１．本ページの概要
電子帳簿保存法対応により、企業は様々な対応を求められていますね。
本ページでは、Box Consulting松浦より、これまでのお客様との対応した経験を元に、Boxを使った電子帳簿保存法への対応について説明させていただきます。
この法律の目的（第一条）は長いので省略
この法律の目的は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ、納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法、その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。（第一条）
ざっくり言うと「取引相手に交付する書類（紙、電子データ）をちゃんと管理しようねって」話です
対象になるのは帳簿や書類など、取引に利用する書類になります。
帳簿や決算書類等は専用システムで管理している事がほとんどとは思いますが、取引相手に交付する書類の写し（取引書類） 例えば、「見積書、請求書、納品書、領収書、契約書など」はシステム化されていないケースがあると思います。
そのようなシステム管理外の書類管理にBoxがお役に立てる機能があるので、紹介させていただきます。
２．取引書類に対して電帳法でやらなくてはいけない事
電子帳簿保存法では下記の対応が求められます。
・真実性の確保 ー書類が改ざんされていないと証明する
・可視性の確保 ー誰でも視認・確認ができるようにすることです
・保管期間 ー7年、場合によって10年保管
もう少し詳しく要件を紐解くと、下記になります。
■真実性の確保：タイムスタンプの付与や、データ訂正や削除の履歴の確保
■可視性の確保：誰でもすぐに閲覧できる「見読可能性の確保」と取引年月日や金額など、所定の要件を満たした検索ができる「検索機能の確保」
■保管期間：電子取引を実施した事業年度の確定申告書提出期限の翌日から７年保管
３．Boxで要件を満たせるか？
ではBoxをつかってどのように２章の要件を満たせるか説明しましょう
■真実性の確保：Boxではログ（レポート）による操作履歴や、修正履歴が確認可能であり、書類の改ざんがわからない状態は回避できます。
■可視性の確保（見読可能性の確保）：Boxには共有リンクや招待といった、閲覧希望者に対してセキュアに情報共有できる機能があり、プレビューのみでダウンロードさせない、編集させないような制御も可能ですので、安全に見読性が確保できます。
■可視性の確保（検索性の確保）：ここは少し運用を考える必要がありますが、Boxの機能にはメタデータという機能があります。書類をBoxに保管する際に、メタデータに取引年月日、取引金額、取引先、書類をやり取りした方のメールアドレスを付与すると、メタデータで検索が可能ですので、必要な書類を検索できるようになります。
■保管期間：こちらはBoxのオプション機能であるBox Governanceを利用いただく事で、保管期間を定め、指定期間中は指定した書類はBox上から完全削除ができなくなるように設定が可能です。
という感じで、Boxでは電子帳簿保存法への対応として必要な機能は揃っております。ただ、メタデータ付与方法など少し運用を検討する必要がある部分もありますので、最終章で少し具体的な運用例を示します。
４．メタデータの付与方法
Boxの機能でフォルダ単位で作成できるファイルリクエストという機能があります。
ファイルリクエストの細かい内容は下記を参照してください
https://support.box.com/hc/ja/articles/360045304613-%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%83%AA%E3%82%AF%E3%82%A8%E3%82%B9%E3%83%88%E3%81%AE%E6%A6%82%E8%A6%81
この機能を使うと、フォルダにアップロードされるコンテンツにメタデータを必須で入力させる事が可能になります。
書類保存する際に利用する事で、うっかり検索要件を入れ忘れる事もなくなります！
さて、４章に渡り、Boxでの電子帳簿保存法対応についてご説明させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？
今回は非常にシンプルな対応方法をご紹介させていただきましたが、BoxConsultingではお客様の要件にあった形でのご提案も実施させていただいております。お客様内でより複雑な対応要件や、こんな事できるかなどお悩みがあれば、お声がけいただければと思います。
以上