[GAS] ファイルのアクセス権限を絞るスクリプト(ドメイン内の設定も)

会社ではG Suite を使っているのですが、GoogleDriveにあるファイル/フォルダのアクセス権限って大事じゃないですか。困るのは「アクセスしちゃダメなユーザーにアクセス権がついちゃってる場合」です。

もちろん運用ルールとして「こうやって使いましょう」というのはありますが、人もファイルも多くなってきて、「すぐ共有したい」という場面が増えてくると、うまく管理できていないケースがあります。見直しというか、棚卸しというか、何かのタイミングでやりたいですよね。

その際に「やたらといっぱい人が追加されてる」ことがありました。それを一人ひとり手動で「削除」していくのが苦痛だったので、とりあえず「オーナーだけアクセスできるように、アクセス可能者を絞る」ためのスクリプトを書きました。(自分がオーナーのファイルのみ有効)

その後、改めて「正しい」アクセス範囲を指定しよう、と。

function changeAccessControl(fileId) {
  const file = DriveApp.getFileById(fileId);

  const me  = Session.getActiveUser().getEmail();
  if ( me !== file.getOwner().getEmail() ) {
    throw new Error(`あなたは [${file.getName()}] [${file.getUrl()}] のファイルのオーナーでは無いため、処理を中断します`);
  }
  
  const sharingAccess = file.getSharingAccess(); 
  file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);
  
  const editors = file.getEditors();
  for (const editor of editors) {
    file.removeEditor(editor);
  } 
  
  const viewers = file.getViewers();
  for (const viewer of viewers) {
    file.removeViewer(viewer);
  } 
}

今回のポイント

↓ これはSpreadsheetを開いて、右上の「共有」を押したあとの画面ですが、

(1) の部分について

  const editors = file.getEditors();
  for (const editor of editors) {
    file.removeEditor(editor);
  } 
  
  const viewers = file.getViewers();
  for (const viewer of viewers) {
    file.removeViewer(viewer);
  } 

で、そのファイルの編集者と閲覧者を取得して、削除することができます。

参照元

• Class File  |  Apps Script  |  Google Developers

(2) の部分について

Gsuiteを使っていて、そのドメイン(つまり会社・組織)にいる人全員に対しての設定ができるところですが、

  const sharingAccess = file.getSharingAccess(); 
  file.setSharing(DriveApp.Access.PRIVATE, DriveApp.Permission.NONE);

で指定できることを今回知りました。

参照元

• Enum Access  |  Apps Script  |  Google Developers
• Enum Permission  |  Apps Script  |  Google Developers

その後のネタとして

上記スクリプトで「オーナーだけがアクセスできる状態」にしたあと、
「必要な人にだけ、必要な権限(閲覧or編集)をつける」という処理を追加してもいいですね！

↓ こんな感じで！

誰かお願いします！