昔は使っていたが、今は使わなくていい機能
kintoneは毎月アップデートされ、便利な機能が追加されています。
そのため、以前はできなかったことが、今はできるようになっている、ということが多々あります。
そして、以前は使っていた機能が、今では使わなくていい、ということもいくつかあります。
もうこれは使わなくていいな、と私が思う機能を紹介します。
YEN関数
数値を四捨五入し、先頭に円記号(￥)をつけて、3桁区切りで表示する関数です。
今では、四捨五入する関数ができ、数値や計算フィールドで単位記号と桁区切りの表示を設定できます。
昔、それができなかったときは、YEN関数を利用していましたが、いまでは利用する必要がありません。
YEN関数の結果は文字列になるため、計算フィールドで使うとエラーになるので、文字列(1行)フィールドでしか使えません。
そして、その結果を他のフィールドで数値として参照することはできません。
YEN関数を利用するメリットが全く思いつかないので、使わなくていいと思います。
アプリグループの作成とアプリグループのアクセス権の設定
ポータル直下に作成したアプリにはアプリグループを設定でき、kintoneシステム管理者はアプリグループを自由に作成することができます。
アプリグループにアクセス権を設定すると、同じアプリグループに所属する複数のアプリのアクセス権を一括で設定できます。
今では、スペース内にアプリを移動することができるようになり、スペースを非公開にすることで簡単にアプリを利用するメンバーを限定できます。
昔、ポータル直下に作成したアプリをスペース内に移動できなかったときは、アプリグループによってアプリのアクセス権を設定していましたが、いまは利用する必要がありません。
スペース内アプリは必ず「Public」というアプリグループとなり、変更できません。
どうしても「Public」以外のアプリグループを使いたい場合はポータル直下にアプリを作成する必要がありますが、アプリの管理などを考慮すると、ポータル直下にアプリを作成するデメリットが大きく、いいことはないと思います。
そのため、「Public」以外のアプリグループを作る必要はないと思います。
そして「Public」アプリグループのアクセス権を変更すると、すべてのスペース内アプリに影響が及ぶため、アプリグループのアクセス権の設定は変更しないほうがいいと思います。
kintoneシステム管理で設定できる「アプリグループの管理(閲覧のみ)」「アプリグループの管理」のアクセス権
前述のとおり、アプリグループの作成とアプリグループのアクセス権の設定が不要であれば、kintoneシステム管理で「アプリグループの管理(閲覧のみ)」「アプリグループの管理」のアクセス権を設定する必要もありません。
privateアプリグループ
アプリグループをPrivateにするとアプリの作成者だけが利用可能なアプリになります。
アプリ管理画面の「ライセンスの使用状況」では「private」アプリグループに所属するアプリは除かれますし、アプリの作成者でない場合は「アプリの一覧」に「Private」グループのアプリは表示されません。これは管理上好ましくないと思います。
また、前述のとおり、「private」アプリグループを使いたい場合はポータル直下にアプリを作成する必要がありますが、アプリの管理などを考慮すると、ポータル直下にアプリを作成するデメリットが大きく、いいことはないと思います。
ポータル直下にアプリを作成できないようにすれば、必ずアプリがスペースに所属することになり、privateアプリグループにすることができなくなります。(スペース内アプリは必ず「Public」というアプリグループとなり、変更できません)
自分だけが利用するアプリを作成したければ、「private」アプリグループを使うのではなく、
- アプリのアクセス権で、アプリ作成者のみ権限をすべて持つようにして、Everyoneの権限をすべて外す
または、
- 自分だけがメンバーの非公開スペースを作成し、そのスペースに所属するアプリを作成する
とすればできます。
まとめ
kintoneは毎月アップデートされ、便利な機能が追加されています。
ただ、すでに利用されている機能が削除されることはほとんどないでしょう。
今では使わなくていい、という機能も残っていますが、使わなくていいものは、なぜ使わなくていいかを理解したうえで、使わないようにすればいいと思います。