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図と実際の画面を交えて、なんとなくSharePoint Onlineが分かるまでを説明

はじめに

SharePoint Online、使ってみたが、

  • 何ができるのかよく分からない
  • 「サイト」とか「ドキュメントライブラリ」とかの単語・概念が良く分からない
  • Microsoftのサイトでは大量の説明文字だけで余計分からない。。

なので、まずは単語・概念を理解しやすくするための文書を作成しました。
※ 概念だけだとよく分からないので、実際の画像も入れています。

SharePoint Onlineとは

Microsoft社が提供している、クラウドのコラボレーションサービスです。

ホーム画面例
image.png

主に以下の機能を提供しています。

  • 社内向けポータルサイトの作成
  • 社外向けの公開用Webサイトの作成
  • ファイル管理・データ管理
    • バージョン管理機能
    • 全文検索
  • セキュリティ機能
    • サイト・ファイルなど細かいアクセス権の付与が可能
    • アクセス権の委譲
    • 操作ログ

つまり
SharePoint Onlineにいろんな情報・ファイルを集めて共有しましょう。
情報を管理・探すための手段もそろっているので、そこに行けばきっと見つかるでしょう。
その結果、効率的になるでしょう。

的な感じです

※ SharePointには他に「SharePoint Server」という製品があります。これはオンプレ版のSharePoint製品で別物です。

SharePoint Onlineの全体構成

SharePoint Onlineは以下のように構成されています。
image.png

テナントとは

システム構成最上位の単位です。
契約するとテナントが発行され、SharePoint Onlineに提供されるURLのドメイン名にもなります。

https://{契約時に発行されたURL}.sharepoint.com

サイトコレクションとは

複数サイトをまとめて管理する管理単位です。
テナント内にサイトコレクションを作成し、その中にサイトを作成します。
image.png

サイトは階層構造で管理され、ひとつのサイト配下に複数のサイトを作成することができます。
下位のサイトを「 サブサイト 」と呼びます。
サイトとサブサイトに機能的な差はありません。

サイトとは

サイトとは情報共有する1つの単位です。

サイトは「 ページ 」とページ上に配置された「 アプリ 」で構成されます。
image.png

サイトは チームサイトコミュニケーションサイト の2種類に分かれます。
image.png

2つのサイトの大まかな違いは以下のとおりです。機能的な違いはほとんどありません。

項目 チームサイト コミュニケーションサイト
用途 チームメンバーや、特定のプロジェクトで他のユーザーと共同作業をする場合 幅広い対象ユーザーに情報を配信する場合
Office365グループとの接続 接続されている 接続されていない

※ 最上位のサイトを「ルートサイト」「ルート」もしくは、「トップサイト」「トップ」と言います。
※ サイトはプロジェクト単位、部署単位に作成されることが多いです。

Teamsとサイトの関係

Teamsのチームを作成すると、自動的にSharePoint Onlineのサイトとして作成されます。

Teamsで作ったチーム
image.png

SharePoint Online上のサイト
image.png

TeamsのチャンネルはSharePoint Onlineのサイトの「ドキュメント」下にフォルダとして作成されます。
image.png

アプリとは

サイトはアプリから構成されます +
標準でいくつかのアプリが提供されています。

アプリ追加画面
image.png

アプリは ライブラリリスト の2種類に分かれます。
image.png

ライブラリとは

ライブラリとは、アプリの一種で、ファイルを管理するサイト上の場所です。
ドキュメントライブラリ 」が最も基本的なライブラリで、それ以外に画像管理に特化した「画像ライブラリ」、wikiページを作成できる「Wikiページライブラリ」などがあります。

  • ドキュメントライブラリ
    image.png
    ※ サイトを作ると自動的に「ドキュメント」という名前のドキュメントライブラリが作成されます。

  • 画像ライブラリ

    • ドキュメントライブラリと違い、画像サイズ列(1024x768)があります image.png
  • ページライブラリ(wikiページを作成)
    image.png

ドキュメントライブラリとOneDriveとの違いは?

Microsoft社はストレージサービスとして、OneDrive(法人向けには for business)を提供しています。
SharePoint Onlineのファイルは テナントが管理 する領域です。
対して、OneDrive(for business)は 個人がファイルを管理 する領域になります。
OneDriveも共有すれば他のユーザーも参照できますが、OneDriveユーザーが削除されると参照できなくなります。

リストとは

リストとは、アプリの一種で、データを整理するための仕組みです。
リストは、行に該当する アイテム から構成されます。
列には様々なデータ型(テキスト、リッチテキスト、選択肢、通貨、日付、場所等)を指定することができます。
列は選択したアプリによってあらかじめ決められていますが、追加もできます。

カスタムリスト 」が最も基本的なリストで、それ以外に用途に応じていくつかのリストが用意されています。

image.png

  • カスタムリスト
    image.png

  • 連絡先リスト
    image.png

  • お知らせリスト(ニュース)
    image.png

  • タスクリスト
    image.png

  • リンクリスト(リンク集)
    image.png

ページとは

ライブラリの1つである「ページライブラリ」で管理されるファイルです。
サイトのホームページも「ページ」に該当します。

  • サイトのホームページ image.png

ページには「 Webパーツ 」から構成され、Webパーツは、アプリを任意の場所に配置できます。

  • Webパーツ例 image.png
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