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@tamikura@githubinリコーITソリューションズ株式会社

図と実際の画面を交えて、なんとなくSharePoint Onlineが分かるまでを説明

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はじめに

SharePoint Online、使ってみたが、

  • 何ができるのかよく分からない
  • 「サイト」とか「ドキュメントライブラリ」とかの単語・概念が良く分からない
  • Microsoftのサイトでは大量の説明文字だけで余計分からない。。

なので、まずは単語・概念を理解しやすくするための文書を作成しました。
※ 概念だけだとよく分からないので、実際の画像も入れています。

SharePoint Onlineとは

Microsoft社が提供している、クラウドのコラボレーションサービスです。

ホーム画面例
image.png

主に以下の機能を提供しています。

  • 社内向けポータルサイトの作成
  • 社外向けの公開用Webサイトの作成
  • ファイル管理・データ管理
    • バージョン管理機能
    • 全文検索
  • セキュリティ機能
    • サイト・ファイルなど細かいアクセス権の付与が可能
    • アクセス権の委譲
    • 操作ログ

つまり
SharePoint Onlineにいろんな情報・ファイルを集めて共有しましょう。
情報を管理・探すための手段もそろっているので、そこに行けばきっと見つかるでしょう。
その結果、効率的になるでしょう。
的な感じです

※ SharePointには他に「SharePoint Server」という製品があります。これはオンプレ版のSharePoint製品で別物です。

SharePoint Onlineの全体構成

SharePoint Onlineは以下のように構成されています。
image.png

テナントとは

システム構成最上位の単位です。
契約するとテナントが発行され、SharePoint Onlineに提供されるURLのドメイン名にもなります。

https://{契約時に発行されたURL}.sharepoint.com

サイトコレクションとは

複数サイトをまとめて管理する管理単位です。
テナント内にサイトコレクションを作成し、その中にサイトを作成します。
image.png

サイトは階層構造で管理され、ひとつのサイト配下に複数のサイトを作成することができます。
下位のサイトを「 サブサイト 」と呼びます。
サイトとサブサイトに機能的な差はありません。

サイトとは

サイトとは情報共有する1つの単位です。

サイトは「 ページ 」とページ上に配置された「 アプリ 」で構成されます。
image.png

サイトは チームサイト と コミュニケーションサイト の2種類に分かれます。
image.png

2つのサイトの大まかな違いは以下のとおりです。機能的な違いはほとんどありません。

項目 チームサイト コミュニケーションサイト
用途 チームメンバーや、特定のプロジェクトで他のユーザーと共同作業をする場合 幅広い対象ユーザーに情報を配信する場合
Office365グループとの接続 接続されている 接続されていない

※ 最上位のサイトを「ルートサイト」「ルート」もしくは、「トップサイト」「トップ」と言います。
※ サイトはプロジェクト単位、部署単位に作成されることが多いです。

Teamsとサイトの関係

Teamsのチームを作成すると、自動的にSharePoint Onlineのサイトとして作成されます。

Teamsで作ったチーム
image.png

SharePoint Online上のサイト
image.png

TeamsのチャンネルはSharePoint Onlineのサイトの「ドキュメント」下にフォルダとして作成されます。
image.png

アプリとは

サイトはアプリから構成されます +
標準でいくつかのアプリが提供されています。

アプリ追加画面
image.png

アプリは ライブラリ と リスト の2種類に分かれます。
image.png

ライブラリとは

ライブラリとは、アプリの一種で、ファイルを管理するサイト上の場所です。
「 ドキュメントライブラリ 」が最も基本的なライブラリで、それ以外に画像管理に特化した「画像ライブラリ」、wikiページを作成できる「Wikiページライブラリ」などがあります。

  • ドキュメントライブラリ
    image.png
    ※ サイトを作ると自動的に「ドキュメント」という名前のドキュメントライブラリが作成されます。

  • 画像ライブラリ

    • ドキュメントライブラリと違い、画像サイズ列(1024x768)があります image.png

  • ページライブラリ（wikiページを作成）
    image.png

ドキュメントライブラリとOneDriveとの違いは？

Microsoft社はストレージサービスとして、OneDrive(法人向けには for business）を提供しています。
SharePoint Onlineのファイルは テナントが管理 する領域です。
対して、OneDrive(for business)は 個人がファイルを管理 する領域になります。
OneDriveも共有すれば他のユーザーも参照できますが、OneDriveユーザーが削除されると参照できなくなります。

リストとは

リストとは、アプリの一種で、データを整理するための仕組みです。
リストは、行に該当する アイテム と 列 から構成されます。
列には様々なデータ型(テキスト、リッチテキスト、選択肢、通貨、日付、場所等)を指定することができます。
列は選択したアプリによってあらかじめ決められていますが、追加もできます。

「 カスタムリスト 」が最も基本的なリストで、それ以外に用途に応じていくつかのリストが用意されています。

image.png

  • カスタムリスト
    image.png

  • 連絡先リスト
    image.png

  • お知らせリスト（ニュース）
    image.png

  • タスクリスト
    image.png

  • リンクリスト（リンク集）
    image.png

ページとは

ライブラリの1つである「ページライブラリ」で管理されるファイルです。
サイトのホームページも「ページ」に該当します。

  • サイトのホームページ image.png

ページには「 Webパーツ 」から構成され、Webパーツは、アプリを任意の場所に配置できます。

  • Webパーツ例 image.png
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