はじめに
今さらですが、プロジェクトマネジメントって大変ですよね。
プロジェクトにはメンバーがいて、お客さんや、あるいはユーザがいて、自分1人ではない色々な思惑や、予算や会社の制約が絡み合いうまくいかないときは本当にうまくいきません。
うまくいかないとき、PMは、本当につらいものです。
お客さんから責められますし、メンバーからも責められますし、会社からも責められます。
プロジェクトの成否は、そもそも、そのプロジェクトが置かれている環境、条件によるところも大きいですが、そこをおいといたとしても、うまくいくプロジェクトはうまくいくし、うまくいかないプロジェクトはうまくいかないものです。
プロジェクトで問題が発生したとき、あるいはリスクが顕在化しないようにするために、マネジメントの体形的な知識は身を助けてくれましたが、うまくいくためのマネジメントの根本ってシンプルなんだと感じています。
PMやリーダしている人で、プロジェクトが迷走しているなと感じたとき、そのプロジェクトをあきらめる前に、あるいは考えすぎて気に病む前に次の3つを試してみてください。
１．とりあえずのゴールを設定する
プロジェクトで迷子になったとき、
おそらく、そのプロジェクトのスケジュールは形骸化しています。
ゴールに向かって進んでいる実感はなく、
当初見据えていたゴールまでの道筋はもはや見えず、の状態でしょう。
だからといって、WBSやTRMを見直す必要はありません。それは後回しにしましょう。そんな時間はないはずです。
管理の基本は5Sです。切羽詰まったときは、整理と整頓だけでいいです。
まずは、整理です。整理とは捨てることです。
1ヵ月以内の短い期間内で、作業の区切りとなる"とりあえずのゴール"を設定し、それ以外のことは捨てます。
例えば、優先度高だけの機能の疎通確認までをとりあえずのゴールにする、それ以外は一旦無視する。あるいは、とりあえず優先度の高い画面機能を動かすところまで実装し、それ以外のことは、一旦、思考から除外してしまいましょう。
２．やらないといけないことをリストアップする
プロジェクトで迷子になったとき、
おそらく、そのプロジェクトのタスク管理は形骸化しています。
タスク管理表やバックログ、スプリントボードには、ステータス更新されていない、あるいは、担当者の割当らていないストーリーやタスクのチケットが散乱し、必要なタスクも起票されていない状況でしょう。
切羽詰まったときは、整理と整頓です。
次は整頓です。整頓とは、必要なものを取り出せるようにすることです。
１．で設定した、とりあえずのゴールまでに必要なこと"だけ"をリストに書き出しましょう。
例えば、作らないといけない設計書でもいいですし、画面でも、モジュールの一覧でもいいと思います。設定した"とりあえずのゴール"に合う粒度で書き出せばいいです。
得意のExcel（Excelじゃなくてもいいですが）に、必要なことをとにかくリストアップしましょう。"とりあえずのゴール"であれば、やらなければいけないことは、そんなに多くならないはずです。
少し、気持ちが落ち着くはずです。
３．共有する
プロジェクトで迷子になったとき、
おそらく、そのプロジェクト全体の士気が低下しています。
メンバーは、プロジェクトの成否に対して興味を失い、課題に気づいても、報告する気力もなく、ただ目の前に振られたタスクをこなすだけの存在になっているでしょう。
でも、タスク管理が形骸化し、今、自分が取り掛かっているタスクがゴールに向かっているのかどうかの実感がなければ、やる気を失うのも仕方ないです。誰でもゴールが見えなければそうなってしまいます。
本来、目的意識を共有できれていれば、自然と誰かから課題の報告があがり、自発的にその解決策を考えたくなるものです。
なので、メンバー全員を集め、まずは、プロジェクトが迷走している現状を説明し、次に、状況を打開するための、
１．で決めたとりあえずのゴールと、
２．で決めた、とりあえずやらないといけないことを共有しましょう。
そして、その場で、メンバーと話し合いながら、やらないといけないこと1ずつ、担当と期日を決めましょう。
やることと、期日が決まれば、プロジェクトは回り始めます。
**その日から毎日、ショートミーティングをします。**デイリースクラムでも、朝会、夕会でもなんでもいいです。
とりあえずとはいえ、ゴールに向かって進んでいる実感は、メンバーの士気を上げてくれます。
さいごに
進捗遅れは、システム発注者の不安を募らせ、様々な注文、状況報告の要求が追加されていき、管理工数ばかりが増大し、報告のためだけのタスクに手を取られてしまう、なんてこともよくある話ですが、１～３までを実行し、プロジェクトが少しでも動きはじめると、そんな中でも心にゆとりができます。
おそらく、後手ばかりだった状況から、先手を考える余裕ができてくるはずです。
そうしたら、WBSやマスタスケジュールの立て直しに取り掛かりましょう。
とりあえずのゴールが達成されれば、その成功体験はさらにメンバーの士気を上げ、生産性も上がるはずです。
状況はさらに良くなるはずです。
・・・と書きつつも、私もうまくいかないこと多いです。でも、最終最後、どんなにうまくいかなくても、殺されることはないと開き直っています。
あと、プロジェクトには必ず期限があるので、時間がたてば必ず終わります。サグラダファミリアだって完成しましたし。
プロジェクトマネジメントには自分1人ではできないことを、みんなで達成する醍醐味があります。
PMやリーダを怖がらず、嫌いにならず、
チャンスがあればチャレンジしてみてください。