はじめに
今年の4月に入社して今のPJに配属されました。
プレーヤーとしてもマネージャーとしてもまだまだで日々奮闘しています。
今回はカンバン方式をやってみて変わったこと、次にやりたいことについて書きますが、その前に自分の所属するプロジェクトについて簡単に紹介させてください。
プロジェクトについて
PJと関係者
拠点が3つあって物理的な距離もあります。（東京と仙台）
リクエスターも別拠点なのでMTGはwebMTGが多いです。
あとはslackやbacklogでのやり取りになります。
メンバー
僕のいる拠点にはPJメンバーが6人います。
1人は他拠点のお手伝いをすることが多く、1人は部長兼PMで殆どの作業はチームに任せていただいてるので、実質4人で動いています。
業務
拠点が本社ということもあり、他プロダクトと調整が多い開発や本番対応が必要な保守作業、インフラやDBAとの調整作業も行っています。
カンバン方式をやってみて
ここから提案した理由と***大切にしたかったこと、***ツール選定・運用・アドオン、やってみて変わったことなど書いていきます。
カンバン方式をやってみた期間は2ヶ月前くらいから現在までの話になります。
提案した理由
入社後、慣れてきて出来ることが増えてくると自分のタスクも増えてきました。
そうすると頭の中だけで管理しようとするとパンクするので、最初はgoogle keepのリスト機能を使ってタスクを整理しました。
ただ、チーム内で1つのタスクの分担することも多く、自分用メモとしてタスク管理をするよりチームでタスク管理した方が作業が捗るなと感じました。
大切にしたかった3つのこと
スピード
とにかく導入までに時間をかけたくなかった。
タスクが多くてパンクしそうなのにカンバン方式の導入というタスクを作りたくなかったです。
そこで簡単に導入出来そうなツールを探しました。
運用方法も簡単なものが良いと思いました。
とにかくコストを最小にして効果を得ることが重要でした。
可視化
僕が重要だと考えていたのがチームのタスクがどれだけあるのかとその優先度です。
この2つを簡単に管理出来れば作業が可視化され、優先度に基づいたタスク分担が出来ると思いました。
進捗
誰がどのタスクを持っていて、どのくらい進んでいるのか。
これはタイムリーに知りたい情報でもあるけど、MTGやコミュニケーションの時間を頻繁に設けるのにも限界があります。
なるべく時間をかけずにタイムリーに情報を共有したいと考えていました。
ツール・運用・拡張機能
ツール
trelloを選びました。
無料で登録も簡単ですぐに使えました。
カンバン方式をやってみたいと提案してすぐにみんな使えたと思います。
trelloについての詳しい記事はこちらです。
小規模チームのタスクをTrelloで管理する
運用
運用の基本ルールはシンプルに3つにしました。
- タスク一覧にカードをタイトルだけでも起票するようにする。
- 担当者のリストにカードを移動する。
- 優先度の高いものを上から順に並べる。
その他必要であればやっていたことも含め、下図にまとめました。
拡張機能
trelloでchrome拡張機能を使うとさらに使いやすくなります。
先ほどの図でも下記のアドオンは使っているので簡単に紹介します。
Next Step for Trello
カードを開かなくてもチェックリストが見れるようになる。
Card Color Titles for Trello
カードを開かなくてもラベルをテキスト表示してくれる。
カンバン方式をやってみて変わった2つのこと
タスク洗い出しの漏れが減った
タスクの洗い出しは自分だけでやるのではなく、チームでやった方が漏れが減った。
もし、自分の考慮不足でタスクに漏れがあった場合など、チームで早く気付けるようになった。
チームの状態をみんなで共有しやすくなった
作業一覧、タスク量、担当者、進捗などが見える化されてチームの状態が可視化された。
可視化された情報を元に、軽い相談から週次のMTGなどを行うと質の高いコミュニケーションを行うことが出来た。
元々、小規模なチームでコミュニケーションを密にとってタスクを進めていました。
そのチームらしさを残したまま、コミュニケーションの補助ツールとしてうまく使えたと思います。
次にやりたいこと
カンバン方式導入後にこれだけは改善したいと考えていたことが2つあります。
それは、タスクの見積もりと実績の計測です。
この2つがうまく出来ればタスクや時間と上手く付き合うことが出来ると思うし、メンバー全員でチームが置かれている状況を共有できると思います。
タスク（規模）に対してチーム（スピード）がどういう状況かということに共通の認識を持てるようになるのではないかということです。
取り入れたい3つのアジャイルプラクティス
タスク規模の見積もりと実績の計測の為に3つのプラクティスを取り入れてはどうかと考えています。
- スプリント
- アジャイルを行うサイクル。
- ストーリポイント
- タスク規模の見積もり
- ベロシティ
- チームの生産性
これで、チームのベロシティ（生産性）はどのくらいで、スプリント（期間）にストーリポイント（規模）をどの程度消化できるかという考え方が出来ると思います。
ツール・運用
ツール
引き続きtrelloです。
アジャイル導入の為にchrome拡張機能を1つ使います。
Agile SCRUM for Trello boards
使い方は以下の記事が分かりやすいです。
Trelloでプロジェクト管理はこれで完璧！なAgile Scrum Trello Extension
運用
運用について考えてみたものを下図にまとめました。
01/04の見積もり後想定です。
タスクFと終わらなかったタスクEを見積もりしています。
その他運用
- 見積もり
- その回のスプリントで終わらなかったカードは、終わらなかった分だけ再見積もりして次回のカードにする。終わった分のストーリポイントはその回のベロシティに加算する。
- 優先度
- 上から優先度の高い順
まとめ
カンバン方式のタスク管理でチームの状態が可視化できました。
trelloは簡単に導入できて使いやすいです。
機能や拡張機能も豊富で使い方次第で生きてくるなと思います。
来年からチームの人数も増えるので少しづつでもPJ改善を進めて、複数人でうまくタスクが回せるようにする必要があるなと感じています。