理由：自分を守るため

議事録というのは自分を守るための盾です。

言った言わない問題というのは業界に関係なく良くあることだと思います。
言った本人は忘れて後日全く逆のことを言いだしたりして、余計な対応が発生したりすることもしばしば。。。

そんな時に、「あの時こう言いましたよね？ほら、ここ見てください！」って自信を持って反論できます！

まぁこれでも折れてくれないことも良くあるんですけどね。。。
ただ、「対応しても良いですけど、別工数ください」といった交渉はしやすくなるかと思います。

書くべきこと

何でもかんでも書いてると結局なにを話したんだっけ？ってなるので要点をしっかりとまとめましょう。
以下の項目は絶対に書かないとダメなことです。

参加者に必ず議事録を展開すること！
そして、過不足・誤りあれば連絡もらうようにしてください。

せっかく議事録を書いても展開してみてもらわないと意味がないです。

また、ちゃんと内容確認したよね？という、無言の圧をかけておくことで後々議事録への文句を言われないようにしましょう！

議事録の書き方ってあまり教えてくれないので、数こなして慣れていきましょう。
上司の方は議事録のポイントとかもしっかり教えてあげて、書いてくれた議事録はちゃんとチェックしてポイントを指摘しましょう。

最近ではAIが議事録作成してくれるサービスもあるので、それを導入してしまうのもありだと思います。
ただ、作成された議事録はちゃんと見直しましょう。