手作業を減らしたい
私の職場ではお客さまから手紙が週3～4通ほど到着します。この手紙に記載されている内容を”顧客管理システム”へ手入力する作業があります。また手紙が到着したことを管理者グループへメールする作業も発生します。
この手作業やメール送信作業は地味に負担がかかります。入力時には誤入力、メール送信審忘れや宛先間違いや漏れのリスクがあります。
作業者からチェック者へ
手作業にはミスがあります。どんなに注意していてもミスは起こり得ます。ミスを防ぐためにチェック作業というものがあります。つまり手作業が発生することはチェック作業も発生することになります。
手作業を見直せば、作業者がチェックすることが出来ますので簡易化と負担軽減が実現します。
簡易化にする前に必要性をまとめてみた
簡易化を検討するにあたり、この作業について7W2Hで考えてみました。
OCRによるテキスト化とメールの自動送信が実現出来れば負担軽減が実現します。
イメージを形にしてみる
現状の業務内容を整理してみました。
テキスト化とメール送信の部分についてintegromatを利用します。
integromatを使う
今回は画像データをテキスト化するシナリオを基に作成しました。
なんと予めシナリオが組まれています。
予め組まれているシナリオに”Gmailへ送信”モジュールを追加します。
意外と精度が高かった”OCR機能”
会社の情報セキュリティ上、本番環境での使用には申請等の手続きが必要な為、今回は私用PCでテストを行いました。
画像データをOCR機能でテキスト化された内容を並べてみました。
思った以上にテキスト化が出来ています。
メール送信テストの結果です。
メール機能は使えそうです！
テキスト化とメール送信の簡易化の実現が可能であることを証明できました。
実装に向け、会社に提案します。
次はRPAを組み込む
"画像データをGoogleドライブへ格納する"をRPA化すれば更に手作業を減らすことが出来ます。
小さなことでも積み重ねていけば大きな負担軽減が実現します。
ちょっとした面倒くさいに目を向けて、手作業の削減に取り組んでいきます。
最後まで読んで頂き、誠にありがとうございました。