iPhone 「ショートカット」で作る時間管理ツール

##1. はじめに
iPhone のショートカットアプリと numbers で簡単な工数管理ツールを作ってみました。
タイマーとも連携していて、指定の時間経過するとアラームで知らせます。
なお、ios 15 で動作確認しています 14 では import 時にショートカットとして認識しませんでした。

使い物になれば、ご利用いただいても良いですし、機能を追加するなど何かの参考になれば幸いです。

##2. 使い方

画像	ShortCuts での入力
	ショートカットからタイムトラッキングを選ぶ
	記録する作業を選択
	時間を設定
	コメントあれば書く
	指定した時間のタイマーがセットされ、指定の時間経過するとアラームで知らせてくれます。 タイマーアプリの仕様かとおもいますが、 すでにタイマーが設定されていた場合のみ、このように時間確認の画面が表示されます。

iPhone の Numbers アプリで集計
Numbers アプリで毎回の記録が自動集計されグラフ表示されます

##3. iPhone にインストールして使ってみる

1. iPhone に「ショートカット」アプリと 「numbers」 アプリをインストールしておきます。

2. iPhone で信頼されていないショートカットを有効にします。

   「設定] -> 「ショートカット」 -> 「信頼されていないショートカットを・・・」　これを「ON」にします。

3. iPhone から以下の URL をアクセスし、ショートカット「タイムトラッキング」 をダウンロードします。
   https://www.icloud.com/shortcuts/075e6047dcfb47d7add7e28d1437903f

4. 実行してみる
   ダウンロードした「タイムトラッキング」を実行してみます。初回は numbers のシートをダウンロードするのみで終了します。
   

5. 動作確認してみる。
   数分の間隔をあけて適当に作業項目を選択し記録してみます。その集計が numbers のシートに反映され円グラフの比率が変わる事などを確認できれば OK です。
   
   ※数分の間隔をあけているのは、例えば 1:10 に開始して 1:10 に終了しても 0 分の作業時間となり円グラフに反映されず、分かりにくいからです。
   ##4. 補足

選択項目を変更・追加する場合

• 「5.タイムトラッキングの内容説明の②」にある項目を追加 or 変更します。　
  例えば「調査」を「プログラミング」に変更するばあい、"調査" という文字列をすべて"プログラミング"に変更します。
  

• 「6.numbers シートの説明①②」も同様に、対応したセルの計算式を "調査" から "プログラミング" のように対応した種類を参照するように変更・追加します。

下記の設定も、参照しているセル名 "分 調査" から "分 プログラミング" に変更ですね。

• それと上記の集計 A2 の "調査" 文字列も "プログラミング" など変更したい値へ変えておきます。
• 項目を追加する場合は、新しい行を集計に加え、同じように対応したセルの計算式も加えます。
• あと「5.タイムトラッキングの内容説明⑥」にある Get file from Shortcuts at path timesheet.numbers は、Error if Not found を ON に変更しておいたほうが良いかもです。
  もしファイルが無いと、デフォルトのファイルを github からダウンロードしてしまうからです。

割り込み作業が発生した場合の動作についての説明

1.「調査」「120」をセット

調査を開始しようと、「調査」「120」分をセットしたとします。その時 numbers には以下のように記録されています。

1. 割り込みがあり「ミーティング」「３０」をセット

その後、120 分経過するまえに割り込みの案件があり、ミーティングに参加することとなりました。そこで「ミーティング」「30」をセットしました。すると、下記のように、"割り込み” としてマイナスの時間が追加されたのち、新しくミーティングの記録が行われます。
このようにマイナスの値を加える事で、割り込みがあった場合の時間を補正しています。

無音タイマーがおすすめ

iPhone のタイマーに無音がありません。頻繁にタイマーの音が鳴るので私は無音音源をタイマーに加えて、バイブレーションみでの通知にしました。
無音タイマーの設定については、この記事では記載していませんので、下記の記事などを参考にしてみてください。
https://togai.jp/2021/04/24/1198

##5. タイムトラッキングの内容説明

番号	画像	説明
①	!	・このアプリの説明
②		・Dictionary 使い、選択できる項目リスト
③		・選択された項目のキーを Select にセット ・キー(Select) に対応する値を取得し Chosen item にセット ・費やす時間の質問し、Activity Minites にセット
④		・コメントを質問し、値を Comments にセット ・現在時刻の取得し "Start" にセット ・現在時刻をフォーマットしFormatted start にセット ※Date Format = ISO8601、include ISO 8601 Time とする。 フォーマットしないと時間の比較が正しく動作しないため
⑤		・Start-long 変数へ Formatted start をセット ・辞書の start に、Formatted start をセット ・辞書の select に、"Chosen item" をセット
⑥		・辞書の activity に "Activity Minutes" をセット ・iCloud 上の /Shortcuts/timesheet.numbers をオープン
⑦		・もし timesheet.numbers ファイルがなければ http://github.com/takimai39/timesheet/raw/main/timesheet.number をダウンロード ・そのデータを timesheet.numbers として保存
⑧		・ダウンロードした旨のメッセージを表示 ・そして終了 ・latest.json ファイルを取得
⑨		・if ( latest.json != null ) { という意味合いの if 文 つまりファイルが存在すればという意味の条件 ・latest.json を辞書として読み込み ・辞書ファイルから start の値を取得｜
⑩		・辞書ファイルから activity を取得 ・latest-start をフォーマット ※Date Format = ISO8601、include ISO 8601 Time
⑪		・Latest-long 変数に "Formatted latest" をセット ・Latest-long と Start-long の時間差を計算し、"Time Between Dates" にセット ・Diff 変数に "Time Between Dates" をセット
⑫		・if文：もし diff が、先の Activity (Latest-activity) より小さければ ・先の activity の残残り時間をマイナス値として取得
⑬		・timesheet.numbers に"割り込み” として、マイナスの時間を追加 ・連続して書き込みを実行すると失敗する対策で５秒待ち ・if文終わり ・if文終わり
⑭		・lastest.json に辞書を保存 ・timesheet.numbers に、現在時刻、選択項目、コメントを追加
⑮		・指定時間のタイマーをセット 以上

##6. numbers シートの説明

番号	画像	ShortCuts での入力
①		・青線で囲われたセルは、対応する種類の時間を集計しています。<
②		・青線で囲われた列は、分を元に時間にしています。
③		・円グラフは、時間列から表示しています。

##7. その他

以下を参考にして作成しました

• Shortcuts アプリ -> ギャラリー -> Time Tracking を元にしました。
• numbers のグラフは、どこだったか忘れましたが numbers の TimeSheet のサンプルから。

以上、何かの参考になりましたら幸いです。

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