③電子帳簿保存法に対応するアプリをノーコード Appsheetとタイムスタンプ認証局STIIさんを使って作ってみた

この記事は下記の記事の続きです、気になる方は①と②も一緒に参考してください。

①電子帳簿保存法に対応するアプリをノーコード Appsheetとタイムスタンプ認証局STIIさんを使って作ってみた
②電子帳簿保存法に対応するアプリをノーコード Appsheetとタイムスタンプ認証局STIIさんを使って作ってみた

4.7. Botを作成

前回作ったDocumentsで様々な電子文書を撮影してアップしたら、それを自動でタイムスタンプ局STIIさんに送って
証明書を取ってもらいたいのでそれをやってくれるBotを作りたい

左上のメニューBotsに移動してNew Botを押下、新しいBotを作ります。

Botの名前を入れるところで英語で"Send a mail if Documents row is added"と書くと
いろいろ提案が出てくるが"When a Documents record is updated, send an email"を選択して作業に進む
こういうところAppsheetはとても優しいのだ

4.7.1 Event作成

まず、When this Event Occursのところを選択して下記のように設定

Event name : A Documents record is added ← 追加された時だけトリガーして欲しいので
Event Type : Data Change (Adds only)

4.7.2 PROCESS作成

次はemailの設定だが、Run this PROCESSに移ってメールの設定を行う

• Settings : Send an email
• Email Type : Custom template
• Table name : Documents ← ここに写真データがアップされる
• To : メール先は経理を担当する方のメールになるだろう

4.7.3 メールの詳細を作成

• Email Subject

<<_USERNAME>>: <<[Company]>>の<<[Category].[Name]>>を処理をお願いします。

• Email Body

アプリからの自動メールです
-----------------------------------------------
電子文書No : <<[Id]>>
項目：<<[Category].[Name]>>
お名前：<<_USERNAME>>
取引先：<<[Company]>>
添付ファイルを確認してください。
-----------------------------------------------
※タイムスタンプSTIIさん証明書も自動要請 - [e-mail]

• CC: [e-mail]　← タイムスタンプ局のメール

そして添付ファイルをメールにつけたいのでAttachment settingsに移動、
ここが少しややこしいところだが、一応他は触らずに一番下のOther Attactchments欄に移動し、Addして

• Other Attachments : [Photo]を入力しとく

ちなみにここはDocumentsテーブルに追加される撮影された文書のイメージが保存されるところ

それでBotがここまでできたら、また右上のSAVEを押して保存。

4.8.1. プランを変更 (Secure)

Botはプランに加入しないと使えないとかエラーが発生する可能性があるが、これを解決するには右上のアカウントからBillingに移り、下記のように$10ドルくらい払えばBotが使えるようになる。
（GoogleさんがトライアルでBotお試しできる期間を設けて欲しいところですが、１０ドルなら安い方なので自分は払っちゃいました）

4.8 デプロイ

作ったアプリをデプロイしないとBotが試せないみたいなので、
また左上のメニューでロケットのようなアイコンを押してデプロイ画面へ

Run deployment checkを押すと、いろいろ警告文などが出てくるが、赤い警告さえなければ
動かせるはずです。

Move app to deployed state を押してデプロイはこれで完了

5. バグ修正

5.1. SpreadsheetのDocuments

Documentsのところで少しバグったので、Documentsテーブルを下記のように修正。
Uniqueなキーを持ったないといけないらしいのでKeyidを追加する

5.2. Tableのregenerete

Spreadsheetをいじったあとは必ず再構成が必要となるので、右上のメニューでData > ColumnsでDocumentsを選ぶ、
さっき修正したSpreadsheetのDocuments部分を Regenerete Structure押して再構成

あとは上記のように再設定する

• Keyid : KEY?: ON , SHOW : OFF, REQUIRE? : ON, INITIAL VALUE : UNIQUEID()
• Id : KEY? : OFF , REQUIRE? : OFF, FORMULA : [_RowNumber]

5.3. FinishのView

あと、細かいところですが、写真スキャンが終わった後の画面が最初のメニューの方に戻って欲しいので
左上のメニューApp > Views > Documents_Form > Finish viewで Menuを選択。

もう一回SAVEして保存。

6. テスト

バグの修正も全部終わったら、動作をテストしてみる。

トップメニューから、写真スキャンを押下

項目を選んで、取引先を入力、そして文書を撮影

そのままSaveで OK

そうすろと、BotのToに指定したメール先に自動で下記のようなメールが送られてくる。
※　時間差でタイムスタンプ認証局からもメールが一緒に送られてくる

内容はBotで設定したもので、スキャンした文書が自動添付されている。

タイムスタンプ局からも証明書が添付され送られてくることを確認。

ちなみに、AppsheetのいいところはこれがGoogle Driveと自動連携されるところ
Google Driveにアクセスして電子文書ちゃんのフォルダーを見てみると下記のよう

画像を自動的にGoogleドライブに保存してくれてる（ありがとうございます）

あと、DocumentsのSpreadsheetを見入ると電子文書の情報が入力されているので
必要な情報を適切に入れて管理すれば、電子帳簿保存法にも対応しやすそう。

総評

• メリット
  実際にアプリを作るのは３−４日かかったが、Raw Codeで一からこういうアプリを作るよりはめっちゃくちゃ効率が良かった。
  AppsheetはGoogleが提供してるNo CodeプラットフォームなのでGoogle SpreadsheetやDriveなどの連携が優れている。
  小さい組織やフリーランス＆個人事業主などが紙で作られたビジネス書類を電子化する時にはありかもしれない。
  タイムスタンプ認証局のSTIIさんがまだ無料で使えるので、いろいろ試すには結構便利だった。
  STIIさんに直接メールで聞いたところ証明用の検証ツールがあるらしいので、証明書だけまとめておけば電子帳簿保存法に対応できるらしい。

• メリット
  Appsheetのアプリを使うにはまた費用が少しかかるので、それは仕方ない。
  Appsheetのマニュアルがまだ日本語化されてないので、英語を頑張って通訳しながら進めないと息詰まるところが少しある。
  アプリだけでは既存にある大量のビジネス文書を処理し切れないので、違う方法を探さないといけない。

以上でした。