Asanaを使ってデイリーMTGがちょっと楽になった話

こんにちは、食べログでDXエンジニアをしている@sarataniです。

職種の性質・特徴かもしれませんが、日々の仕事の中で同時並行で色々な仕事を進めることも多く、タスク管理をどうしようと日々考えていました。

そんな中、ふとしたことをきっかけにAsanaを使い始めることになったのですが、AsanaをMTGに組み込むことで、タスク管理がちょっと楽になった話を書いていきたいと思います。

前提情報

想定読者

• 日々のタスク管理をメモアプリなどで管理している方
• MTGで出てきたタスクの整理に悩んでいる方

Asanaについて

• 詳細は公式HPをご確認ください
• 個人・法人問わず無料で利用することができる、ワークマネージメントツールです
  • 無料で利用する場合は機能制限があります

Asanaを使う前

Asanaを使う前は、主にPCローカルのメモアプリなどを使って以下のようにタスク管理をしていました。

• MTG中に出てきたタスクをメモアプリに残す
• MTGの議事メモを後で読み返してタスクとしてメモアプリに残す
• チャット等のテキストコミュニケーションから出てきたタスクをメモとして残す
• とりあえず何か思いついたら、メモアプリに書いて残す

一つのファイルに書き足していくのではなく、ファイルを分けて（タブを分けて）書き残していくスタイルで運用していました。

これを続けていく中で、このスタイルによるメリット・デメリットはこんなところです。

メリット

• シュッと書き残せるので素早い

デメリット

• 自分以外の誰かへ共有がしづらい
  • 暗黙的に自分が読んで分かる前提で運用がされる
    • ただし時間が経つと「これなんだっけ？」もたまにある…
  • 抜け漏れが発生する可能性が高い
• タスクの意図を誤って認識し、それをメモに残して進めていたケースもある
• 表現がテキストのみなので、文量が多いと読みづらい・追いかけづらいことがある
• きちんとデータを保存しておかないと、最悪消えてしまう可能性がある
• タブが無限に増えていくので、探しものがある時はちょっと大変

ふり返ってみるとデメリットの方が多いものの、慣れと手軽さが勝っていて、このスタイルを続けていました。

こんな状況下だったのですが、ふとしたことからAsanaを使うことになりました。

Asanaを使い始めてから

Asanaを使うことで色々なメリットや創意工夫が生まれました。
全てを紹介すると分量が膨大になるため、例えばデイリーMTGでの一例ですが・・・

• デイリーMTGのAsanaタスクを作成する（1週間ごとに1タスク作る）
• MTGの会話で出てきた"やること"を上記Asanaタスクのサブタスクとして登録する

シンプルですが、こうすることで抜け漏れを減らしながら、やることを整理して残せます。
タスクの粒度として"1週間以内にやること"を目安にしているため、1週間ごとに1タスクという具合にしています。

こうすることで 「この週のデイリーMTGで出てきた、今週目処にやっていくタスクはここを見ればわかる」が一発で出来上がります。

この手法のメリットとしては・・・

• タスクの期日・担当者などが変更となった場合でも、簡単に情報を変更することができる
• （MTGでは画面共有する前提ですが）話しながらタスクに残していくので、認識ズレが減る
• 一つのタスクの中にやることが集約されるので「どこだっけ？」になりにくい
• データ消失の可能性が減る
• 自分以外の人も見ることができる、共有しやすくなる

まとめ

このスタイルに切り替えてから、MTGでのやること整理がだいぶ楽になりました！

また、日々使っているツールを見直す・今までやっていることに疑問を持ってみることで、日々の仕事が楽になるという良い機会でもありました。

今回のケースはAsanaでなくとも「チームで利用可能なタスク管理ツール」でも実現できると思います。
毎日同じようにやっていると、改善点がなかなか思い浮かばない、アイデアが出てこないということも多いです。
年末というタイミングもあり、 来年からちょっとだけ仕事のやり方を変えてみる のはいかがでしょうか？

明日は、@nakia さんの「リリースしてから１年経ったのでフロントエンド技術選定の振り返りをする」です。お楽しみに！！