1.目的
社会人になりメモを取る場面が多くなりました。
私は新卒研修でのメモ術の研修を受けメモの大切さを知りましたが、未だにメモを取る習慣がなかなか身につきません。
なので、改めて効率よく仕事を進めるためのメモ術についての著書を読んで、特に重要だなと感じたところをまとめて記事にしていこうと思います。
2.メモを取る理由
メモを取る理由は大きく分けて2つあります。
-
記憶に残すため
ドイツの心理学者ヘルマン・エビングハウスの実験によると人は前日に伝えたことを何もせずに覚えておくと次の日には74%も忘れているそうです。
覚えている割合が100%に限りなく近いタイミングでメモすることがミスをなくすことにつながります。 -
安心感を持つため
「覚えていられるかな」,「あの時何と言ってたっけ」と不安になることが既に気持ちの面で効率を悪くしてしまいます。
余裕を持ち自分の中で「覚えている！」,「忘れてもメモがある！」という自信を持つことが他のことをする上でも大事になります。
3.メモ術
ToDoリスト
-
時間見積もりと実際にかかった時間を書き出す
午前、午後でやるべき仕事を挙げたらどれくらいの時間でできそうかを予想し、作業が終わったら実際の時間を記入します。そうすることでその仕事を自分がどのくらいでできるのか、また今後どのくらい早くできるのかが分かり仕事の効率が上がります。
-
ToDoリストに書く事は適量にする
無理な仕事量にするとケアレスミスや納期遅延の可能性が高くなり仕事の効率が落ちるので、自分のできる仕事量をしっかりと理解することが大事です。 -
前日にやり残したことをもう一度次の日のリストに書き足すことが大事
そもそもToDoリストをすべてこなせる人はあまり多くはありません。また、できなかった仕事は先送りにしがちになります。なのでその日にできなかったことは翌日のToDoリストに追記することを忘れないようにその日に追記することが大事です。
-
できなかった仕事は色ペンで目立つように囲い、翌日のリストの先頭に色ペンで転記する
やり残した仕事が納期が近いものや、緊急でやらなければならないものである場合は特に目立つように翌日のToDoリストの先頭に追記することが大事です。またそうすることで、忘れる心配がなくなり帰宅後安心して眠りにつくことができます。
付箋
-
付箋の枚数が増えると優先順位がつけにくくなる
パソコンに付箋がたくさん貼ってある人はそれがToDoリストになってることが多いですが、付箋であると落ちたり、順番がわからなかったりしてうっかりミスの原因になります。なので付箋で管理したい人は３枚までで管理しその中でできたらはがし新しいタスクを追加するようにすることでわかりやすくかつ優先順位をつけることができます。
-
付箋は何種類か備えておく
本や書類に直接メモを書き足したくない人や口頭で指示を出すだけだと心配な人は付箋を使うと良いとされています。そんな時にノーマルの付箋だけでなく、方眼タイプの付箋や、大きめの付箋を使うことで場面によって使い分けることができます。
早くメモを取るコツ
-
メモは丁寧である必要はない
メモは基本的に自分しか見ないものなので、決して丁寧に書く必要はありません。自分が読める範囲内で速く書くことが重要なのでわかりやすくより速くを心がけることが大事です。 -
カタカナで書くのがベスト
漢字より平仮名、平仮名よりカタカナと画数の面でカタカナは非常に速く書くことができ、また余白が目立つので読み間違えが少ないです。さらに、人の名前になると同じ漢字で違う読み方のケースがあり相手側の名前を間違って呼ぶ可能性があるので相手の名前もカタカナでメモするようにしましょう。
気づきメモ
-
資料や参考書にメモするときは吹き出しにして、これまで知らなかったこと、感想をメモする
研修やセミナー時に資料やテキストなどにメモする時はどこで何のメモをしたのかがわかるように書くことが大事です。一番良い方法は吹き出しにしてメモすると良い。特に講師の人が喋っていたことは吹き出しでメモすると良いでしょう。資料や参考書はカスタマイズするつもりでメモをとることが大事です。
メモの後処理
-
手でちぎりバラバラにして処理するか、シュレッダーにかけて処理する
メモは重要なこと、大切なことを自分が忘れないように書くものでありそれは他の人にも重要である可能性が大いにあります。社内の人であれば問題ないが、その他の人にもしもメモから情報を盗み取られては大変なので、メモの後処理はシュレッダーにかけるなどし、わからないようにすることが大事です。
4.まとめ
メモは大事、メモを取らないと忘れる、メモを取らないと印象が悪いなど、色々な理由でメモを取らなければいけないとわかっているが、なかなか習慣にならないのがメモなのかもしれません。
また、メモと並行して手帳やノートを使うとなるとさらに難易度が上がります。
まずはメモを習慣付けれるようにできるところから実践していこうと思います。