概要
入社してから3年経ったので、入社時点で苦手だったことをどうやって改善してきたかについて考えをまとめる意味で記事を書くことにしました。
仕事の環境
- ほぼ全日リモートワーク(月一のみ出社)
- 部内でのコミュニケーションにはRocket.chat、Teamsを主に利用
- 部内でのタスク管理はRedmineを利用、プロジェクトごとに定例で確認
入社時に苦手意識があったこと
入社時に苦手意識があった点は以下の2つです。
- 自分の作業について、適切に報告・連絡・相談(以下報連相)をすること
- 予定やタスクなど、忘れるとまずいことを覚えておくこと
この苦手意識があることに対して、現在も取り組んでいる対策が以下の通りです。
どうしてこのような取り組み方になったかは、次の項目で見ていきます。
- 自分の作業についての情報を見える状態にする
- 自分の頭に情報を残さず、外部のツールに覚えておきたいことを書き写す
現在の取り組み
1. 自分の作業についての情報を見える状態にする
1つ目の取り組みは「自分の作業についての情報を見える状態にする」です。
状態を見える状態にすると書くと抽象的ですが、要するに自分の作業についての情報(進捗・作業手順・疑問点など)をチャットやRedmineのチケットなどに書く習慣をつけるということです。
入社してからしばらくは仕事上でのチャットやRedmineのチケットの使い方にも慣れておらず、自分の作業についてどの程度報連相をすればいいかもわからなかったので、以下のような問題が発生していました。
- 他の人の目線から、自分が取り組んでいることや進捗が不明確になる
- 認識が間違っている点がある場合、他の人から指摘をもらえない
これらの結果として、1はタスクが滞っていることが把握できず期限に間に合わない、作業の報告がないので仕事をしていないように見える、2は作業内容が間違っていた場合に一からやり直す必要があるなどの悪影響を及ぼします。
このような問題があったため、報連相すべき情報が自分でわかりづらいのであれば一旦自分の作業情報を全てチャットやRedmineのチケットに書き出してみようというぐらいの意識で作業を進めてみました。
すると、当然ですがそれ以前と比較して他の人からのフィードバックが明らかに増えました。フィードバックが増えてくるとフィードバックが多い情報=報連相が必要な情報だと把握できるのでチャットやRedmineのチケットに整理する情報も必要最小限になっていきました。
このような経験を踏まえて、「自分の作業についての情報を見える状態にする」ことで得られる利点は以下の通りです。
- フィードバックがもらえることで、必要な情報がわかるようになる(以下はその影響)
- 他の人の目線から、自分が取り組んでいることや進捗が明確になる
- 認識が間違っている点がある場合、他の人からの指摘が早めにもらえる
2. 自分の頭に情報を残さず、外部のツールに覚えておきたいことを書き写す
2つ目の取り組みは、「自分の頭に情報を残さず、外部のツールに覚えておきたいことを書き写す」です。
こちらも言葉だけだと意味が分かりにくいですが、要は自分の頭にある必要な情報はすぐに外部のツール(部内・社内から見えるもの)に転記しましょうということです。
入社してしばらくは、予定やタスクなどができた際にメモを取るだけとってそのままにすることが多かったため、それらを忘れてしまうことがしばしばありました。
そのため、自分のメモに書くだけでは忘れるのであれば通知や定例での確認があり、自分以外の力で思い出せるツールを利用することを考えました。具体的には予定やタスクができた時点でOutlookで予定を作成する、Redmineのチケットを作成するなど自分の頭で覚えておく必要が極力ない環境を作るようにしました。
また、その後追加の情報があれば、1の通りに各種ツールに情報を追記し自分の頭に情報が残らないように努めました。
その結果、予定やタスクを忘れることが大幅に減り、以下のような利点を得ました。
- 必要な情報は全てツールに残っているので、情報を確認するのが楽になった
- 1の取り組みと合わせることでツール上の情報を他の人も確認でき、情報共有やフィードバックが楽になった
個人的には、必要な情報を全てツールに移すことで、忘れている情報はないかと心配しながら過ごす必要がなくなったのか一番の利点だと思っています。
以下、参考までに自分が主に利用しているツールと記載している情報を載せておきます。
- Outlook
- Meetingや研修など、予め開催時刻が決まっている予定
- 問題解決のために開催することになった緊急Meetingの予定
- Redmine
- 部内で共有するタスク関連の情報(チャットで即時解決できないことはとりあえずチケット化している）
- 部内で共有したい情報(PCセットアップ・部内推薦図書など)
- Bear(ノートツール)
- Redmineで扱う必要のない個人の作業メモ、備忘録
まとめ
入社してから3年経ったということで、入社時に苦手意識があったことと改善するための取り組みを2つ書きました。記事として考えを整理することで、意識していなかった利点も見つかったので今後も気が向けば別のテーマで記事を書いてみようと思います。
少しでも参考になる点があれば、実践して自分の環境に合うようにカスタマイズして取り組んでみてください。