タスク管理ツール「ClickUp」とは
ClickUpとは、こちらのタスク管理ツールです。
仕事でも個人でも、もう２年以上愛用しており、私にとってはなくてはならないツールなので、どのようにカスタマイズして使っているかと、好きなところをご紹介します。
私はFreeプランで利用しています。個人で使う分には、Freeプランで問題なく利用できるかと思います。たくさんの機能があり、これできるのかな？と調べると大抵できると感じています。
どのように使っているか
主に「List」と「Doc」のビューを使っています。
「List」ビュー
ステータスごとに、タスクを表示できるビューです。
私は、以下の「ON GOING」「CONFIRM」「MEMO」「TODO」と、画面に表示されていないですが、「PENDING」「COMPLETE」「COMPLETE TODAY（試験運用中。使ったり使わなかったり。）」を利用しています。
よく利用するステータスは、以下のような使い分けをしています。
そして、タスク・確認が終わった時に「COMPLETE」にしています。「COMPLETE」になったタスクは画面に表示しない設定としているため、細々としたタスクをたくさん行った日に、結局今日何をしていたのだろう・・・となってしまうことがあり、「COMPLETE TODAY」というステータスも作ってみました。いったん完了したタスクを「COMLETE TODAY」にし、翌朝まとめて「COMPLETE」にするという運用です。ただ、少し面倒ではあるので、細々としたタスクがたくさんあるような状況の時だけ使っています。
カスタマイズした点
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ステータスの追加
前述のようなステータスになるように、デフォルトでなかったものは、追加しています。ステータスの追加は、「Board」ビューの一番右の「ADD STATUS」からできます。 -
項目のカスタマイズ
初期状態
→ 「ASSIGNEE」「PRIORITY」は不要なので削除し、以下を追加しています。
「STATUS」：前述のステータス
「START DATE」：予定で開始しようと思っている日
「DUE DATE」：締切があるものの締切日（設定しておくと、締切日にメール通知してくれます。）
「TIME ESTIMATE」：予測時間
「TIME TRACKED」：実際にかかった時間。タイマー機能で測定することもできます。
「COMMENTS」：コメントを残せます。途中で作業をやめた時に、次はxxからのように記載したり、参考URLをはっておいたり、意外と便利です。
リスト右端の <+> ボタンの から項目の選択ができます。
- サブタスクの予測時間を集計して、親タスクに表示する
サブタスクに予測時間を記載すると、そのタスク全体でどれくらいかかりそうかを集計してくれる設定です。なんとありがたい。設定方法は以下のURLに記載があります。
「DOCS」ビュー
名前の通り、文章を記載できる画面です。私は、個人開発の進捗日記的に利用しています。また、利用しているサービスのURLなど、ちょっとまとめておきたいことを記載しておくのにも便利です。
ここで開発日記をつけてきたことで、１年間くらいからちょこちょこ開発してきていたのだなとわかり、モチベーションになりました。（忙しい期間は１ヶ月とか平気であいてしまってはいますが・・・。）
ClickUpの好きなところ
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タスクごとの予測時間と、実際の消化時間を記載できる
先ほど記載した「TIME ESTIMATE」、「TIME TRACKED」の機能です。タスクがたくさんある時に、どれくらいで終わりそうか整理できて、実績と比較ができるので、これがあるのが重要だと感じています！ Microsoft TODO も概ね気に入っていましたが、予測時間を記載できないのが悩みでした。また、実際の消化時間は、手打ちで「2h」のように入れることもできますし、タイマーで測定することもできます。やる気が出ない時に、タイマーで計測しておくと、もうこんなに時間がたってしまった！とわかるのでおすすめです。さらにこのタイマーは、止め忘れてしまった時に、後から時間を修正することもできます。なんと親切なことか。 -
サブタスクを管理できる
タスクを細分化して整理するのに役立ちます。大きなタスクは気が滅入ってしまうので、細分化してまず一つ目から取り掛かります。さらに前述のように、予測時間・消化時間をサブタスクの分を計算までしてくれます。 -
優先順位がわかりやすい・変更しやすい
これはClickUp特有ではないかもしれませんが、優先順にタスクを簡単に並び替えできます。途中で割り込みの作業が発生しやすい仕事なので、順番を入れ替えやすいのは助かります。昔付箋で管理していたときは、並べ替えが大変でした。 -
Webブラウザやスマホアプリなど色々なプラットフォームがある
私は、Webブラウザを主に利用しており、PCを開いていない時に思いついたタスクをスマホアプリから入力しています。わざわざPCを開かずに登録できるのは、忘れる前に記載できて良いです。 -
締切のリマインダー機能がある
これが無いと、もう締切を守れないかもしれないというくらい、頼り切っています・・・。
おわりに
たくさん機能があるツールなので、まだまだ使いこなせていない部分もあるかもしれませんが、とてもお世話になっており、おすすめのツールです。もしタスク管理にお悩みの方がいらっしゃれば、ぜひ使ってみてください。
追記 新機能 Timesheets
最近、最高な新機能が追加されているのを発見したので、追記します。"Timeshees" という機能で、各タスクにかかった時間("Time tracked") を入れておくと、日毎・タスク毎に一覧で出してくれます！これで細々としたタスクをこなしていた日に、今日結局何していたんだっけ・・・とならずにすみます。最高すぎる新機能ありがとうございます！！
後は、ClickUpを表示していない時でも、画面の端とかにTimeTrackedが表示される機能がほしいです・・・。（欲張り）
追記2 TimeTrackedの回数制限について
上記で紹介している、TimeTracked機能ですが、無料プランの場合は60回までという制限があったようです。（もっと使っていた気がしたけど、最近上限がきました。）
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6304291811479-Intro-to-time-tracking
(Xでつぶやいたら、公式から60回というメッセージをいただいたけど、マニュアルだと100と書いてあるような...?)