【業務改善】デスクワークの軽量化 メール自動送信編

PowerAutemateDesktopを活用した業務改善！

皆さん、こんにちは！私は北海道の小売業で働いているサラリーマンです！
普段の業務は営業ではなく、会社として環境や社会への貢献に取り組む業務をメインに働いています。
その業務の中で会社で行う募金活動を全従業員に発信するというものがあります。
この業務は、定期的にルーチン業務として発生し、意外と手間のかかる作業です。
今回はデスクワークの軽量化を目指し、PowerAutemateDesktopを使い、メール送信の自動化を行い業務改善ができるか取り組んでみました。

出来上がったものを動画にしてみました！

PowerAutomateDesktop(PAD)で業務改善してみた！今回はメールの自動送信です！#protoout #PowerAutomateDesktop #業務改善 #メール自動送信 pic.twitter.com/1phLQviCfH

— 佐々木広大 (@sasakikoudai930) May 9, 2022

取り組みの効果

今回、作成した募金案内メールですが、この後、募金回収案内メールを送る業務がセットでついてきます。大体、このようなメール1本作成するのに通常30分ほどかかり、そして、このようなメール案内をする業務が募金の他にも2つほどありますので、月間6本はこのようなメールを作成します。結果、今回作成したツールを使用し、定例で発信しているメールに運用すれば1か月で3時間分の業務改善ができ、年間で36時間分の業務改善となります。

使用したツール

• PowerAutemateDesktop
• Outlook
• Excel

作業の手順

手順１：Excelで、実施する募金の内容や期間・メール本文などをまとめる。

手順２：Power Autemate Desktopで自動化の流れを作成

※大まかな流れ

①メッセージ表示・・・まず最初に、これから実行する処理が募金案内メールであることに確認
②Outlookの起動・・・メール送信するため、Outlookを起動
③Excelの読み取り・・・メールに記載する内容をExcelから読み取り、メールに反映
④メールの送信・・・指定した宛先にメールを送信
⑤メール送信完了報告・・・ExcelとOutlookを閉じてメール送信完了のポップアップで終了

検証

ちゃんとメールが自動送信されてました！

あとがき

まだまだ、PowerAutemateDesktopにはたくさんの活用できれば業務改善につながるツール沢山あります。
例えば、フォルダの自動作成やファイルやデータの移動、リマインダー通知の発信など400種類を超えるアクションを自動化することが出来るので、これからいろいろ試していきたいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。