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問題解決報告書 資料作成術 企画提案書 プレゼン資料 アナロジー思考 革新的なアイディア

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はじまり

はぁ

うぉ〜〜〜
アイディアがたくさん生まれるぞ!!!
資料作成なんてたくさんかいてしまえば簡単だ!!!

、、、(数時間後)、、、

プレゼン後

チーン

なんで、どうして僕のアイディアが斬新なものばかりで一杯あるのに、、、

と資料作成で悩んでいる方!!聞いてください。

書けばいいってわけでも
何も考えずに行動していても意味がありません

説得力のある資料作りとして有名な「PREP(プレップ)法」を使う人もいると思います。

「Point」(要点)
「Reason」(理由)
「Example」(例)
「Point」(要点)

まずは、要点を書き、次にその理由を説明して、さらに具体例を出した後、再び結論にまとめる方法です。

口頭で説明する時に頭の中がわかりやすいです。
文章で説明すると文字がダラダラと続いてしまい、長ければ長くなるほど理解しにくくなります。
しかも、最初の結論がズレていたらダメな資料となってしまいます。

資料作成において、現状を徹底的に観察し、問題が起きている理由を深く分析するのが第一歩になり、本質的なことだけを紙一枚に書くようにしましょう。

資料作りの「7つのステップ」

「7つのステップ」に仕事術がある。

テーマ:
1、背景
2、現状
3、目的設定
4、真因分析
5、解決策(代替案)
6、実行計画
7、結果検証

この7つのステップによって説得力のある業務改善提案や組織改革提案などの問題解決の資料が作れるのです。

STEP1 背景

なぜ、そのテーマを設定するのかを説明する。
「背景」を埋めていくと、設定しているテーマは本当に解決すべきかどうかが自分でもわかってきます。さほど重要ではないと思ったら柔軟にテーマを変えよう!
・背景の説明
問題を取り上げる事情を書きます。世の中の流れや業界事情といった視点からテーマを書くことも大事。
・あるべき姿
上記の背景説明を踏まえて、自分たちの目標を書きます。
※上記を補足するための図表やグラフ、データを入れるとより説得力が増します!!

STEP2 現状

今どうなっているのかを説明する。
「現状」【三現主義】で現状を明らかにします。
・定量データ集め
数字で表現されているデータを集めます
・定性データ集め
インタビューのコメントや意見など、数値ではわからない生の声を集めます
※上記を補足するための図表やグラフ、データを入れるとより説得力が増します!!
特質要因図で定性データをまとめる
オフィスワークでは定量データの推移血が取りにくい現場もあります。
その場合、聞いた意見や、クレームをグルーピングし、その定性データを特性要因図で整理すると分かりやすくなります。

STEP3 目標設定

具体的に何を目指すのかを説明する。
「目標」ステップ1の「背景」で書いた「あるべき姿」とステップ2の「現状」を見て、達成すべき現実の目標を書きます。
「目標」を書く際の3つのポイント
1、いつまでに達成するかの期限を明記する。
2、具体的な数値目標を書く
3、目標を達成する手段は書かない

問題解決の目標
現状→目標→あるべき姿
問題解決の目標は、現状とあるべき姿の間にある。

5回の「なぜ?」を繰り返していく中に問題の神髄が見つかる

STEP4 真因分析

目標と現状にギャップができている問題の原因は何かを分析する。

STEP5 解決策(代替案)

STEP4 で導いた原因に対する対策案を複数リストアップし、それぞれを評価して何に取り組むかを決定する。

STEP6 実行計画

誰が、いつまでに、何を実行するのか、スケジュールを設定する。

STEP7 結果検証

実行して結果があったかどうかを書き、わかったことを組織で共有する。

各ステップを埋めていくことで、本質的な思考を身につけることができます。
問題解決力、企画提案力、人を納得させるためのストーリー化(シナリオ化)する力の3つを主に指します。

PDCA

Plan(計画)

背景
現状
目標
分析
解決策
実行計画

Do(実行)

実行計画

Check(評価)

結果検証

Action(改善)

結果検証

Planを重視します。
現状や問題の原因の把握の前に焦って実行することが問題解決の最大の落とし穴になります。