この記事は デジタルキューブ ＆ ヘプタゴン Advent Calendar 2022 の 12月11日分の記事として執筆しています。
デジタルキューブでは珍しく、エンジニアではなく、バックオフィス系を統括担当しています。創業以来リモートワークの当社ですが、バックオフィス系の業務においてはまだまだ紙とハンコに苦しめられています（それでも当社はだいぶ少ない方だとは思います）。
バックオフィスのリモート化は自社のみでは完結しないので、微力ながらノウハウを共有することで皆がハッピーになれる流れを作れればと思っております。
「経理は苦しめられている」
唐突ですが、コロナ禍において、多くの職種がリモートに移行した中、なかなか移行できていない職種があります。それはバックオフィス系の業務、特に「経理」です。
状況を問題視した政府が「184万人の経理の声なき声を届ける。」というプロジェクトまで立ち上げていました。
プロジェクト概要YouTube
（冒頭30秒のみでいいので、見ていただけると仲間が増えて嬉しいです）
プロジェクトの詳細は上記に譲りますが、2022年末において少しずつ前に進んでいるものの、まだまだ出社を余儀なくされている方も多くいるようです。
デジタルキューブの取り組み
当社では経理系も含めて出社がかなり少ない方ですので、そんな当社の取り組み（要望含む）を一部紹介します。
その① 契約書締結は可能な限り電子契約
電子契約は契約主体である双方・広く捉えると社会にとってもメリットが非常に大きいです。なぜなら、以下のものを節約できます。
・経費・・・書面契約書では、契約書の紙代・インク代や封筒・郵送費（普通郵便でも定形外で140円、レターパックなら370円か520円）、準備する方の人件費等々を合わせますと、返送用の封筒等も合わせて1契約に1,000円以上のコストがかかっていると思います。これを電子契約だと、全部節約できます。電子契約ツールの導入にコストがかかるからといって躊躇しているバックオフィスの方、紙の契約にもコストは十分かかっているので、全然ペイすると思います。郵便屋さん・宅配屋さんも往復が省けて早くお家に帰れます。
・時間・・・紙の契約書の締結は、通常以下のプロセスを経ています。
① 契約書の内容を合意する。
② A社で契約書を2部印刷する。押印申請に回して、押印完了して、B社の住所に送る（2営業日）
③ B社で受け取る。B社で押印申請して、押印完了して、A社に送る（2営業日）
④ A社で受け取る（１営業日）
契約書の内容を合意してから、社内で印刷して、申請して、押印して、郵送して、先方に受け取ってもらって、押印して、送り返してもらって、ってしてたら最短でも1週間ぐらいかかります。リモートワークで会社に押印対応できる方がいないと2週間かかることもザラです。海外との契約に書面を使っている場合も同様です。契約書の締結がないと次に進まない、大きな損害が生じる場面もあります。
通常、契約書の内容を合意した時点①で、適切な押印権限者の承認は得ています。電子契約なら合意したその日のうちにメール送付して、締結完了できるので、関係者全員の時間も節約できます。ぜひ電子契約を活用しましょう。
Time is money！！
・税金・・・紙の契約書を締結しただけでかかる税金があります。印紙税です。契約書の左上の方に貼ってあるのを見た記憶がある方も多いと思います。あれって紙の契約書だから必要なのですが、電子契約の場合には不要なんです。ちなみに日本における1年間の印紙税の税収はいくらでしょうか？
塵も積もれば。。ってやつですね。この中には登記に必須な印紙も含まれているので全部ではありませんが、皆で協力すれば節税になります。紙の契約書に固執せず、一度電子契約を検討してみませんか？
その② 請求書は可能な限りデータで送り、データでもらう
だいぶ減ってはきましたが、まだまだ紙の請求書をご依頼頂くケース、紙で請求書を送ってこられるケースがあります。メール・Webベースでのデータのやり取りであれば以下のメリットがあります。
・請求書が届いていないとかのトラブル、紛失のリスクがありません。送付履歴も残ります。
・タイムラグもないので、早期に決済手続ができてTo doも減ります。
・リモートワーク主体の会社でもスムーズに対応できます。
・その①と同じく、郵送代や人件費等のコスト削減にもつながります。
冒頭の政府プロジェクトでも請求書の電子化による経済効果が試算されています。
また、詳しくは割愛しますが、2022年1月に電子帳簿保存法の改正が施行され、書類関係はデータでいいよ！ってことが認められています。
紙で送る時代は終わっています！『さよなら紙の請求書』
最後に
紙ベースの業務が電子化されていけば社会全体にいい影響が生まれます。
上記の事例はほんの一例ですし、個人的もまだまだ電子化したい書類・DX化したい業務は山のようにありますので、率先して改善していきます。
こういった動きは1社では成り立ちませんので、是非賛同頂ける方々、一緒にいい流れを作っていきましょう！