はじめに
今日から12月も後半戦！毎年足の早い師走が今年もラストスパートかけてきてますね
本日は、Boxユーザーが無料で使える電子サイン機能「Box Sign」について説明します。
かく言う私自身もBoxJapan入社時の雇用契約書から始まり、Box Signを色々なケースで使っています。
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、契約業務の効率化は企業の競争力を高める重要な要素となっています。特に、迅速かつ安全に契約を締結する手段として「電子サイン」の導入を検討されている方は多いのではないでしょうか。
本記事では、Boxユーザーにとって非常に便利で強力なツールである「Box Sign」をご紹介します。
特に、以下に当てはまる方は必見です。
★現在、紙での契約書がメイン
★他の電子サインツールを使っている
★Box Sign、なんとなく気になっていたけど使ったことがない
Box Signとはなんぞや
Box Signとは、Boxに格納した契約書などを起点にBox上で署名対応が完結する機能です。
署名送付にあたり別途課金等は発生しない、Boxライセンスに標準機能として提供されている電子サイン機能となります。
また昨年、Box Signはグレーゾーン解消制度にも認定され、行政との契約にも使える電子署名サービスであると国から正式に回答を得られました。
Box Signの魅力
基本料金なし、送信料0円というコストメリット
BoxSignの最大の特徴は、基本料金がなく、送信料も0円であることです。
他の「電子サイン」サービスでは、1通あたりの料金が発生し、利用頻度が高まるほどコストが増加する傾向にあります。
しかし、BoxSignならBox基本ライセンスのご契約さえあれば無制限に利用可能です。
紙で署名業務を実施しているケース・電子署名サービスを利用しているケースともに大きなコスト削減につながります。
Boxとの統合による業務効率化
BoxSignは、Boxの各種機能とシームレスに統合されています。これにより、文書の作成から保管、検索まで一貫した流れで管理でき、業務プロセスの最適化が図れます。
例えば、契約書を作成してBoxSignにて電子署名を実施、そのままBox内で保存・共有し、必要なメンバーとリアルタイムでコラボレーションが可能です。
ご活用事例
グレーゾーン解消制度などでBox Signの適法性の整理が進んだこともあり、直近1年間で日本でのBox Signの署名数は約3.7倍に増加してきています。
実際の活用事例として本年のBoxユーザー祭りでも、Box Signを活用しての成果発表がございました。
・花王株式会社様/Box Signの活用で申請承認業務の効率化
当社では多くの申請承認のサインが紙で行われていましたが、コロナ禍で在宅勤務が多くなり、電子サインの導入が求められるようになりました。その課題を解決したのが、Box Signです。Boxの導入により、電子サインができる環境が整ったからです。
フローとしては、Boxに格納されているファイルにサインの順番を設定し、申請から承認、保管までできます。事前設定は不要で、すぐに利用開始でき、追加コストも不要なのは大きなメリットでした。
現在、Box Signの申請承認数は毎月100件を超えており、定着化が進んでいます。
・株式会社シーエナジー様/シンプルワークフローで年間400件に上る決裁をペーパーレス化
これまでの業務フローから、Boxでペーパーレス化した結果、月100枚程利用していたコピー用紙が「ゼロ」に、印刷代や回覧の労力も削減できました。
押印のスタンプラリーはリモート対応可能になり、関連部署の人もその進行具合がいつでも確認できる「見える化」を実現することができました。
まとめ
BoxSignは、Boxユーザー様が簡単にかつ効果を実感いただきながらご利用いただける電子サイン機能です。
コストメリット、業務効率化の観点から、ぜひご活用を検討してみてください。
↓Box Signの概要から実践までをまとめたサイトもありますのでご参照ください！！
これから機能の検討をされる皆さまは是非ご覧ください。