開発チームへのメモとして、日報の重要性と効果的な書き方についてまとめます。この内容は現在の実践例に基づいていますので、フィードバックがあれば幸いです。RRチームはこれに従って日報を作成してください。
前提
フルリモート開発チーム
日報の意味
- 日報は活動のハイライトを伝え、リモート環境で特に重要なアウトプットです。
- 日報作成は時間の無駄ではなく、業務の整理と次の日の計画に役立ちます。
- 日報は書く人とフィードバックをする人のセットで意味を成します。定期的なフィードバックでコミュニケーションの質が向上します。
日報書く時間は無駄とか、そんなこと高給取りにやらせるのか、みたいな声もありますが。コツを掴めば負担にもならなく、さらにいうと自分の業務内容が整理され、次の日もっとどうするべきかなど整理整頓できていいものになると思っています。
また、日報なんて書いても読まないよ、という声も聞こえますが、ごもっともで、日報読んでフィードバックする気がないなら、日報の意味は半減だと思います。それでも書くことに意味があると思いますが、日報は書く人とフィードバックする人でセットになります。毎日読む必要はないですし、毎度フィードバックする必要もありませんが、定期的に日報を見直してフィードバックすることで、お互いのコミュニケーションの質が俄然上がります。
日報の書き方
結論から言うと、日報は業務の最後にまとめて書くのではなく、まず日報書く準備を業務前にしてから、業務中に少しずつ書いていく、ちょっとづつアウトプットしていく癖をつけることが大切です。
業務を始める前に
- KPIやOKRなどの目標を確認し、明確な目的意識を持って業務に取り組みます。
- その日の業務予定を書き出し、可能であればチケット番号も記載します。
KPI、OKRなどの目標を確認する（組織としてなければ、自分で設定）。なんとなく業務は始めるのも、やってしまいがちですが、毎度どこを目指して業務しているのか、確認することをお勧めします。自分が決めたゴール以外のへの道以外は無駄道と思うぐらいのマインドがいいと思います。
そして、今日の業務で行うこと（予定）をまず書ききます。タスクをチケット管理できている場合は、チケット番号なんかもあるといいです。
業務中
なんの問題もなく業務や開発が進めば、特に書くことなく業務終了まじかまで日報に触れなくて大丈夫です。 ただ、予定通りに物事がいかなかった場合はしっかりと、どうして予定通りに進まなかったのか記載しましょう。
例えば、
そもそもタスクに対しての見立てが甘かった → 今度はちゃんと見立てよう、見立てる力をつけよう、そのためにはどうすればいいのかアクションプラン考えみる、または相談してみる。
予定外のタスクが入ってきた → これはこれでウェルカム、でもそれがなんで、業務開始時に予定していたものよりも大切なのか。単純に入れ忘れたのか、であれば、忘れなうようにするためにはどうするのか、このアクションプランを記載してみる。 横槍刺されたのか、横槍刺された場合は、どうやってそう言うものに対して準備ができるのか、他責ではなくできるだけ自分でできることを考えてみる。ここでは全体の出力を重視する、確かに横槍はいやだ、でも全体の出力を上げられるならよしとする。ただ、その胸日報に記載しないと、チームは理解してくれない、理解してくれないだけじゃなくて勘違いされる。
やる気が上がらなかった、効率が上がらなかった → 疲れていたらやる気は出ない、これもしょうがない、こう言う時もある、でも今後どうやってメンタルも含めたケアをするべきなのか、これも考えてみてアクションプラン。 効率が悪かった場合はどうやったら効率が上がるのか考えてみて記載する。 業務前に体調万全に整えるのがプロフェッショナル。
このように、書くことが大切です。自分は手書きをお勧めしますが、電子でもなんでもOKです。思っていることを出力することが大切です。出力されるタイミングである程度整理されます。出力することは目的でなく手段、整理することが目的なのです。
業務終了10分前、5分前
自分は５分前で十分だと思いますが、余裕を持ちたい方、もしくは思うことがたくさんある時は１０分前に。ここでも、振り返ること自体は手段であり、目的は明日、または次回の業務開始の時のアクションプランが明確になっていること。明日だけでなく、その次の日も含めて中長期的にやらなくてはいけないことを整理する時間だと思ってください。
テンプレート
こちらをご利用ください。ここから必要な項目などアレンジしていくことをお勧めします。
日付
名前
業務開始時：
業務開始時間、何時何分
今日やることはコレ
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業務中：
予定通りにいかなかったこと、なぜいかなかったのか、そうならないためのアクションプラン。
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業務終了前：
業務終了予定時間、何時何分
予定通り行ったか、YES / NO
今日の気付き、アクションプラン
次回の業務開始予定はX月X日X時スタート予定。次回業務時の予定ざっくりとここに記載
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その他、回答して欲しい事など