ぼくのSlackの悩み
- 案件ごとの進捗状況が分かりにくい。
- 担当外の案件をやる際に、案件の流れがわからない。
- メッセージをいただいてもどのタスクのことなのかわからない。
- 人によってルールが違うので、異なるチャンネルごとにルールを理解しなければならなくて大変。
- 事故が起こった際に、過去のやり取りの流れがわかりにくい。
いったいぼくはどうすれば...
運用ルールが明確に決まっていないのが原因なのは間違ない。
小規模な組織だから運用ルールがなくてもやっていけているのは事実…でもやりずらい…
このままじゃ無法地帯のSlackになってしまう
そんな中、社内でSlackを有料プランに移行することが決まりました。
ルールを決めるのはこのタイミングしかない…！！
お金払っているツールであれば、皆さんも使いこなしたいはず。
今まで明確なルールがなかったので、ガチガチのルールではなく最低限のルールさえ守ってもらえれば秩序が保たれるのでは？？
これだけは守ってほしい5つのルール
①メインメッセージは基本的にタイトル・指示内容を入れる。
（タイトルはメインメッセージの一番上にコードで入力）
- メインメッセージにタイトル・指示内容があると、どのタスクなのが一目でわかる。
所属しているチャンネルが多い人は、メッセージを探すのが大変です。
メインメッセージが整っていると作業がとてもやりやすく、作業時間が少なく済み、ミスが少なくなります。
タイトルにはt-などのプレフィックスを付けることをお勧めします。
そうすることで、タスクの検索をかけやすくなります。
※コードの挿入方法は文字を選択した状態で
Mac : Cmd+Shift+c
Win : Ctrl+Shift+c
ツールバーでもコードを挿入可能です。
※URLを張るとOGPが表示されますが、環境設定を変更することで、非表示することができます。
環境設定→メッセージ＆メディア
以下のチェックボックスを外します。
- リンクしたサイトのテキストプレビューを表示する
- リンクしたサイトからの画像やファイルを展開して表示する
②メインメッセージは1つのタスクごとに作る
- スレッドにたくさんのタスクが詰め込まれるとスレッドの終わりがわからなくなってしまう。
スレッドではなくメッセージとして返信してしまった場合は、スレッドで返信しなおし、メッセージを削除する。
③該当タスクに関する会話はスレッド内で行う。
- メインメッセージの汚染を防ぐ。
- スレッドに関係ない人に通知が届かなくなる。
Slack公式もスレッドを使用するように促しています。
④相手に届けたい内容は、必ずメンションを付けるようにする
- 届けたい人に通知が届くようにするため。
- スレッド内においても、メンションはつけるようにする。
※届かなくてもいいメッセージは、メンションを付けなくても良いと思います。
メンションが付いたメッセージを一覧で見る方法
左メニュー「メンション＆リアクション」で見れます。
※デフォルトだとリアクションも見れてしまうため、フィルター（右上のアイコン）で「絵文字リアクション」を除いてあげる必要があります。
⑤「了解しました」「ありがとうございます」等のリアクションは基本的にはスタンプで行う。
- 感謝の連絡が毎回スレッドに入ると通知をいちいち消す必要があるので大変（もちろん、感謝の気持ちは大変ありがたいです！！！）
- 感謝の気持ちはスタンプで行うようにする。
- 何もリアクションしないとみているのかわからないので、必ずリアクションする。
※絵文字を追加する際は、絵文字ジェネレーターで追加できます。色々な感情のものを作ってみると面白いかもです。
でも、、、ルールに縛られず自由にやっていきたい
忙しいときにわざわざルールなんて気にしたくないですよね…
適当に文字打って送信したい気持ちはとってもよくわかります。
ですが、ミスに繋がる可能性を少なくするためには非常に大事なことです！
ミスの例
- この案件、納品したと思ったらしてなかった！
- メインメッセージと違うところを読んでしまったせいで、公開してはいけないものを公開してしまった！
- 事故が起きても、履歴がぐちゃぐちゃで案件の流れがわからず再発防止策が練れない！
面倒なことだとは思いますが、大事故しないためにも最低限のルールは守っていただけると良いと思います。
ルールを周知するうえで大切なこと
周りからの指摘
ルールを決めても、人間ですから間違ってしまうことはよくあることです。
間違えてしまったらほかのメンバーが教えてあげるようにしましょう。
間違ってしまった人も、素直に受け入れることが大事です。もし、ルールに納得がいかなかったら再度社内でルールの調整することが大事です。一人でため込んでいたら、ストレスがたまるだけです。
ルール改訂の提案
上記のルールはあくまでも一例にすぎません。
きっと、運用していくうちにその会社にあったルールができていくと思います。
その際は、社内で柔軟にルールを変えていきましょう。
結論
Slackを正しく運用することができれば、以下の効果が期待できます。
- 案件の流れがよくわかり、過去の案件と同じようなものは簡単に対応することができる。
- 事故が起きたら、Slackを見れば案件の流れがわかるので再発防止策が立てられる。
- 新入社員が来ても、案件の流れを説明しやすくなる。
Slackを正しく使用して、事故のない日々を送っていきましょう
以下はおまけです。
これがあると嬉しいもの
-
各資料があるパスを教えてくれるbot
「〇〇くれ」と打ったらファイルサーバーまでのパスを出してくれると便利かも？ -
乱雑になってもいいチャンネル
共有したいパス、サイトなどを一時的に投稿したいときに、乱雑になってもいい無法地帯のチャンネルを一つ用意しておくといいと思いました。
今回ルール化を見送ったもの
- チャンネル名のルール化
すでに多数のチャンネルが存在しているので、修正するのが大変です。
最悪チャンネルはカスタムセクションという便利な機能があるので、それで個人でまとめてもらうのが良いかと思います。（有料版のみの機能ですが、、、）
-
メッセージ形態の統一化
がちがちに決めすぎると、ディレクターが指示を出しにくくなるため不採用にしました。 -
ユーザー名のルール化
小規模組織のため、苗字のみで十分と考えました。
現在もそのようになっております。（暗黙のルール？） -
Slack内にパスワード等を記述の禁止
これに関しては、自分はあまり詳しくないので見送りました。
Slackのセキュリティや各社内のセキュリティルールに従って決めると良いと思います。
どこまでの情報なら記載したらいいかを明確にしておくといいかもしれません。 -
チャンネルのトピックや説明の記述方法
ルールを決めてしまうと、特例がたくさん発生する気がしたので決めてません。 -
スレッドが増えすぎてしまった時の対応方法
1タスクの粒度は案件によって様々だと思うので、タスクの粒度は自由に決めてください。
あまり大雑把なタスク名にすると、スレッドが大量になって大変かもしれません。 -
休み時間のアイコン表示
休み時間は、ステータスを入力してもらえるといいと思います。
ですが、これは忘れている人がとっても多いので浸透させにくいですので今回はルールに加えませんでした。
ワンクリックで設定できるようにする仕組みが必要かもしれません。 -
休暇中の人へのメンション問題
通知の操作は、受信者側が設定できるので、どんどんメンションしちゃって大丈夫だと思いますが、ルールとしては決めませんでした。
-
案件の依頼は必ずSlackに残す
ルール化したほうが良いと思ったのですが、口頭だけで行うこともたまにあるので、一応今回は見送りました。
出来ればメッセージに残したほうが記録に残るのでいいとは思いますが、、、 -
OGPなどが出るとメッセージの幅が大きくなるので、URLを張る際はコードブロックにする。
環境設定をやればプレビューを常時出さないようにできるみたいなので、個人の自由にします。