概要
自分以外の人に仕事を依頼する際にコミュニケーションミスがあり、改善する方法を検討したので記事として残します。
状況
- 自分以外の人に対して、仕事を依頼することを想定します
- 仕事を依頼する相手は、同じプロジェクトのメンバー(プロジェクトについては自分と同じぐらいの理解度)とします
発生した問題
- こちらが想定している意図、仕事の内容が正しく伝わっていないこと
- その結果として、こちらの意図しない成果物が提出されること
問題の原因について考える
問題は想定している意図・仕事の内容が正しく伝わっていないことですが、その原因は以下の通り依頼する側・依頼される側それぞれにあると考えます。
- 想定している意図・仕事の内容を伝えていない、もしくは伝えた情報に不足があること(仕事を依頼する側)
- 十分な情報を伝えたが、受け取った側が異なる解釈をした、もしくは理解できていない部分があるまま作業に取り組んだこと(仕事を依頼された側)
原因1の場合
情報の伝え忘れ、もしくは伝えた情報の不足が原因である場合、情報を確実に伝えられる仕組みを作ることが対策として考えられます。
例:
- 仕事を依頼する際作成するチケット用に、必要な情報を記入する欄を用意したテンプレートを作成する
- テンプレートの中に、以下のような現状と作業後のサンプルを入れることも有効かもしれません
現状のレスポンス
{
"status": 404,
"message":"エラー"
}
修正作業後のレスポンス
{
"status": 404,
"message":"ユーザーが見つかりません"
}
仕事を依頼する側が内容を明確に把握できていない場合、伝える情報が不足する、間違った情報を伝えるなど別の問題が発生する可能性もあります。
そのような場合は、依頼する仕事周りの状況を詳しく知っている人に確認をとり、不明点をなくした上で依頼をするなどの対策が別途必要です。
原因2の場合
情報を伝えられた側の理解に問題がある場合、理解した内容を細かく確認することが対策として考えられます。
例:
- 仕事の成果物を早めの段階で確認し、その後も定期的に認識にズレがないか確認する
- チャットなど文章のみでのやり取りではなく、Webミーティングなどを利用し相手の反応を見ながら情報が伝わっているか確認する
上記の原因2に対する対策は相手依存な面があるため、他の対策と合わせて実施することが望ましいでしょう。
まとめ
- 仕事を依頼する際のコミュニケーションミスの原因は、以下のように依頼する側・依頼される側の両方にあると考えました
- 情報の伝達ができていない、もしくは伝達した情報が不足していること
- 十分な情報を伝達したが、受け取った側が異なる解釈をした、もしくは不明点があるまま作業に取り組んだこと
- 原因に応じて様々な対策が考えられますが、メリットしかない対策はありません
- 複数の対策を併用することでより効果的に、かつそれぞれの対策のデメリットを低減してコミュニーケーションミスを減らしましょう