はじめに
僕はデザイナーではないですが、業務でアプリのデザイン検討に携わることができたので、デザインの承認を得るためにやったことのふりかえりメモを残しておきます。
文書量は少なめです‼︎
というのも、もっと書こう！図も作ろう！などと考えていたところ、あっという間に数日が経ち、このままでは書き終わらないと思ったからです。
あと、仕事以外の時間はほとんど子育てに割いているので、以前よりも自由に使える時間が減ったのも事実です。。。
がっつり時間取って作業するタイプだったからスタイル変えていかないとなぁ。
※弊社はアプリ開発のノウハウがなく、まだまだ手探りなのでツッコミどころが多いことをご了承ください🙏
概要
アプリ開発プロジェクトにて、画面デザインや機能に関する仕様検討を実施。
デザインの検討は基本的に次のステップで行われていました。
①チームメンバーでデザインを検討
②その画面で提供するサービスの運用を担当するチームにレビュー
③ステークホルダー（役員）にレビュー
②、③は、それぞれ関係者を集めて会議を開き、その場で意見や承認をもらうような形式です。
課題
まだ改善の余地はあるものの、今回は解決したものについて触れます。
その課題とは、③のレビューにて
『ステークホルダーの意見一つで、現場で決めたことが覆るような仕様変更が発生しがち』
というものです。
軽微な修正であれば問題ないですが、指摘によっては②から再レビューをする必要があるため、非常に大きな手戻りとなっていました。
また、ステークホルダーは多忙であり予定調整が困難で、修正作業が終わったとしても再レビューの開催まで時間を要するといった問題もありました。
課題認識の背景
なぜ上述した内容を課題と認識したかというと、当該プロジェクトではアプリのリリース日が決まっており、スケジュールが非常にタイトだったからです。
また、チームメンバーのリソースにも余裕がなく、手戻りの発生によるスケジュール遅延の可能性が大いにありました。
いわゆるバッファのような期間がほぼゼロでした。
解決策
ズバリ、根回しです！
①と②の間に①’（根回し）を追加しました。
①チームメンバーでデザインを検討
①’ステークホルダーへの事前ヒアリング
②その画面で提供するサービスの運用を担当するチームにレビュー
③ステークホルダー（役員）にレビュー
①’では、③に参加するステークホルダーに対し、これからレビューを開始するデザインを直接見せて事前にフィードバックをもらうようにしました。
「直接見せる」というのは、会議を開催するのではなく、
自席に座っている役員に対し、隙を見て話しかけるという意味です！
なぜこの解決策をとったのか
その理由は、レビューを繰り返すうちにステークホルダーが何を重点的に見ているのかが分かってきたからです。
ステークホルダーは、文字やボタンの大きさのようなデザインの細かな話ではなく、会社の利益に直結する箇所を見ていると気がつきました。
例えば、次のような指摘がありました。
・この画面ではバナーを入れてほしい
・サービスのメリットが分かるようなイラストを入れてほしい
などなど。
商品やサービスへの導線を設けたいという指摘がほとんどでした。
これらを踏まえて①’では、レビュー対象全てに目を通していただくのではなく、
ステークホルダーが気にするであろう画面に絞ることで、5〜10分程度で意見をもらえるようにしていました。
結果
ステークホルダーに対して事前にヒアリングを行うことで、大きな手戻りの発生を防ぐことができるようになりました。
さらに、②のレビューにおいても「ステークホルダーはこう言っていた」と伝えることで、レビュー参加者だけでは判断に迷うような内容も持ち帰らずに確定させることができるようになりました。
注意点
サクッと気軽に確認ができる反面、注意点もあるので記載しておきます。
ヒアリング結果のメモを残すこと
対話で話が片付いてしまうと、安心してメモを忘れがちです。
メモをとっておかないと、どのような過程で指摘を受けたのかが分からなくなってしまいます。
チームのメンバーからも、いつの間にそんな話になったんだと思われるので、情報共有の目的もかねて必ずメモを取りましょう。
ヒアリング結果をステークホルダーに共有すること
話したことを忘れがちなのはステークホルダーも同様です。
時間を割いてもらったお礼とあわせて、チャットやメールにて話し合いの内容を共有しておくといいと思います。
おわりに
ふりかえってみると、根回しというのは、仕事をする上で当たり前の手順なのかもしれません。
しかし、根回しが必須であるならば、それも含めた承認のフローを検討すべきだと思います。
当社はまだその辺りが確立していないので、今回のように「こうしたら良くなった」という経験を蓄積し、よりよい方向へ業務を改善していきたいです。