自動で議事録を準備する

概要

手動で議事録の準備をするのが面倒で、自動でやりたかったので新人でも、楽がしたい！ ~議事録の準備~を参考にして作ったが、要件が若干違っていた。

要件

• カレンダーから予定を見て、会議が始まる前に議事録の準備ができている
• SLACKにて通知する
• 会議がない場合は作成をしない
• 議事録ファイルは毎回作ってはいけない
• 議事録のファイルは同じファイルを利用する
• そのファイルの「以下議事録」の下からテンプレートを挿入する

最後の要件が意外と難しく、全て出来なかった。
議事録ファイルから「以下、議事録」を探して位置を見つけて、そこからテンプレートを挿入する。

ロジック

ほとんどが新人でも、楽がしたい！ ~議事録の準備~と同じ。

• １時間毎にGASバッチが起動
• カレンダーを見る。
• 朝会の予定が入っている場合
• 議事録ドキュメントの「以下、議事録」を見つける
• その位置にテンプレートから挿入する。
• SLACKに通知する

各ファイルの役割

• 朝会議事録テンプレートファイル

• GASスクリプト本体

• 挿入するテンプレート

• 議事録ファイルID

• 議事録のファイルID

• 議事録が変わる場合、こちらも変更する

• 

• 自動議事録作成会議名

• カレンダーに登録している会議名

• カレンダーに登録している会議名が変わったら、こちらも合わせて変更する
  

Webhookを発行

slack apiからwebhookを発行する。

GAS

８割が新人でも、楽がしたい！ ~議事録の準備~です。本当にありがとうございます。

コード.gs

// Googleカレンダーに登録された「直近１時間分」のイベントの配列を返す
function getCalendarEventList() {

  var now = new Date();
  var oneHourFromNow = new Date(now.getTime() + (1 * 60 * 60 * 1000));
  var events = CalendarApp.getDefaultCalendar().getEvents(now, oneHourFromNow);

  var eventList = [];
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    eventList.push(events[i]);
  }

  return eventList;  
}
// スプレッドシートに記載された文字の配列を返す
function getEventTitleFromSpredsheet(spredsheetpath) {

  var ss = SpreadsheetApp.openById(spredsheetpath);
  var sheet = ss.getSheets()[0];
  var range = sheet.getRange(1, 1, ss.getLastRow());
  var values = range.getValues();

  var meetingList = [];
  for (i = 0; i < values.length; i++) {
    value = values[i];
    meetingList.push(value[0]);
  }

  // スプレッドシートに記載された文字の配列を返す
  return meetingList;
}
function start(){

  // 議事録自動準備プログラムで、最初に起動する関数
  // 「直近のイベント一覧」と「議事録を作成するMTG名」を取得し、一致する名前があれば議事録を準備する
  var SPREDSHEETPATH = "[自動議事録作成会議名のID]"
  var meethingList = getEventTitleFromSpredsheet(SPREDSHEETPATH);
  var eventList = getCalendarEventList();

  var createFlag = false;
  var meethingName = '';

  for (var i = 0; i < meethingList.length; i++) {
    for (var j = 0; j < eventList.length; j++) {
      if (meethingList[i] == eventList[j].getTitle()) {

        var functionTriggeredTime = new Date();
        var meethingStartTime = eventList[j].getStartTime();

        // 会議の開始時間が、プログラム起動時間より後ならば、createFlag=trueにする。
        // 会議中にプログラムが起動した場合には、議事録は作成されない。
        if (functionTriggeredTime < meethingStartTime){
          createFlag = true;
          meethingName = eventList[j].getTitle();
        }
      }
    }
  }

  if (createFlag) {
    prepareMinutes(meethingName);
    Logger.log('議事録を準備しました。');
    Logger.log('MTG名：' + meethingName);
  } else {
    Logger.log('議事録は準備されませんでした。');
  }
}
//議事録を作成し、slackに通知する
function prepareMinutes(meethingName){

  // slack Incoming Webhook
  var POSTURL = '[WebhookのURL]';

  var fileUrl = insertTemplate();
  
  // slackに議事録へのurlを投稿する
  var message = '議事録を準備しました。' + '\n\n' + '会議名：' + meethingName + '\n' + 'URL : ' + fileUrl;
  var jsonData = {
    'text':message
  };
  var payload = JSON.stringify(jsonData);
  var options = {
    'method':'post',
    'contentType':'application/json',
    'payload':payload
  };
  
  UrlFetchApp.fetch(POSTURL, options);
}

// 「以下議事録」の文字を探す
function getHorizontal(mininutes_doc) {
  var LIMIT = 50; // もしも見つからなかった場合用
  var listItems = mininutes_doc.getBody().getParagraphs();
  for (var i = 0; i < LIMIT; i++) {
    var value = listItems[i].getText();
    if (value.indexOf("以下、議事録") != -1) {
      return i + 1;
    }
  }
  return i;
}

// 議事録ファイルにテンプレートを入れる
function insertTemplate() {
  // 議事録ファイルのIDが入っているスプレッドシートから取得
  var MININUTES_DOC_ID = '[議事録ファイルのID]'
  var mininute_ids = getEventTitleFromSpredsheet(MININUTES_DOC_ID);
  var mininute_id = mininute_ids[0]
  var template_doc = DocumentApp.getActiveDocument();
  var mininutes_doc = DocumentApp.openById(mininute_id);

  var horizontal = getHorizontal(mininutes_doc);
  mininutes_doc.getBody().insertHorizontalRule(horizontal);
  horizontal++;
  template_doc.getBody().getParagraphs().forEach(function(value, i) {
    if (value.getType() == DocumentApp.ElementType.LIST_ITEM) {  // 箇条書きの場合
      mininutes_doc.getBody().insertListItem(horizontal + i, value.getText()).setGlyphType(DocumentApp.GlyphType.BULLET);
    } else {
      mininutes_doc.getBody().insertParagraph(horizontal + i, value.getText());
      mininutes_doc.getBody().getParagraphs()[horizontal + i].setAttributes(value.getAttributes()); // 見出しなどの属性を設定
    }
  })
  return mininutes_doc.getUrl();
}

出来たら動かして、動くことを確認する。

トリガを設定する

１時間毎に動かすトリガを設定します。時計のアイコンから設定が出来ます。

１時間毎に動くように設定します。

一応、これで完成です。

参考サイト

Google Apps Scriptで議事録テンプレ作成を楽にした
GASを利用した定例議事録作成の自動化
新人でも、楽がしたい！ ~議事録の準備~
ありがとうございます。

課題

• テンプレートからコピーする際、以下が出来ない
• 箇条書きがネストしている場合
• 水平線がコピーできない
• 他にもたくさんコピーできないパターンはある
• 担当者が離れてこのスクリプトを止めなかった場合、延々とスクリプトが動いてしまい、ドキュメントが肥大化してしまう
• 自動的の止まる仕組みを入れたいよね〜
• GASの場合、設定ファイル的なものってどこに配置するのが適切なんだろう？
• 「以下、議事録」の設定も、外出にするべきなんだろうか。