各企業ではこの２年でテレワークが中心の会議を行う機会も増えてきたと思います。またここ数年はDXや仕事の効率化について非常に興味が高まってきていると日々感じております。「デジタルトランスフォーメーション」「デジタルシフト」という言葉はありますが「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という仮設のもといろいろな仕組みが世の中に出てきています。
テレワークが広まったことにより、ある意味強制的にITリテラシーは底上げされたことを実感します。いまでは、小中学生もGoogle Workspaceを活用したClassRoomなどを使った情報共有などをみるとITが浸透してきたのを感じます。
このテキストの中では、特にテレワークになった事による効率的な会議の仕方として「Google Workspace」を活用したTipsを紹介したいと思います。普段身の回りでGoogle Workspaceを利用している人もここ半年くらいのアップデートの機能は全然活かせてない人も多いかなという印象を受けています。
想定している対象
- Google Workspaceを利用している
- 利用しているが、 従来どおりの仕事のしかた を そのまましている人はもったいないので是非読んでください
Google Workspaceは単に機能が追加されているわけではなく、その背景には「こう使ってほしい」「ああ使ってほしい」という事が伺える機能が多いです。積極的に新機能を使っていくことが普段の生活の中で余計な時間を使わずにより仕事の質を高める時間につながるとお思います。 DXでなにか新しいことをする前に、今手元にあるツールをより理解して使うことで効果的な仕事ができるようになると思っています。
会議の様々な予定の立て方
テレワークが主軸になったことにより会議の開催は「会議室」に依存しない会議が多く行われるようになったのではないでしょうか？これにより「会議」を開催するためには「会議室」ではなく「参加者」の空き時間を優先することができるようになったと思います。Google Workspaceを用いると複数人の人と会議予定を作ることは非常に簡単に実施することが出来ます。
- 会議は「会議室」ではなく「人」で予定を立てる
- 参加可能な時間を探す時間を削減する
正直なところ、こういった予定を合わせる仕事を若いエンジニアや事務の方に実施してもらうというのはナンセンスです。こういった部分はITが得意なところなので積極的に活用して行きましょう。（役員の予定は秘書に確認する必要がある？ まぁそういうこともあるかもしれません（＞＜）
「おすすめの時間」を活用！参加者の空き時間の「アンド」を勝手に見つけてくれる！
これは積極的に利用したい機能になります。無理なく予定を組むことが出来ます。
- 自動的に空き状況を探して「サジェスト」されます。
- グループメンバーが全員登録されたカレンダーなどは不要になります。
- 活動時間やロケーションは更新しておきましょう。
「予約枠」を提示して選んでもらおう！
1on1などを開催するときに、候補日をメールなどで連絡していませんか？Googleカレンダーの「予約枠」を使うことで簡単に予約候補を選んでもらうことが出来ます。この機能も積極的に使うと細かい調整が不要になりますので便利な機能です。
- 空きの候補を視覚的に相手に送ることができます。
- 複数人に予定を調整するときに、予約を取る側がどの枠が空いているのか最新の情報を確認して予約が出来ます。
予約枠を作った後に「このカレンダーの予約ページに移動」をクリックしますと予約をする画面になります。
議事録を効率的に執る
議事録は、Google Workspaceを使う中で最も効果的なユースケースの一つです。これまでのチームの中でもよく見かけますが「新人や議事録担当者が MS Office等のオフラインツールを使い一人で議事録を作り後でメールに添付して回覧する」というやり方が一変しました。これはオンライン同時編集ツールが持つ非常にメリットのある使い方の一つになっています。
- 議事録は予め用意しておく
- 会議が終わるときには議事録は書き終わっている
議事録で時間がかかることの一つに、作った議事録を全員に送付したり適宜修正があるとそれを反映したりということです。テレワークが中心になり「電話会議ではなくて」画面を見ながらの会議が主流となりつつありGoogle Workspaceの協働編集機能を利用することでこのあたりは大分やりやすくなっている印象です。今回はさらにGoogle Workspaceならではの機能を紹介します。
議事録のファイルは予め送っておけ！
会議予約をするタイミングで「議事録を作成する」機能が追加になっています。この機能を利用することで、議事録のメールを参加者に送付することすら不要となります。また同時にこれまでの機能で必要な資料は添付しておくことで参加者との共有も楽になります。
- 会議予約の時点で「議事録用のメモ」Docsが自動で作成
- メモは自動的に参加者に「アクセス件が付与」
このように作られたDocsは以下のようになっています。自動的に会議情報、参加者のリンクが貼られた状態として作成されています。（独自の議事録テンプレートが指定出来たらなお素晴らしかったので今後が期待です）
通常の会議資料も即座に共有！
実はこの機能は「スマートチップ」と呼ばれる機能で、Docsで「@」を入力すると呼び出すことが出来ます。「会議メモ」を選択すると「間近の予定」が表示されますので、上記の会議メモと同じものが表示することが出来ます。
この機能は更に今後強化される予定になっていて以下の動画でも紹介されているので楽しみですね
まとめ
今回は２つの機能を紹介しました。これ以外にも日々の作業をITの技術で少しでも楽にしてくれるものがあるので積極的に利用してみてください。新しい機能は、やり方が変わって難しいようなとっつきにくいこともありますが最終的にはためになることも多いです。
- 会議予約の時間の節約（素早く探す、好きな場所を選ばせる）
- 議事の品質の向上（全員が同時に、資料の展開も即座に）
少しのストレスが軽減されることが積もっていくことに繋がりますのでまずは初めて見ることをおすすめします。