テキストコミュニケーションに関して気にしてる？？~オンライン時代のコミュニケーション~

この記事は、Ateam LifeDesign Advent Calendar 2022 カレンダー3の18日目の記事です！
アドベントカレンダーも折り返しになりましたね！
残りあと少し、どんな記事が上がってくるか楽しみです！

はじめに

はじめまして！
まずは自己紹介をさせて下さい。
株式会社エイチームライフデザインにてマーケティング部門を担当しております、Takehiroと申します！

2018年に新卒で入社し5年目を迎えております！
最初の配属は営業で、その後マーケティングに異動し、さらに異動と営業とマーケティングを行ったり来たりしております。

現在はアフィリエイト型広告の担当者として、普段はASPやアフィリエイターの皆様と会話をさせていただいております！

つたない文章ですが、温かい目で最後までゆっくり読んでいただけると幸いです！

こんなことを書いていきます

本記事では下記の流れになっています。

• 本記事で伝わると嬉しいこと
• そもそもなんでテキストコミュニケーションが大事？
• 気を付けている3つのPOINT
• まとめ

こんな皆様にはぜひ読んでいただけると嬉しいです！

• テキストだとうまく伝わらない
• なんかちょっとコミュニケーションにハードルがある
• 漠然とテキストコミュニケーションにニガテ意識がある

※今回の内容は主に対社内でのコミュニケーションを想定して記載しています。

それではいってみましょうー！

本記事で少しでも伝われば嬉しいなと思っている事

タイトルにある通り、本記事では普段私がテキストコミュニケーションの中で気を付けていることをシェアしたいと思っています。

いくつかお伝えをする中で、一つでも "明日からやってみよう！" と思っていただけると嬉しいです！

（週明けの皆さんのコミュニケーションに変化があるともっと嬉しいです！）

テキストコミュニケーションがなぜ大事と思っているのか？

本題に入る前にそもそもなんで "テキストコミュニケーション" について私が気にしているかの前提をお話させて下さい。

働き方が変わった

2020年、今のご時世・働き方になってから早3年が経とうとしています。（個人的にはあっという間でした！）
そんな中で一番変わったことといえば、"働き方" ではないでしょうか？

リモートワークが推奨され、制度設計やツールの普及も進んでいきました。
リアルじゃないといけないといけないと思っていたことが、オンラインでできるようになりました。
商談なども含めてオフラインだけではなく、オンラインでできるということが証明されたと思います。

最低限のテキストコミュニケーションを成立させていたオフラインでのコミュニケーション

自由度も上がり働き方が多様化する中で、うまくいったこともあれば、まだ課題が残っているものもあると認識しています。

その中の課題の一つとしてよく話題になるのが ”テキストコミュニケーション” に関する内容です。

個人的にですが、テキストコミュニケーションをするためにオフラインでの会話が与えていた影響はとても大きかったのでは？と感じています。
2020年よりも前、オフラインで働いていた皆様は特に感じているのではと思っています。

オフラインで顔を合わせて働いていたからこそ、最低限のテキストコミュニケーションで成り立っていたと認識しています。

• 顔が見える、声が聞こえるからこそのテキストの伝わり方
• 人柄がわかっているからこそのテキストの伝わり方 等
  このあたりですね。

それゆえに、これまでのオフラインありきでのテキストコミュニケーションの取り方では伝わるものも伝わらないと感じています。
オフラインで行っていた、表情やテンション感等、伝えている字面以上の付帯情報をテキストで補う必要があります。

その意味で私はテキストコミュニケーションに気を遣っています。

前提の話が長くなってしまいましたが、
下記からは具体的に気を付けているポイントをお伝えしていきます！

※あくまで個人的に気を付けている部分です。
※参考になるところや取り入れられそうという部分があればぜひ！

気を付けているPOINT

早速にはなりますが、普段のテキストコミュニケーションで私が気を付けていることは主に3つです！

• ➀「！」「？」「絵文字」をたくさん使う
• ➁できる限りすべての内容にリアクションをする
• ③前提や背景をきちんと明記する

一つずつなぜ大切にしているかお伝えしていきます。

➀「！」「？」「絵文字」をたくさん使う

目的としてはテンションを伝えるためです！

「いや、そのままじゃん」と思われる方もいるかと思います。
ただ、思っている以上に「。」だけの文章ってテンションが伝わらないと感じています。

先ほどお伝えした通り、

オフラインで行っていた、表情やテンション感等、伝えている字面以上の付帯情報をテキストで補う必要

上記の必要性があると感じています。
そんな中で、一番簡単に文章においてテンション感を伝えるいい方法だと思っています。
（「？」は使う方多いかもしれないですね！）

加えて、「！」「？」を使うことで句点だけの文章の時の深刻さの伝わり方も変わると個人的に感じています。

実際に自分は、伝える内容であったり、シチュエーションによって「！」「？」「。」を使い分けています！

また発信をする側の視点になっても、そんなつもりはなくても相手にドライに捉えられてしまう可能性もあります。

これ、実はとても危険な可能性もあると考えています。

具体的には

• 自分はそんなつもりなく意図しない形で相手を委縮させてしまう。
• 次のコミュニケーションのハードルに繋がってしまう。

という危険もはらんでいると考えています。

そうなると何が起きるか。

• 基本的にテキストコミュニケーションで会話が行われる中で、相手が必要なことを発信してくれなくなる。
• 委縮した気持ちがオフラインでのコミュニケーションにまでハードルを持たせてしまう可能性もある。
  ※信頼残高があったり、心理的安全性があれば変わってくる部分でもあると思います。

「発信してほしい」「報連相が大事」という中で発信する側のハードルを必要以上に上げてしまうことは避けたいところです。

加えて私は社内のチャットで絵文字を結構使います。w
これも同様の理由ですね。
オフラインで伝えていたような表情やテンションを補うために、すこし過剰かも？ぐらいに使うようにしています。

絵文字までとなると、少しめんどくさくなるかもしれないですが、
「！」「？」だけでも使う、ちょっとしたひと手間で次のコミュニケーションがスムーズになるかなと思います！

➁できる限りすべての内容にリアクションをする

私は自分が少しでも関わりがありそうだったり、確認をしたものにはほぼ必ずリアクションボタンなどで反応をするようにしています！
（たまに漏れてしまうことがありますが、自分宛てのものは必ずしています。）

目的としては、きちんと見たよ・読んだよ！ということを伝えることです。

こちらも➀と同様にオフラインコミュニケーションであれば見えていたことをテキストで行っていると認識しています。

オフラインであれば相づちであったり、ちょっとした「はい。」「OK！」や、最悪声をかけるということもできます。
このように意識して声に出していなくても見れば伝わりることがあります。

テキストコミュニケーションで相手が見えない以上、見ているかどうか・確認しているかどうかを別の手段を使って相手に伝える必要があると思っています。

自分はチャットなどを見て、確認をしたつもりであっても、
それが相手に伝わっているかどうかが大事です。

きちんとリアクションを取ることで、
「あ、この人は見てくれているんだな」と感じるだけでも安心感につながると思います。

みなさんも一度は経験あるかもしれないのですが、
緊急であればあるほど、相手から返信やリアクションが無い時って焦りますよね？？
オンラインでも会話することが難しい場合であればなおさらだと思います。

ということは、テキストコミュニケーションが重要な今だからこそ、何かしらのリアクションをするということが大事かわかってくるかと思います。

SlackやChatworkでは簡単にリアクションをする機能もあります。
また弊社には日報を書く文化があるのですが、その日報内にもリアクションできるボタンがあります。

ぜひこのあたりの機能を活用いただけるといいなと思います！

あと単純にリアクションもらえるって嬉しい。

③前提や背景を"きちんと"明記する

これまた当たり前じゃん！と思われるかとおもいますし、
普段からやってるし、そんなこと今更、、、と思われる方もいらっしゃると思います。

ただ、思っている以上に関係する以外の前提の情報って耳に入って来ていないなと感じています。

※もちろん可能な限り情報のキャッチアップはしています。

これまた、オフラインの時はどうだったかというと、
オフィス内で何となく会話されていたことって意外と耳に入ってきていたと思います。

• マーケの皆さん今LPO施策の話してるな
• 営業の皆さんがパートナー企業の方と会話してるな
• デザイナー・エンジニアの皆さんの実装の話してるな 等

そうなると、ある程度耳にしていたことがテキストで改めて下りてきた時、
「あ、あの時ちょっと話してたことね！」みたいになっていたと思います。

この一連のちょっと聞いたことあるが、テキストコミュニケーションで進行していく中では、
情報量が薄くなっていると感じています。

そんな中で、自分の意識外の話が急にテキストで下りてきた時、
前提の情報や知識が無い状態で会話をされてしまうと困ってしまうと思います。

普段会話をしない方や、
重要事項、
依頼事項などはできる限り細かく前提から記載するようにしています。

多少文章として長くなってしまう可能性もありますが、
前提が伝わっていないことで、コミュニケーションコストが増える事もまた非効率であることもあります。

また、できる限り完結にかつ伝わりやすく文章を書く訓練にもなると思っています。
ビジネススキルとしても身に着けておいて損はないと思いますので、最初は細かすぎるくらいで伝えていただけたらと思います。

まとめ

つらつらと私がテキストコミュニケーションの中で気を付けているポイントをお話してきましたが、
改めてまとめてみたいと思います！

• 大事にしていることは3つ！

1. 「！」「？」「絵文字」をたくさん使う
2. できる限りすべての内容にリアクションをする
3. 前提や背景をきちんと明記する

• なぜ大事にしているのか

• 「！」「？」「絵文字」をたくさん使う
  • テンションや温度感等、オフラインコミュニケーションで伝えていたことを伝える。
• できる限りすべての内容にリアクションをする
  • 伝わってるよ！見てるよ！ということを伝える。
• 前提や背景をきちんと明記する
  • 思ってるより前提のキャッチアップって難しいよ。前提からちゃんと伝えてね。

改めてになりますが、
テキストコミュニケーションがメインになったからこそ気を付けるべきポイントがあると考えています。

もちろん、ZOOMやMeet等のオンラインで繋がることもできるかと思いますが、
圧倒的にテキストコミュニケーションが増えてきている実感があります。

これまでオフラインコミュニケーションがあることで成り立っていたテキストコミュニケーションがあるということを認識しないといけないと思っています。

今の働き方に慣れてきて、
オンライン・オフラインのハイブリットな働き方が増えてきた今だからこそ改めて意識したいところです。

最後に

いかがだったでしょうか？
自分もまだできていないところが多いと思っています。

コミュニケーションの取り方も時代とともに変わってきています。
その時々で最適なコミュニケーションの形を探っていきたいですし、
より良いコミュニケーションにしていきたいです。

これからも試行錯誤していけたらなと思います！

ここまで読んでいただきありがとうございました！！

週明けの月曜日から何か一つでも参考になり、アクションが変わった等あれば幸いです！

もう少しだけ…！

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