[Doc] 業務フローを書く

業務フローとは

業務フローとは文字のごとく、業務のフローを表すものです。

なぜ業務フローなんてものに時間をかける？

なぜ、私たちが業務フローなんて気にする必要があるのか。それは既存の業務フローを整理しないと価値あるシステムが提案できないからです（＋業務フローを知らずに要件定義を書くことができないからです）。

基本

業務フローは難しく考える必要はありません、基本を抑えれば簡単です。

始まりと終わり

まずは業務の始まりと終わりをを明示します。どうやって始まって、どうやって終わるのか。誰が見てもわかるようにしておいてください。

フロー

当たり前＋文字通りですが、フロー、このタスクが終わったら次どうなるのか、これを明示します。フローには数字やアルファベットなどを振って補足分や説明するときにわかりやすくしておきましょう。

条件分岐

どういう条件の時次のタスクへ行けるのか、行くのか。これを明示します。条件は曖昧なく、もれのないように定義してください。 A or Bという分岐なのにCというオプションがないように、網羅が大切です。

スイムレーン

業務を行うチーム、区分、部署を明示します。業務の量が少ない、もしくは登場回数が少ない部署に関しては、浮島と言って四角で囲って浮かしてしまうような手法をとってコンパクトにすることも有効的です。

読み手を考える

読み手のリテラシー、事前知識などをくみ取って、とにかく業務の図をみてわかりやすい用に工夫をしてください。

業務フローステップ

1. ヒヤリング

業務に関わるメンバーから業務のヒヤリングを行います

2. スイムレーンの作成

業務に関わるメンバーをグルーピングし、スイムレーンを作成します。

3. 下記の図を使って業務を書き起こします。

簡易な業務フローであればパワーポイントでも簡単にかけます。よりアドバンスなものや、多くの業務フローを書く必要がある場合は、Visioなどの特殊ツールを使うと効率アップです。

始まりと終わり

処理

分岐

ほぼこの3つで業務を表現することができます。その他にもフローチャートグループにある図全てを業務フローでも使うことができますが、それはまた別の機会に説明します。

例

簡単な例として、販売サイトから受注してから発送するまでのフローを書いています。

登場人物は、サイト運用チーム、商品梱包チーム、商品配送チーム、配送会社、在庫管理チームになります。　まずはスイムレーンを作成。

業務フローをまず言葉で表現すると、

1. サイトで注文が行われ、注文受注メールがサイト運用チームへ。
2. サイト運用チームは受注メールを受けて、内容を確認してから倉庫に配送リクエストをメールで送ります。
3. 梱包チームは依頼をうけて、商品を探し梱包、梱包完了した旨配送チームに連絡。
4. 配送チームは宅配会社のシステムより伝票を印字。
5. 配送チームは集荷依頼を宅配会社にかける
6. 配送会社が集荷にきて配送

となりますので、はじめの受注メールから配送が始まるところまでの処理を書込みます。

あとは順番にフローを作成します。受注メールを確認して、梱包チームに梱包と配送依頼を出すというフローを追加します。

次に梱包完了の連絡と配送用伝票を印刷、配送会社の依頼、

と、こんな感じでございます。今日は以上です。（在庫管理チームのスイムレーンには今回なにもないのですが、次回にもっと複雑なフローを入れていきます）