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Ateam Finergy Inc. × Ateam Wellness Inc. Advent Calendar 2023

@tommy1038(Tommy 1038)in

株式会社エイチームフィナジー

【超簡単！】 Notion2SlackをMakeで実現する

Last updated at 2023-12-14Posted at 2023-12-14

この記事は、Ateam Finergy Inc. × Ateam Wellness Inc. のカレンダー | Advent Calendar 2023 - Qiita の15日目の記事になります

本日は、@tommy1038 が担当いたします

はじめに

今年の中頃に、Notionから「Notionプロジェクト」が、発表されました

プロジェクト＆タスク | Notion (ノーション)テンプレートは、Notion公式が出してくれており、とても使い勝手が良きです

ですが、プロジェクトとしてタスクを進めていくにあたり避けて通れないのは、言わずもがな「進捗管理」ですよね

なので本記事では Make | Automation Software というノーコードで作業の自動化を構築できるアプリを用いて、進捗管理の助けになる通知の仕組みを作りたいなーと思います

この記事のターゲット

Notionでプロジェクト管理したい/している人
Slackでタスクの通知をしてほしい人
Makeでの自動化を試したい人

結論

先に結論ですが

MakeでNotionプロジェクトの直近1週間以内の未着手タスクを週次でSlackに通知する

を行います。設定のスクショとGIFを下記にまとめてみますので、振り返りなどの際にご覧ください

全体像

各種GIF

では順をおって説明していきます

下準備
NotionとMakeの紐付け
SlackとMakeの紐付け
リマインダーの作成
4.1 本日~1週間後までのタスクを抽出する
4.2 未着手のタスクを抽出する
4.3 担当者にメンションできるようにする
4.4 メッセージを1つにまとめる
4.5 タスク数によってメッセージを変える
スケジューラの設定
Q&A

1. 下準備

下準備として Slack・Notion・Makeのセットアップが必要になりますので、それらができていればOKです

私が0から記載するより下記の記事が画像が多くとても参考になりましたので、そちらをご覧いただけるといいかなと思います

また、NotionとMake、SlackとMakeの紐付けがある程度わかっていれば次の2つの章は読み飛ばしてもらっても問題ありません

2. NotionとMakeの紐付け

では NotionとMakeの紐付けを行っていきましょう

Scenariosから[+ Create a new scenario]をクリック
+ボタンを押すと Search applicationsとなるので Notionを選択
データベースのタスクを抽出しようと考えているので [DATABASE/PAGE] のSearch Objectsを選択

Notionを選択	Search Objects を選択	Notionの詳細設定

では次に、Notionのコネクションの設定に移ります

Connectionのセクションで Addをクリックし Connection typeでNotion Internalを選択する
Connection name は自由に入力
Internal Integration Token を入力（※）

Internal Integration Tokenという、ちょっとなんだろうというワードが出てきました
こちらはインテグレーションのページからインテグレーションを作成し、そのトークンを入力すれば問題ありません。下記画像のシークレットをコピーして入力してください

基本情報	シークレット	機能

（基本情報作成時の [送信ボタン] がわかりづらいですよね）

参考: Notion パブリックインテグレーションの認可を実装する - アルパカログ
- PublicとInternalについて記載されています

これで、トークンを入力してコネクションが反映されればOKです

では設定を続けていきます

Search Objectsで Database Items を選択
Database IDを入力（※）

Database IDについてです。プロジェクト＆タスク | Notion (ノーション)テンプレートを用いるとタスクテーブルができているはずです

ここで リンクをコピー すると、URLが得られます（例: https://www.notion.so/{database_id}?v=*****&pvs=*）

このhttps://www.notion.so/から?までの部分がデータベースIDになります

参考
- [初期設定 1] インテグレーションの取得と設定
- [作成済みDBへの連携 2] データベースIDの取得と設定

これでデータベースIDを手に入れたので設定に追加します

この時 Database ID を入力してもFilterで絞り込みをするプロパティを選択できません

下記のように コネクトの追加 で、さきほどのインテグレーションを追加しておく必要があります。設定漏れがちなのでご注意ください

コネクトの追加ができていれば、画像のようにFilterで絞り込むプロパティを選択することができるようになります

これで一度、左下のRun onceをクリックして実行してみましょう

scenarioの画面	値の確認

二つめの画像のように、アプリケーションロゴの右上のアイコンから値を確認できればOKです

ちなみに、scenarioの画面のフロッピーディスク(？)のようなアイコンが保存ボタンになります。scenarioの作成をしている際、保存を忘れて何度か痛い目を見ているので、頻繁に保存ボタンを押すことをおすすめします

3. SlackとMakeの紐付け

続いて SlackとMakeの紐付けを行いましょう

Notionのアイコンの右側でAdd another moduleをクリック
Search applicaitonsにSlackと入力し、Slackを選択
Slackにメッセージを連携したいので [Messages] からCreate a Messageを選択

モジュールの追加	Slackを選択	Create a Messagegeを選択

では次に Slackのコネクションの設定に移ります

ConnectionのセクションでAddをクリックし Connection typeでSlack (bot)を選択する
Connection nameは自由に入力
[Save]をクリックすると、「Integromat が NotificationSample Slack ワークスペースにアクセスする権限をリクエストしています」の画面になるので許可する

Connection type	Connection name	権限のリクエスト

Connection typeは、BotからのメッセージにするためにSlack (bot)を選択します
権限許可の箇所でIntegromatと表示されますが、Makeの名前になりますので問題ありません

Makeの前の名称がIntegromatだったようで、「Integromat」のキーワードで調べるともう少し情報が得やすいらしいです
（検証はしておりません）

設定を続けていきましょう

Enter a channel ID or nameでSelect from the listを選択
Channel typeを選びます（今回は通知チャンネルとしてpublicで用意しているので Public channelを選択）
Public channelをプルダウンで選択（今回は、test-notificationを選択）
Textでhogeと入力して、OKをクリック

これで準備ができたので、疎通確認をしましょう
Run onceで実行して、Slackに6回hogeが来たらOKです

Slackの詳細設定	Slack画面

4. リマインダーの作成

それぞれの紐付けが完了しましたので、やりたいリマインダーを作成していきましょう

4.1 本日~1週間後までのタスクを抽出する

結論としては、Filterの設定は下記の通りです

期限（Date）を選択、Date: On or afterで nowを入力（nowは「Date and time」から選んでください）
期限（Date）を選択、Date: On or beforeで addDays(now; 7)を入力（addDays(;), nowは「Date and time」から通常入力でOKです）

こちらの設定でタスクテーブルに対して「今日よりも後の日」かつ「今日の7日後よりも前の日」のタスクを絞り込むことができました

4.2 未着手のタスクを抽出する

NotionモジュールとSlackモジュールを繋ぐ線の中で、スパナーのアイコンをクリックします

下記のようにフィルターを設定していきましょう

Label: 未着手（自由に設定してください）
Condition:
- {{1.properties_value.ステータス.name}}
- Text operators: Equal to
- 未着手

スパナーをクリック > Set up a filter	フィルターの設定

この設定で実行すれば、フィルターの箇所に数字が入りフィルターアイコン（ホバーすると虫眼鏡アイコン）をクリックすると詳細を確認することができます

実行後	詳細

こちらの設定で、タスクテーブルに対して未着手のタスクを絞り込むことができました

4.3 担当者にメンションできるようにする

では次に、担当者にメンションして通知できるようにしていきましょう

Slackでメンションをするためには @Tommy1038 という文字列ではなく、SlackのユーザーIDが必要になります。SlackのユーザーIDは、下記画像のようにメンバーIDをコピーで取得できます

無事ユーザーIDが取得できたと思いますので、次に進みます

タスクテーブルとは別で、下記のようなユーザーテーブルを作成します。SlackのユーザーIDですが、Notion側ではわかりづらいので SlackID という名前にしています（なお、今後楽をするために、@をつけています）

ここで忘れがちなのが ユーザーテーブルに対してもコネクトの設定をしてあげてください

すでにタスクテーブルで行っている下記の設定ですね

これで準備OKです。次の手順で新たなプロパティを定義します

タスクの新規プロパティからリレーションを選択して ユーザーを選択します
名前を入力し リレーションを追加をクリック

リレーションのテーブル選択	リレーションの詳細設定

これでタスクのプロパティとして、ユーザーを選択できるようになりました

では次に、SlackID（SlackのユーザーID）を取得しましょう

タスクの新規プロパティからロールアップを選択
リレーションとしてユーザーを選択
プロパティでSlackIDを選択

ロールアップを選択	リレーション先の選択	プロパティの選択

これで、タスクのプロパティとしてユーザーを介してSlackIDを取得することができました。これにより、新たにユーザーが増減した場合でもユーザーテーブルに名前とSlackIDを入力すれば簡単に管理することができます

このやり方でなくても、関数を定義して泥臭くif文を書けば実現はできるのですが、新しいメンバーが追加された時やメンバーが抜けた時などにif文の修理が属人化を招く危険性があるので、別テーブルに切り出す対応を行ってみました

あとは本題の SlackIDを用いてメンションさせるようにしましょう

makeの設定画面	実行結果

今回は「タスク名」と「メンバー」を連携させてみました。メンバーのプロパティでメンションさせるために<>で囲ってあげてください

こちらの設定で、担当者にメンションを飛ばすことができました

4.4 メッセージを1つにまとめる

4.1-4.3で、実行したいメッセージの大枠はできてきましたが、Slackを見てみるとタスク1つにあたり1つのメッセージとなりちょっと見栄えが良くありません

なので、メッセージを1つにまとめてみましょう

下部のToolsから、 Text aggregatorを選択
今までSlack側で定義していた処理をコピー&ペースト
Slack側では、Toolsから渡されるtextを入れればOKです

Text aggregatorを選択	集約するテキストの1つ分を設定	Slackへ流すテキストの設定

これでタスクが1つにまとまるはずです。実行してみましょう

こちらの設定で、メッセージを1つにまとめることができました

4.5 タスク数によってメッセージを変える

では最後に、タスク数による条件分岐を対応しましょう

現状だと、リマインドするタスクがなかった際にエラーになってしまうので

タスクが0件だった場合は、「リマインドするタスクはありません」的な文章を
タスクが1件以上あった場合は、「今週のタスクはこちらです」という文章を入れて、タスクを通知できるように

ということをやっていきましょう

まずは、ルーターの準備です。この機能により条件分岐を用意できます

ルーターを追加
既存のSlackのモジュールと接続
既存のSlackのモジュールをクローン
ルーターと接続

ルーターを追加	既存のSlackのモジュールと接続	既存のSlackモジュールをクローン	接続

次にルーターの条件分岐を設定しましょう

タスクあり: ルーターとSlackのモジュールの間のスパナーをクリックしてフィルターを設定
- Label: タスクが存在していれば
- Condition:
  - {{3.text}}
  - Basic operators: Exists
タスクなし: ルーターとSlackのモジュールの間のスパナーをクリックしてフィルターを設定
- Label: タスクが存在していなければ
- Condition:
  - {{3.text}}
  - Basic operators: Does not exist