メールサーバー移行の振り返り
【結論】
- メールのセキュリティは上り、取引先の相手にメールが届かないことは無くなった
- POP形式からIMAPに代わり、PCが壊れてメールが過去のデータを取り出すことから脱却
- Outlookを利用できなくなったハレーション解決に現在も取り組んでいる
良かったこと
- DKIM, DMARCが対応して、メールが迷惑メールとして登録されなくなったこと
- POPからIMAPに代わって、メールの同期と一人当たりのメール容量が増えたこと
- 前までは会社全体で40GBだったので、もうそれだけでも最高
- 多くの迷惑メールがブロックされるようになったこと
良くなかったこと
- Outlookが使えなくなったことによる現場の厳しいご意見をいただき、執行役員にOutlookを含めた予算を承認をいただくことができなかった
- DKIMが「1024bit」しか自社のドメインが対応していなかったこと
- ここに関しては、大本のドメイン管理をしている会社との交渉なので、Googleなどの動向をみて、ドメイン管理会社と相談と交渉
- PPAPの対策までできなかった
- 暗号付きZIPファイル問題はまだ解決していないので、ここは解決したい
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When：いつ（日時・期限）
- goolgeの最終通告：2024年の6月1日まで
https://news.mynavi.jp/techplus/kikaku/20240227-2886790/
Where：どこで（場所）
- 子会社含めた全会社
Who：誰が（対象者）
- 自社ドメインで管理を行っている全ユーザー
What：何を（目標・要件）
- 目的
- 取引先にメールが届かないことを無くす
- 要件
- DKIM, DMARCが対応していること
- 受信メールで、セキュリティを上げて、PCのウィルスを感染のリスクを減らす
Why：なぜ（理由）
- 入社時から、相手に迷惑メールとして届いている課題があると伝えられた
- 会社社員が毎日ウィルス付きの変なメールを送られている実態がある
- Googleより通達があった、メールのDKIM, DMARC対応が、現在契約しているメールサーバーを含めた会社では実施しないとの連絡あり（2023年11月時点の回答）
https://www.nikkei.com/article/DGXZQOUC156UY0V11C23A2000000/
How many：どのくらい（規模・数量）
- 250名の社員＋採用などの専用メールアカウント 300のアカウントを移行
How much：いくらで（金額）
すみません。ここはシステム費と人件費もかかわるので、公開はNGとさせてください。
How：どのように（方法・プロセス）
移行前
- 現在のメールの送信するときのツールをヒアリング
- 事務所内では、POPを設定したOutlookでメールを送信
- 営業さんの出先では、Gmailに転送して、そこから送っている
- 3社見積とデモ環境を利用して検証
- 執行役員に決済をいただく
移行時準備
- 各支店長・執行役員に上長のお力を借りて説明
- 移行日程とフォローについて説明
- システム連携部分の洗い出し
- 移行時の設定値と移行後のテストメール送信検証のチェックリスト化
- メールサーバーの値、DNS、SPF等
- 問題発生時の切り戻し手順準備
移行日
- チェックリストに従って設定・テスト
※切り戻しが無くてほんとによかったです※
移行後
- outlookが使えなくなったので、社内から厳しいご意見をいただき、フォロー会を実施
- 専用のアプリがあるが、使いにくい声や不具合があるので、開発会社にバグレポートをともに提出して改善要望を随時依頼
終わりに
入社後、情シスとしての成果として、メールの移行を題材に記載を執筆しました。
いくつかの会社でも、まだメールの改善はあると思うので、今回の記事がメールサーバーの改善を検討している方へ少しでも役に立てれば幸いです。