昨今のご事情により、
新卒研修の最後に行う成果発表会であったり、
社内勉強会でのLT大会など、
今まで現地会場で行っていた発表会が、
現地 ＋ リモート のいわゆるハイブリッド型となったケースも
増えてきているのではないでしょうか？
そして、今更戻ることも考えにくく、
今後もこの形態は継続していくことが予想されます。
便利な世の中だなと感じる一方で、
ストレスの溜まる発表会も多いのが事実。
今日はハイブリッド型発表会におけるストレスと、
その原因を掘り下げます。
ハイブリッド型発表会とは
ハイブリッド型発表会は、
現地 + リモートを同時進行する発表会です。
現地会場では、
プロジェクターやスクリーンを使用して、
発表内容を投影し、
リモートへは、Zoom や Teams 、 Google Meetなどの
リモート会議ツールの画面共有を使用して、
投影内容を共有します。
※技術カンファレンスなどでは、
Youtube Liveを使用したり、
OBSを活用したり、
ATEM Miniといった専用機材を導入しているところもあります。
こういうツールを活用すると、発表の品質は高まりますが、
- 機材が意外と高い
- 使い方がよくわからない
- そもそも年1,2回しかやらない
だと、小規模な発表会ほど、
中々、投資しづらいというのが本音ではないでしょうか。
ハイブリッド型発表会のストレス
こうした、現地からリモートへの配信スタイルで行う発表会、
簡単な用で意外とクオリティを保つのは大変です。
ストレス1 時間通りに進まない進行
ハイブリッド型の発表会でよく見られるのは、スケジュールが押してしまうケースです。
機材トラブルなど原因は様々ですが、一番良く見られるのは、スピーカーの切り替えに時間がかかってしまうことではないでしょうか。
もちろん、タイムテーブルを組む側も、もちろん切り替え時間を考慮する（だいたい２〜5分程度）のですが、
想定以上に時間がかかってしまうケースが多いのではないかと思います。
スピーカーの切り替えと言っても細分化すると、
- 退場・登壇
- HDMIケーブルの抜き差し
- 会場投影内容の調整（発表者ビューの切り替え 等）
- 画面共有の切り替え
- 音声調整（ミュート解除、スピーカーの切り替え 等）
（会場セッティングにもよって変わります）
となります。スムーズに執り行なえば、2分でも十分ですが、たとえ事前にリハーサル等をしたとしても、意外とうまく行かないこともあります。ちょっとしたトラブルが起こるだけでも、5分くらいすぐ経過してしまいます。
（だからといって、時間を長めに取るのも、タイムテーブルとしてスカスカになってしまいます・・・）
ストレス2 音声トラベル（ハウリング）
また、スピーカーの切り替えを行うときに、ハウリングが起こってしまったということはありませんか？ 急に大きな音がなったり、聞いている方からするとストレスに感じますよね。また、スピーカーがテンパってしまう要因にもなってしまいます。
ハウリングは、同じ会場内で複数のマイク・スピーカーがオンになっていると発生する可能性があります。
※同じ会場内の他のスピーカーから発せられた音を、自分のPCのマイクで拾ってしまうと発生します
ハウリングの対応方法や原因を理解できていないと、
- 解消に時間がかかってしまう
- またはリモートの音声のオンオフを切り替えながら行うハメになる
となります。
そして残念なケースでは、リモート音声をオフにしたまま進めた結果、発表後質疑応答でリモートからの質問に答えそびれた、という話も聞いたことがあります。
よくある構成の問題点
実はこういったトラブルは、
「よくある構成」が原因となっています。
よくある構成
一番よく目にする構成は、
発表者のPCから会場とリモートに配信する構成です。音声と映像を発表者がコントロールするので、ある種自然な構成といえます。
問題点
しかし、この構成には、問題点が多いです。
- 発表者交代時に、ケーブルを抜き差ししてPCを変える必要がある
- 時間ロスが発生する
- 設定がPC
- 発表者交代時に、マイクのオンオフを切り替える必要がある
- ハウリング防止のため、発表者PCを経由して会場音声を流す必要がある。
これがお手軽ハイブリッド発表会だ
ポイントとしては、
- 音声の入力と出力を同じデバイス(投影用のPC)から行うこと
- 登壇者は自身のPCで画面共有経由で資料を投影する
- 会場の映像もZoomの画面のみを投影する
となります。
こうすることで、ハウリングを防ぎ、
かつ、ケーブルの抜き差しによる余計な時間を削ることが可能です。
スピーカーが複数いる場合でも、
マイクを工夫し、入力を一つにまとめることが重要です。
たとえば、
- スピーカーフォン
- 送信機が2つ以上あるワイヤレスマイク
活用することで解決できます
（安いものであれば数千円で解決できます）
もちろん、品質という意味では、
満点ではなく及第点ですが、
スムーズな運営という意味ではこれ以上ない方法だと思っています。
今更ですが、少しでも参考になれば幸いです。