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サクっと作れるのに予想以上に好評でした!備品の貸出管理簿

Last updated at Posted at 2024-06-07

DXでスーパーの業務の改善をすべく、
まだまだ初心者のわたくしですが日々奮闘中です!
今回はGoogleのAppSheetを使って、備品の貸出管理簿を作ってみました。

なぜ作ろうと思ったの?

わたくしたちの会社では、いまだに店舗の備品の貸出管理簿が手書きなんです。
タブレットやHHT(バーコードからデータを読み取るモバイル端末)、モバイルプリンター(値引きシールの発行に使う)など、どれもかなり高価なものですので利用する時には貸出管理簿に記載することになっています。
ただ、手書きですのでちょっとめんどくさい・・・
めんどくさいから書かない人もちらほら・・・
紙もどんどん増えてく・・・
なので、もっと簡単に管理できないかと思い、AppSheetで管理簿を作ってみました。

追記(6/11)

備品の貸出管理2.png

完成品(スマホから操作)!

スマホから操作してみました。
セキュリティー上の課題もありますが個人のスマホからでも操作できるのはラクですね!

作成の手順

1.Googleスプレッドシートに基本となるデータを入力

シートを3つ作成しました。
1.貸出簿
2.備品
3.従業員名簿

01備品貸出簿スプレッドシート貸出簿シート.png

02備品貸出簿スプレッドシート備品シート.png

03備品貸出簿スプレッドシート従業員名簿シート.png

行1は、この後columnの名前となりますのでとても重要です。
分かりやすくしておくといいです。
列1も各シートを代表するデータにしておくと、これもあとあとシートを参照するときに便利です。

2.AppSheetを作る

拡張機能からAppSheetを選択してアプリを作成します

04備品貸出簿AppSheetアプリ作成.png

アプリの大枠を自動的に作ってくれます。
これでほぼ半分くらいはできあがりです。
細かいアレンジはできませんが、その分シンプルで簡単です。
アプリができあがるとスプレッドシートの横に新しいタブが作られます。
以降はこちらのタブ、AppSheetを使って作業をしていきます。

11備品貸出簿AppSheet最初.png

3.データにテーブルを追加する

まだAppSheetを作ったばかりだと、スプレッドシートの最初のシートしかデータを参照できないので、まず最初に他のシートもデータに加えます。
一番左にあるアイコンからDataを選択し、+マークからAdd New Dataを選択します。
同じスプレッドシートにあるシートなら、すぐ分かるように大きく出てきますので、
今回は備品シートと従業員名簿シートを追加します。

12備品貸出簿AppSheetAddnewData.png

4.Viewを変更

このままだと貸出簿としては見にくいため、表となるようにアプリのフォーマットを変更します。
一番左のアイコンからViewを選択し、貸出簿View typetableにします。

13備品貸出簿AppSheetView貸出簿table.png

おおまかな流れはできたので、簡単な動作テストしてみます。

ただ、このままだと手入力なのでせっかくアプリを作ったのに逆にいろいろ大変です。
もっと操作を簡潔にしていきます。

5.データを作り込む

ここから細かい設定を修正していきます。

14備品貸出簿AppSheetData変更.png

5-①備品番号をドロップダウンリストにします
 備品の数も多くないので(今回は3種類がそれぞれ4つ、計12個)ドロップダウンで表記してクリックだけで選択できるようにします。
TypeRefにします。
Refとは、参照するテーブル(シート)の1列目と結びつけることができます。
Source table備品にすることで、
備品シートの1列目の項目がリストとして表記されます。

15備品貸出簿AppSheet備品番号のRef.png

5-②所属部署もドロップダウンリストにします
TypeEnumにすると、以下のValuesの値をドロップダウンから選択できるようになります。
必要な分だけ所属部署を追加します。

16備品貸出簿AppSheet所属部署のenum.png

5-③名前もドロップダウンリストにします。
これも備品番号と同じくTypeRefに設定してSource table従業員名簿にすれば、従業員名簿のテーブル(シート)の1列目のデータをリストにしてくれます。
従業員が増えた時にもシートに名前を追加して更新すれば、リストに自動で追加されます。

17備品貸出簿AppSheet名前のRef.png

5-④横にスクロールさせ、他の項目の修正をします。
REQUIRE?(必ず入力が必要か?)のチェックを変更します。
備品番号は何を貸し出すのか最も大事ですのでチェックを入れます。
返却日返却時間にチェックが入っていたら外します。
当たり前ですが返却はまだ先ですので必須ではありません。

18備品貸出簿AppSheet変更4.5.6.png

5-⑤貸出番号INITIAL VALUEにコードを入れます。
新規で貸し出す度に貸出番号が1ずつ増えていくようにします

=MAX(貸出簿[貸出番号])+1

5-⑥⑦返却日返却時間は空白にします
当たり前ですが返却するときに入力なので、今は空白でOKです。

ここまででかなり操作も簡単になりました。

6.返却ボタンを作る

「返却」は備品を返した日時が分かればいいだけですので、アクションボタンで対応できるようにします。

21備品貸出簿AppSheetAddaction.png

6-①②一番左のアイコンからActionsを選択し+マークのAdd Actionをクリックします

22備品貸出簿AppSheet返却Action.png

6-③Actoin nameは何でもいいのですが「返却」としておきます

6-④Do thisは今回は変更しなくていいです
そのままData:set the values of some columns in this rowでOKです

6-⑤Set these columns返却日返却時間のコードを入れます
返却した時の日時ですので、「今」の日付、時間とします。

6-⑥条件を追加します
返却するのは貸出中の備品だけですので、
返却ボタンが表示されるのも貸出中の時だけにします。
BehavirOnly if this condition is true
以下の式を入力します

=ISBLANK([返却日])

以上で返却ボタンが完成です。

ついでなので、「貸出」も分かりやすくしておきます。
もともとあるAddボタンをそのまま「貸出」に変更するだけです。

23備品貸出簿AppSheet貸出Action.png

6-⑦もともとあったAddアクションを選択

6-⑧DisplayDisplay nameを「貸出」にします

7.所属部署をAutomationで自動入力にする

名前を入力したら所属部署も分かるので、自動入力にして手間を省きます。

31備品貸出簿AppSheetAutomation.png

7-①②AutomationからCreate a new Botを選択します

7-③Configure eventになんでもいいのでわかりやすい名前を入力

7-④Event TypeData Changeはそのまま

7-⑤Table貸出簿にします

7-⑥Conditionに以下の式を入力します

AND(
  ISNOTBLANK([名前]),
  ISBLANK([所属部署])
)

32備品貸出簿AppSheetAutomation.png

7-⑦Add a stepをクリックして自動化する内容を設定

7-⑧Run a data actionを選択

7-⑨Custom actionを選択

7-⑩Set row valuesを選択

7-⑪Set these column(s)を変更

所属部署=ANY(SELECT(従業員名簿[所属部署], [名前] = [_THISROW].[名前]))

とすることで、名前に連動して所属部署が自動で入力されます。

完成です(PC,タブレット操作)!

職場のみんなからの評価は?

せっかくですので、実際に職場の方に使ってもらいました!

使ってもらった人

〇管理マネージャーTさん(社歴15年くらい)
〇ステープル担当Uさん(社歴7年くらい)
〇デイリー担当Yさん(社歴4年くらい)

感想

これは便利!100倍早い!(Uさん)

ありがとうございますっ!
100倍はおおげさですけれど、名前(フルネーム)や所属部署、日時などを書く時間と比べると、確かにかなりの時短になりました。

書くより簡単になればみんなやるかも?(Tさん)

アプリの使い方に慣れれば、書くより簡単です!

誰かが書いてると順番待ちになるが、それも解消できる(Yさん)

すぐ借りたいのに、先に書いてる人がいると待ち時間が発生してしまって、忙しい時は書かないで持って行ったりもあるので、複数のPCなどから入力できれば待ち時間なくスマートです。

返却がめちゃくちゃ楽!ワンクリックで完了できるのは便利!(Uさん)

ありがとうございます!
返却はワンクリックなのでとてもラクです!

入口をどうするか(Uさん)

「入口」と言うのは「アプリの始動の仕方」の意味です。
常時アプリを開きっぱなしにしているのか、デスクトップにショートカットキーなどを作るのか、専用のパソコンやタブレットなどを用意するのか、完成品が採用になるようでしたらどうやって運用していくかも決めないとです。

高齢者でもわかるように(Tさん)

そうですね。
今回はAppSheetで作ったので英語表記も多めで、高齢者には優しくないです・・・
もっとわかりやすい表現にする必要があります。

中国人でもわかるように(Yさん)

これはわたくしの所属する店舗には中華料理のテナントさんが入っていて、中国人がたくさんいらっしゃるので、彼らにも分かるようにって意味です。
中国語表記とかできるのかな・・・
ボタンとかなら言語を2つ表記できるかもです

5時間経ったら警告が表示されるように(Yさん)

会社のルールとして、貸出時間はMAX5時間までとなっています。
5時間を超えての貸出はNGで、その前に返却しなければなりません。
そのため、5時間を超えて借りている人がいたら、アラームでお知らせするように設定したいとのことでした。
なるほど、できそうなら実装したいですね。
アラートマークみたいなのでしたらアクションボタンでできそうです。
ただ、ボタンをどこに出すかの設定はAppSheetだとできないかもしれません。

それでもそもそもやらない人がいるよね(Uさん)

ええ、それは・・・
できるだけ簡単にして、だれでもすぐできるようなアプリにすることと、
あとは必ずアプリで入力するように指導、教育していくことかなと思います。

やらないとロックがかかって持ち出しできないようにできないか?(Yさん)

できたらいいのですけれど、装置の開発が必要になりそうです。
全店導入だとコストかかりますので、難しいかなぁ・・・

返却ボタンを忘れちゃった場合どうなるのか?(Tさん)

返却したけど、アプリの「返却」の操作を忘れてしまうとアプリ上はずっと貸出中になってしまいますね。
いろいろ細かい設定が必要になりそうです。
今後の課題とさせてください。

偽装できないよね(ある意味不便)(Tさん))

はい、日時などは原則偽装できなくなります。
ただ、操作を知ってる人でしたら編集できますし、
スプレッドシートに直接入力もできます。

余計なところを押しちゃった時に分からなくなったり壊しちゃったりしそう・・・(Yさん)

変更できないようにロックをかけたり、管理者以外は編集できないように保護できると思います。

最後に

みなさんからの評価は思ったより好評で、これは実装する価値あるのかなと感じました。
いつもは当たり前になっている業務も「これって他に何かいい方法ないかな?」って考えることで、改善につながることはたくさんあるはずです。
まだまだデジタル初心者のわたくしですが、これからも身近な業務に「?」を見つけ出して改善できたらなと思います。

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