Workato×DX Suiteの便利な活用方法について

はじめに

以前Workato×DX Suiteでウェビナーを開催した事があります。
その際に反響が大きかった適用例についてご紹介します。

「DX Suiteの操作を学習することが困難・・・」
「大量の画像ファイルを電子化したい・・・」
「インボイス制度・・・」

このような業務に興味がある方はご参考にしてみてください。

目次

1.DX Suiteの簡単な機能紹介
2.<適用例1>DX Suite操作をSlackで完結する
3.<適用例2>サーチャブルPDFをSlackから生成する
4.<適用例3>インボイス制度-登録番号のチェック
5.デモを含めた詳細動画URL

DX Suiteの簡単な機能紹介

DX Suiteには様々な機能がございますが、今回は「Intelligent OCR」と呼ばれる
PDFファイルや画像ファイル等を読み取る機能について3つ程ご紹介します。

①定形読取

フォーマットが固定化されている帳票をデータ化する際に
おすすめされている機能です。
例.特定の顧客と毎回同じ帳票フォーマットでやり取りがある場合

②非定形読取

フォーマットが固定化されていない帳票をデータ化する際に
おすすめされている機能です。
例.顧客よって帳票のフォーマットが異なるやり取りがある場合

③全文読取

縦書きの文字や画像データ内の文字をまるごとデータ化する際に
おすすめされている機能です。
例.縦書きの文字を読み取る場合、サーチャブルPDFを生成する場合

<適用例1>DX Suite操作をSlackで完結する

この適用例の課題を先に申し上げると、
「DX Suiteの操作に学習コストがかかる」
「OCR読み取り後の確認チェックに手間がかかる」事が挙げられます。
では、通常の業務フローとWorkatoを活用した際の業務フローを比較して
ご紹介します。

●通常の業務フロー
①利用者がDX Suiteにログイン
②読み取りたい帳票をDX Suiteにアップロード
③エントリー作業(読み取ったデータが正しいかどうか人がチェック）
④CSVファイルとして読み取ったデータを出力
⑤社内システム投入orデータ加工

●Workato活用時の業務フロー
①利用者がSlackに読み取りたい帳票を投稿
②読み取りを行った結果がSlack上に表示され、Slack上で読み取った文字の確認
③社内システムorデータ加工

●まとめ
・DX Suiteを操作できなくてもSlackのみで業務が完結します。
-業務を学習する教育コストの削減
-業務フローの簡略化
・OCR読み取り後の確認チェックに手間がかかる
-Slack上から利用者だけでなく、だれでも読み取った文字の修正が可能

<適用例2>サーチャブルPDFをSlackから生成する

最初にサーチャブルPDFについて説明します。

サーチャブルPDFとは

文書や画像に記載されているすべての文字を読み取り
検索可能な透明テキスト付きPDFに変換して再生成されたものです。

この適用例の課題を先に申し上げると、
「大量の文字データをサーチャブルPDF化したい」
「対象の部署や関係者が多く、ファイル回収とサーチャブルPDF化が大変である」
事が挙げられます。
では、通常の業務フローとWorkatoを活用した際の業務フローを比較して
ご紹介します。

●通常の業務フロー
①利用者が各部署からファイルを回収する
②利用者がDX Suiteにログイン
③ファイルをアップロードし、全文読取
④サーチャブルPDF化
⑤部署ごとの適切なフォルダに格納

●Workato活用時の業務フロー
①利用者がSlackにサーチャブルPDF化したいファイルを投稿する
②Slack上で格納先フォルダを選択する

●まとめ
・大量の文字データをサーチャブルPDF化したい
-DX SuiteのサーチャブルPDF化の機能とWorkatoによるSlackにファイルを投稿するだけで、手間がかからず処理ができる事で誰でも簡単に大量の文字データをサーチャブルPDF化することが可能になりました。
・対象の部署や関係者が多く、ファイルの回収とサーチャブルPDF化が大変である
-部門を跨いでファイルを回収していたが、Slack操作で誰でも簡単に対応できる事から回収のフローが無くなり業務フローが簡素化しました。

<適用例3>インボイス制度-登録番号のチェック

この適用例の課題を先に申し上げると、
「チェックする対象数が多く人的な工数がかかる」
「人的なチェックミスが発生する」事が挙げられます。
では、インボイス制度の登録番号取集についてを簡単に説明した後に通常の業務フローとWorkatoを活用した際の業務フローを比較してご紹介します。

インボイス制度の登録番号収集

売り手となる適格請求書発行事業者（インボイス事業者）は買い手（課税事業者）からの
要求に応えて登録番号が記載されたインボイスを発行しなければなりません。
売り手側には交付したインボイスの写しの保管が
買い手側には交付されたインボイスの保存が求められます。

●通常の業務フロー
①登録番号の収集
②登録番号文書をPDF化し、サーバー保管
③文書から登録番号を抽出
④国税庁のサイトにて登録番号を検索
⑤取引先リストに登録番号検索結果を入力

※登録番号の収集拡大図

●Workato活用時の業務フロー
①登録番号の収集
②登録番号文書をPDF化し、サーバー保管
③決まった時間に自動的に起動し、登録番号のチェックをする
④国税庁のサイトに登録が無かった場合、Slackにて通知を行う。

●まとめ
・チェックする対象数が多く人的な工数がかかる
-WorkatoとDX Suiteの活用により登録番号のチェックが自動化できるので
大幅な工数削減に成功しました。
・人的なチェックミスが発生する
-WorkatoとDX Suiteの活用により登録番号のチェックが自動化できるので
登録番号のチェックミスが無くなりました。

デモを含めた詳細動画URL

これまで紹介した内容とデモも興味がある方はぜひご視聴ください。

以上になります。
最後まで、拝読いただきありがとうございます。
今回は、適用例を3つご紹介いたしました。
今後も様々なSaaSを組み合わせた例をご紹介していきますので
ご興味ある方は今後も閲覧いただけると幸いです。

※「DX Suite」はAI inside 株式会社の登録商標です。

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