最近、忙しくないですか？
こんにちは！最近仕事に追われていて「中々自分の時間が取れない」「何とかして業務の生産性を上げたい」そう思われている働きざかりの皆様に朗報です。
Vivaインサイトを使う事で自分の時間を守りつつ、より効率的に仕事を進める事ができるかもしれません。
私自身、リモートワークになってからというものの、移動の時間など”たわみ”の部分が全くなくなってしまったので、隙間なく予定が埋められてしまい、このようなカレンダーになっている事があります。
私が前に打ち合わせしたお客様では、あまりに絶え間なく会議が入るので途中で抜けられるようにこんな壁紙も用意してました。笑
※写真はイメージです。
こういった事を改善するために、本日紹介するVivaインサイトを使って自分の時間確保や、アプリの便利機能を使ってみましょう、というのが本日の趣旨です。
Vivaインサイトとは何か？
簡単に言うと「毎日をもっと快適に過ごすための」ツールです。
下記が画面となりますが、ここから集中する時間を抑える（フォーカス時間）、自分の気持ちを記録する（リフレクション）、他のメンバーに感謝を送る（称賛）などを行う事ができます。
Vivaインサイトのアプリを追加
それでは早速、Vivaインサイトを使ってみましょう。
これからの作業は兎にも角にもTeamsでアプリを追加する必要がありますので、
下記STEP1〜3の通り、アプリを追加してみて下さい。
もしくは、下記URLをクリックする事でTeamsが起動し、Vivaインサイトのアプリの追加と起動できます。
https://aka.ms/HirakuVI
もしアプリが出てこない場合は管理者様によって利用が制限されている可能性がありますので、自社のシステム管理者様へご確認下さい。
フォーカス時間
まず皆様に設定いただきたいのは、自分の時間を確保する「フォーカス時間」です。
これを設定する事でカレンダーに隙間なく入れられる予定にSay Goodbyeできるかもしれません。
設定方法ですが、Vivaインサイトのアプリを開くと「時間の確保」というタブがあるのでそちらをクリックしてください。
すると、下の方に「自分の時間を確保」というカードが出てくるので「開始」を押します。
そうすると、
- 「どのくらい時間を確保したいか」
- 「どの時間帯にスケジュールしたいか」
- 「フォーカス時間中はTeamsのチャット通知をOFFにしたいか」
を順に聞かれますので、それぞれ設定してください。
※後で変更可能です。
こちらを設定すると、設定した翌週以降からフォーカス時間が”自動的に”予定表に登録されるようになります。
個人的なおすすめは、「1時間」＋「朝」＋「チャット通知をOFF」です。
一般的に朝は集中しやすい時間帯と言われており、私は作業時間が長いとダラける傾向もあり笑、作業中にチャット通知が来るとそっちが気になってしまうため、このような設定にしています。
※午後の打ち合わせラッシュを防ぐには、午後で設定すると良いです。
Outlookアドインの利用
VivaインサイトにはOutlookのアドインでも便利機能が提供されているので、こちらも追加していきましょう。
まず、Outlookの上部のメニュー、一番右端に「Vivaインサイト」というアイコンがある場合は既にアドインが入っている状態になっています。
※次の画像を参照。
もしここにアドインが無い場合は「アドインを入手」から検索をして、追加する事ができます。
次に「メールの送信予約」の機能をこれから使うために、設定を有効にしておきましょう。
「Vivaインサイト」のアイコンを押下すると、メニューが出てきますので、ここで歯車を押すと「送信候補のスケジュール」をONにする事ができます。
もし、ここがOFFになっていれば、ONにしてください。
「アドインを入手」からもアドインが出てこない場合や、「送信候補のスケジュール」が出てこない場合は管理者様によって利用が制限されている可能性がありますので、自社のシステム管理者様へご確認下さい。
メールの送信予約
次に、Outlookのアドインの機能としてメールの送信予約の機能があるので、こちらを紹介します。
これはアドインと「メールの送信予約」の設定を有効にした状態で、相手や自分が勤務時間外の場合にメールを送信しようとすると、赤枠のようなインラインの提案が出てきます。
これはメールの予約送信がVivaインサイトから提案されており、こちらを設定する事で例えば夜9時にメールを送信するのではなく、翌日の朝9時にメールを送信する事ができます。
「送信スケジュールを設定」を押下すると"何時送りたいか？"を指定できますので
下記の画面の通り時間を設定し、最後に「送信」を押してください。
「送信」を押しても直ぐにメールが送られるわけではなく、指定した時間まで送信トレイに留まるようになります。
例えば、休みの日などにメールを送信するのはちょっと相手に気を遣うな、、そういった事がみなさんもあるとは思いますが、この機能を使えば、週明けの月曜日の朝一に送信する事などが可能です。
メールの受け手側の立場としても、自分の勤務時間にメールが飛んでくるというのは意外と重要です。
私も休みの日にちょくちょくメールを見るのですが、大体メールを開いて、見て、満足して内容を忘れてしまったり。。
なお、こちらのインライン提案が出てくる条件などはヘルプに記載がありますので、詳細はこちらをご参照下さい。
Viva インサイトを使用して送信をスケジュールする | Microsoft Learn
未読のドキュメントを確認
こちらもOutlookアドインから確認できますが、まだ開いていない過去 14 日間に共有されたメールの添付ドキュメント（OneDrive/SharePoint）を表示してくれます。
- 「後で読む予定だったが、メールが見つからなかった」
- 「忙しい時にメールだけ開いて、中身のドキュメントを見てなかった」
- 「何か読み飛ばしてないか、念の為に確認したい」
こういった場合に便利な機能だと思います。
その他 活用リソース
Vivaインサイトに関しては弊社のYoutubeアカウント「Microsoft 365 Japan」でもご紹介しておりますので、こちらもご参照ください！
今回は前編という事で、主な便利機能を紹介させていただきました。
後編では他にもVivaインサイトでこういった事ができる、などをお伝えさせていただきます。
それでは皆様、楽しいVivaライフを！！