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@taketakekaho(たけだ)

MS Flowである特定条件のメール受信したらBoxの中のEXCELテーブルにデータを1行挿入する

Last updated at Posted at 2018-05-19

背景

社内の派遣さんや社員（非エンジニア）が、件名や差出人とか特定条件のメール情報を手でEXCELの一覧にコピペするという作業を日々やっているという驚愕の事実を知り、それ簡単に自動化できちゃうよって教えてあげた所喜んでくれました。
Flowは自分で簡単に作って自分の仕事改善していけるってのが楽しいよね。

条件

今回の手順は以下前提にしてます。
- Office365のFlow（フリーで作れるMicrosoftアカウントやAzureLogicAppsでも使える）
- Box（OneDriveとかDropBoxとか他のストレージサービスでもできる）

手順

Flowシナリオでトリガを作る

Office365画面開き[Flow]をクリック、もしくはタイルがない場合には[すべてのアプリから探す]から探します。もしくはFlow直接開いてログインしてもOK。
image.png

[マイフロー] ＞ [一から作成]をクリック
image.png

[一から作成]をクリック
image.png

トリガーはメール受信なので[Office365 Outlook]を選択して
image.png

[メールが届いた時]コネクタを選択します
image.png

で、処理を行う条件を設定します。
image.png

日本語訳おかしいけど「開始」ってのは送信者のアドレスのことです。

Flowシナリオでアクションを作る

トリガができたのでそれ以降の処理内容を設定します。[新しいステップ]＞[アクションの追加]
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EXCELで検索して行の挿入コネクタをクリック
image.png

行の挿入コネクタの右上をクリックして新しい接続の追加をクリック
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Boxを選択して
image.png

Boxアカウントでログインします。
image.png

EXCELテーブル設定

データを出力するテーブルを作ります。BOXの中にEXCELを作成してほしい情報の項目を入力し、テーブルの設定します。
image.png
先頭行を見出し設定するのを忘れずに
image.png
テーブルの名前つけて保存します。
image.png

Flowで見出しに出力するデータを設定

置いたBoxのファイルを指定して
image.png
テーブル名選択するとさっき作ったはずの見出しが出現します。
image.png
それぞれの項目をクリックするとコンテンツの追加画面が表示されるので
image.png
該当する項目を選択します。
image.png
画面下か右上にある[保存]をクリックして完成
image.png

テスト

はい。テストします。条件に合ったメールを送信すると
image.png
作ったFlowシナリオのトップ画面の実行履歴が空っぽだったのが
image.png
履歴が表示されSucceedとなります。
image.png

Office365のFlowは5分毎のチェックをしているのですぐに処理されないことがあります。
image.png

BoxのEXCELテーブルを見ると1行挿入されているのがわかります。
image.png

PowerAppsIdっていう項目が増えてますがFlowでは出力されてしまうので非表示にするとか無視するとかしてください。

タイムゾーンの設定

コネクタごとに採用されるタイムゾーンが異なるようで日時がおかしい場合があります。
Flowのトリガとアクションの間でアクションの追加をして
image.png
タイムゾーンの変換コネクタをクリックして
image.png
変換する設定をすると
image.png
挿入コネクタの動的コンテンツに[変換後の時間]が表示されるので選択し直します。
image.png

個人的にはこの変換後の書式設定の中にYYYY/MM/DD(A) HH:MMってのがないので関数指定で出力する方法がわかる方はそちらの方がいいかもです。（やり方わかる方是非教えてください。）

特定のメールだけ集計して何かしている方は便利かもですね。

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