「エンジニアのための時間管理術」まとめ

はじめに

今回も書籍のまとめです。
スケジュール管理をもっとしっかりやらねばと思い、エンジニアのための時間管理術を読むことにしました。

1章. タイムマネジメントの原則

• タイムマネジメントの原則は、以下の6つ
  • タイムマネジメント情報を1つの「データベース」にまとめる
    • 全てを一箇所にまとめれば、常に整理された状態を保つのに役立つ
  • 能力は重要な作業のために温存しておく
    • 手元の作業に頭を使い、作業項目、日付、メモはオーガナイザに記録する
  • 日課を定め、それらに従う
    • 無駄な作業や意思決定プロセスを繰り返すのではなく、日課に組み込む
  • 習慣やモットーを養う
    • そうすれば、過去の効果的な決断を再利用すれば良いことに気付く
  • 「プロジェクトタイム」の間は集中力を保つ
    • 一度に一つのことに集中する方が、作業が捗る
  • 日常生活の管理にも、仕事で使用するのと同じツールを使用する
    • 日常生活は重要であり、仕事で使用するのと同じツールで管理すれば、楽しい予定を逃す事もなくなる

2章. 集中と割り込み

• 邪魔なものを取り除いて、集中することが大事
• 割り込み
  • 集中の天敵、タイムマネジメントの天敵
  • 現在の作業を遅らせるだけでなく、前の作業に戻る時にミスしやすい
• 1日の最初の1時間が最も生産性が高い
  • 同僚よりも早めに仕事を始めると、生産性の高い時間を増やせる
  • この時間を重要なプロジェクトのために使用する
• 委任・記録・実行のプロセスで、自分の時間の主導権を取り戻す
• 顧客に要求が受理されたことが伝わるようにする

3章. ルーチン

• ルーチンとは、「一度だけ考え、何度も実行する」手段である
• 良いルーチンによって、仕事の手間が省け、決断を下す時間が短くなる
• ルーチンを取り入れる機会は、以下の通り
  • 予定されていない、繰り返し発生する出来事
  • 保守作業
  • 人間関係とキャリアネットワーク
  • 作業を先延ばしにすると、余計に時間がかかる状況
  • よく忘れるもの
  • 重要度または優先度の低い仕事
  • 新しい能力の育成
  • 最新情報の把握

4章. サイクルシステム

• 遂行(フォロースルー)
  • 全ての要求を記録して、なんとか完了する(または拒否する)能力
  • 顧客やマネージャは、作業の遂行を高く評価する
• 要求を記録する
  • 自分の記憶力に頼らず、要求を受け取った瞬間に記録する
• サイクルシステムは、以下の4つで構成される
  • 365日の作業リスト
  • 今日のスケジュール
  • 約束のカレンダー
  • メモ
• 毎日の最初の10分間を、その日の計画に充てる

5章. サイクルシステム：作業リストとスケジュール

• 1日の就業時間が終わる時、全ての項目が処理されているようにする
  • 完了しているか、別の日に先送りにしている状態にする
  • 先送りにする場合は、要求してきた相手に延期を伝える
• 途中で新たな仕事を割り当てられた場合
  • 明日のスケジュールに組み入れるか、今日のスケジュールを組み直す
  • 新たな仕事の割り込みが日常茶飯事の場合は、毎日一定の時間を割り込み枠として設けておく

6章. サイクルシステム：カレンダーの管理

• 時間に正確であることは、責任感や信頼性に結び付く
• 仕事もプライベートも一つのカレンダーにまとめて、自分のカレンダーを確認するまでは新たな予定を入れないようにする
• カレンダーには、以下の項目を書き込む
  • アポイントメント・会議
  • 重要な期日
  • 将来の作業項目
• 企業には1年のリズムがある(いつ頃が繁忙期かなど)ので、それに基づいた計画を立てる

7章. サイクルシステム：人生の目標

• 目標は測定可能でなければならない
  • 他人がチェックできる、もしくは数値化できる
• 目標の期日を定める
• 1ヶ月・1年・5年の目標をリストアップする
  • 優先順位をつけて必要手順をリストアップする
  • 各目標の次の手順を作業リストに記入する
• 定期的に目標を見直す
  • 新しい目標を追加して、古い目標を削除する

8章. サイクルシステム：優先順位

• 作業が多い場合は、優先順位を決めることが重要
• 作業が少ない場合は、作業リストに並んだ順に取り組むことが有効
• 顧客の要求は小さなものでもすぐに処理すると、顧客の満足度を高めることができる
• どのプロジェクトを優先すべきかは、その効果に基づいて判断する
• 上司からの要求は、特別に優遇する
  • 自分が把握していない依存関係が付随していることが多く、大きなプロジェクトの遅れの原因とならないようにする
• 上司の管理
  • 自分のキャリアのゴールを上司に伝える
  • 上司の権限が活かされる場合のみ上方委任を使用する
  • 上司の目標を理解してその達成に貢献する

9章. ストレスの管理

• ストレスの最大原因は、以下の2つ
  • 負担が重すぎるように感じること
    • サイクルシステムなどのタイムマネジメントテクニックが役立つ
  • 複数の上司から与えられた指示の優先順位が食い違っていること
    • 食い違いの原因となった人たちと連絡を取り合うか、関係者を一同に集めて話し合う
• ヨガ、瞑想、マッサージなどのリラクゼーション管理で、意図的にリラックスするための時間を設ける
• 休暇は会社からのプレゼントではなく、リラクゼーション管理やストレス解消プログラムの一部である
• 長期休暇を取ることは、代理業務プランやシステムマニュアルをテストする有効な方法の1つである
  • 休暇による不在を利用して、それらの欠陥を洗い出す

10章. 電子メールの管理

• 受信トレイを空にすることを目標とする
• そのために、「読まずに削除」「読んで処理」「実行して削除」を行う

11章. 時間の浪費

• 「時間の浪費」とは、費やした時間に対する利益の割合が低い活動を指す
• 目撃者がいると、仕事中に仕事以外のことをしたくなる誘惑を排除できる
• 現代は時間の浪費に満ち溢れている
• 手間がかかるだけで価値のない作業を無くすインフラストラクチャを構築する
  • 究極のタイムマネジメントテクニックは、優れたITインフラストラクチャである
  • 床を拭くのをやめて、水漏れしている蛇口を修理する

12章. 文書化

• ドキュメントリポジトリ
  • 顧客用
    • 顧客に必要な情報を与えて、仕事を邪魔されないようにする
  • 社内IT情報用
    • 将来の時間を節約するための参照資料を作成する
• wikiを使えば誰でも編集できるので、ドキュメントを徐々に発展させることができる

13章. 自動化

• 自動化の利点は時間が節約できることと、仕事を他の一般ユーザーに押し付けられること
• 作業のカテゴリー
  • 一度だけ行う簡単な作業→自動化しない
  • 一度だけ行う難しい作業→自動化する
  • 頻繁に行う簡単な作業→自動化する
  • 頻繁に行う難しい作業→ソフトウェアを購入または開発する
• 自動化の方法
  • 1. 手動で行う
  • 1. 各段階をコードにする
  • 1. 手順を1つにまとめる
  • 1. 全体をテストする