🎉 はじめに

事務職兼秘書の派遣をしている sayagon と申します。
今回は、事務職 × エンジニアスキル！ 仕事しながらスキルアップする方法について、経験をもとに実践した内容を共有したいと思います。
前回の投稿では内容が薄かったかなと思い、今回は実際の事例を多く取り入れて みました。

🔗 前回の記事はこちら

💡 ポイント
「エンジニアにならなきゃエンジニアリングスキルは身につかない？」
👉 そんなことはありません！
今の環境でも、思考やITスキル を鍛えることが可能です。

🗣 伝える力 & ロジカルシンキングを鍛える

ビジネスのコミュニケーションにおいて、
✅ 伝える力
✅ ロジカルシンキング
を鍛えることは 非常に重要 です。
メールの書き方や報告の仕方を工夫することで、いろんな場面で役に立ちます！

📧 メールの書き方で意識すべきポイント

✅ 1. 結論 → 理由 → 詳細の順番で伝える
👉 受け取る側が素早く理解できるようにする
👉 仕様書作成にも応用できる
👉 議事録作成でさらにスキルアップ！

✅ 2. 依頼内容は最初に明確に伝える
🔹 依頼内容を最初に書く（相手がすぐに行動できる）
🔹 具体的な指示を加える（手順や参考資料を提示）

✅ 3. 相手がすぐに行動できるように手順を示す

実際に送るメール文の例

件名: 【ご依頼】物品購入の申請で添付資料が不足しております

○○ 担当 xx 様

お疲れ様です。○○ 担当 sayagon です。

表題の件で不足書類が発生しております。
以下の内容をご確認の上、ご対応をお願いいたします。

【ご依頼内容】
申請件名: 物品購入
不足資料: 請求書のPDF

【手順】
1. xxxxxxxxxxxxx
2. xxxxxxxxxxxxx
3. xxxxxxxxxxxxx ※1  
   ※1 理由欄には、「請求書のPDFを追加します」とご記入ください。
4. xxxxxxxxxxxxx

【参考資料】
P13に手順が詳しく書かれていますのでご不明な点がございましたらご参照ください。  
参考URL: 🔗 [リンク](#)

お手数をお掛けしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

✅電話の内容を記録に残す

先ほどは、お電話ありがとうございました。
以下の内容で承りました。

【ご依頼内容】
１、＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊の担当者の変更
　　　　xxxx→ xxxx

２、●●●●●●●●●の仕様書の変更
　　　　●●●●● → ●●●●●
　仕様書格納先：URL
       
３、物品購入
　　・□□□□□□ 20本の購入
　　・承認欄にA課長を追加
  
もし認識齟齬や追加等がありましたら、お声がけください。

在宅勤務が多くなり、相手の反応を見ながらどこをフォローしようかとか、画面を見ながら教えるってことができなくなりました。

だからこそ認識齟齬を防ぐための工夫が必要！
認識齟齬を防ぐために、必ず確認を怠らないことが重要です。
📢 「伝えた＝伝わった」ではない！
対策:
✅ 相手の理解を確認する
✅ 電話の内容を記録に残す（議事録やフォローアップメール）
どうしても不安なときは、すぐに認識齟齬がないか確認させてください！って大きな声で言いましょう！お互い二度手間になるの嫌ですよね・・。

まとめ

結論を最初に持ってきて、相手がすぐに理解できるようにしています。
結論→理由→詳細の順番
具体的な手順を記載することで、相手が迷わずすぐに対応できるようにしています。相手が知っている前提で話をしない。
参考資料やURLを提供し、さらに詳細な情報にアクセスできるようにしています。

・メールでも報告でも上手だな。って人が身近にいたら真似をする。
・現役エンジニアが書いたQiita記事を見る！ロジカルシンキングをより実感しやすいです。

📝 議事録作成はエンジニアの要件定義と同じ！

会議の議事録を取ることは、エンジニアの「要件定義」と同じくらい重要な作業です。

✅ 何が決定されたのか？
✅ 次に何をするべきか？

正確な議事録は、開発時の仕様書作成にも役立ちます。つまり、議事録をしっかり取れる人は、エンジニアとしても要件定義ができる！ということです。

🖊 議事録を取る習慣をつけよう

💡 担当でなくても、議事録を書いてみる！

もし環境があるなら、積極的に議事録を書いてみましょう。自分が書いたものと公式な議事録を比較することで、情報整理の力が身につきます。

💡 環境がないなら、自分なりにまとめる

たとえ公式な議事録担当でなくても、打ち合わせ内容をPCでまとめるだけでも効果的です。

💡 言語化能力を鍛えるための練習

私はITスクールの講義内容を 自分の言葉でまとめる練習 をしています。これにより、
✅ 理解が深まる
✅ 短時間で伝えたい内容をキャッチアップする
✅ 動画を繰り返し見る手間が省ける！（←これが一番大事！）

📌 議事録・要件定義の共通点

🔹準備が9割！

理解が浅いと、曖昧な記録になる
議事録も要件定義も、事前にしっかり準備しないと「何が言いたいのか分からない記録」になりがちです。

エンジニアリングでも、要件定義が曖昧だと、システムが正しく作られません。事前準備をしっかりして、必要な情報を整理しましょう。

📌「タイヤのブランコ」に学ぶ、曖昧な要件の怖さ

「顧客が本当に必要だったもの」という有名なイラストがあります。
要件が正しく伝わらないと、最終的に全く違うものができてしまうという話です。
議事録も同じで、曖昧なまま記録すると「結局、何が決まったんだっけ？」という状態になります。

画像はリンクより引用。ニコニコ大百科

ショートカットキーやタイピングの練習が作業スピードを上げる

ここでは、私がよく使うWindowsのショートカットキーをご紹介します。

ショートカットキー	説明	ショートカットキー	説明
Ctrl + C	コピー	Ctrl + X	切り取り
Ctrl + V	貼り付け	Ctrl + Z	元に戻す（Undo）
Ctrl + Y	やり直し（Redo）	Ctrl + A	すべて選択
Ctrl + S	保存	Ctrl + P	印刷
Ctrl + N	新規作成	F4	直前の操作を繰り返す
Windows + Shift + S	スクリーンショットの範囲選択	Windows + Tab	タスクビューを開く
Ctrl + Shift + Esc	タスクマネージャーを開く	Ctrl + Shift + K	タブの複製
Ctrl + F	検索	Ctrl + H	置換
Ctrl + Shift +　T	閉じたタブを再度開く	Ctrl +　W	現在のタブを閉じる
Alt + Tab	ウィンドウの切り替え	Windows + L	ロック（ログイン画面）
Windows + ↑	ウィンドウを最大化	Windows + ↓	ウィンドウを最小化
Windows + ←	ウィンドウを左に配置	Windows + →	ウィンドウを右に配置

オススメの本

にゃるほど! 作業が遅いで悩まなくなる仕事術図解100

すぐに実践できることが多いのでオススメの本です。

私が使っている学習サイト

Linux

SQL

python

🎊 おわりに 🎊

このように、事務職の業務を少しずつ エンジニア目線 で捉えることで、
ITスキルを 無理なく 身につけることができます！
事務職の業務を工夫することで、エンジニアスキルを身につけることが出来ます。それをやらないのは、勿体無い！！*🚀
日々の業務で、ちょっと意識を変えるだけ で、スキルアップできます！💡

📝 仕事に役立つポイントがあれば、ぜひ試してみてください！😊✨