作業に集中していても、スピーカーから呼びかけが聞こえるという状態が作れます。
夜間は接続を切る
単純に夜間は接続の必要が無いため、19時以降遅く帰宅する人が接続を切るルールを設けました。
朝は初めに出社した人が接続する
Ciscoでは相手がコールを受けなくても、接続できる設定があります。
それを利用して、ワンコールで自動的に接続されるように設定を変更しました。
この常時接続状態のCisco導入によって、
「手軽に話す」という事が飛躍的に改善されました。
WEB開発の私達のチームの他に、
iOS、Androidのアプリ開発は青山、APIは幕張と分かれているため、
アプリエンジニアとAPIエンジニアのコミュニケーション頻度も上がりました。
開発メンバー以外の方も頻繁に利用している状況のため、とても良いアイディアだったと思います。
設備投資に資金は必要ですが、コミュニケーションがとても改善しました。
さいごに
別拠点開発や、リモートワークなど働きやすい制度や環境が増える中で、
1人でも多くの方のコミュニケーションが改善されれば嬉しいです。
このような改善や意識が広がれば、全国何処にいても円滑にコミュニケーションが取れる形で開発できる時代が来るのかなと思います。
紹介させていただいた事以外にも、まだまだ良いやり方があると思うので、
どんどん試して、また紹介できればと思います。
他にもSlackでのチャットコミュニケーションが増えたので、伝わりやすい文章などを心がけるようにしている。
などなどありますが長くなりそうなので、ここで終わり。
ありがとうございました！