はじめに
会議が多すぎ・長すぎると、個人の作業時間が確保できず、業務スピード・品質に悪影響を及ぼす。
無駄な会議は可能な限り削減すべきであり、会議時間は必要最小限にとどめるべきである。
本ページでは、そのための具体的な方策を記述する。
※実現可能性を重視して、情報量を最小限にとどめている
前提(環境)
- Microsoft365を導入している
- MyAnalyticsが使える
1. 現状の定量化
何よりも最初にやるべきは「定量化」。
どれだけ自分が会議に時間を費やしているかについて、定量的に把握することが何よりも重要。
Microsoft365導入企業であれば、MyAnalyticsで簡単に定量化できる。
例
引用元
経験則では、コラボレーションの比率が30%以内に収まっていることが理想的。
※もちろん職種・役職によって会議時間比率の理想は変動すると考えられ、一義的に決めるのは難しい。
2. 原因分析
なぜ会議時間が長いのか？その原因を以下2つの観点から分析する。
どんな種類の会議が多いのか？
一般的に、会議には以下4種類あると考えられる。
- ブレスト
- 意思決定
- 情報共有
- チームビルディング
任意の2～3週間を対象にして、どの会議に時間がかかっているのかを特定する。
「情報共有」に多くの時間がかかっていると、会議時間削減の可能性が高いと考えられる。
事前準備は十分か？
アジェンダが準備されている会議はどの程度あるか？
十分に準備されていない会議が過半数だと、会議時間削減の可能性が高いと考えられる。
3. 改善策立案
原因分析結果に応じて改善策を立案する
原因は人・組織でばらつきが大きく生じると考えられるので、画一的に改善策を提示すべきではない。
しかしながら、一定の例示があるとイメージしやすいと思うので、以下に例示する。
例：「情報共有」目的の会議時間を削減する
特に無駄な会議になりやすいのは「情報共有」。
「全社会議」「全体会議」として、ただ資料を棒読みするだけの会議は必要ない。
わざわざ全員同じ時間に集まることをせずに、わかりやすいドキュメントを作って配布すれば十分である。
※もちろん感情的納得感を醸成するために行う情報共有には一定の価値があるので、「情報共有目的の会議＝すべて不要」とは考えていない。
例：会議のタイトルに必ず会議の種類を記載する
タイトルの冒頭に会議の種類が記載されていることで、会議のゴール認識が統一しやすくなる。
例えば以下のようなイメージ。
- 【情報共有】●●●について、詳細情報を共有する
- 【意思決定】A事業の人員計画を決定する
- 【ブレスト】新規事業Bのアイデアを出す
例：アジェンダ準備を徹底する
事前に文書化されていることで、主に以下のようなメリットがある。
- 会議前に参加要否を判断可能
- 会議が必要なく、チャットで完結できるような用件のときに、それを事前に検知できる
- 深度ある議論が可能になる
なお、アジェンダは編集作業コストの小さいツールで作成すべきである。
具体的には、PowerPointやGoogleスライドのようなスライド作成ツールを避けて、OneNoteやNotionを使用すべきである。
おわりに
会議の生産性向上に関する情報は、現代であれば簡単にキャッチアップ可能。
しかしながら、いまだに無駄な会議に苦しんでいる企業・従業員はまだまだ多いと想像する。
参考文献