はじめに
先日、メールで送るには大きいサイズのファイルをやり取りする機会があり、その時にOneDriveでやり取りしたので、OneDriveで他の人とファイルを共有する方法を記載します。
OneDriveとは
最近のWindows OSには標準でインストールされているオンラインストレージサービスで、個人のMicrosoftアカウントであればデフォルトで5GBの領域、Microsoft 365を購入しているのであれば1TBの領域を使うことができます。
OneDriveでの共有方法
オンラインの画面上から共有設定を行うこともできますが、Windows 10やWindows 11では標準でOneDriveアプリがインストールされているため、今回はOneDriveのアプリから行う方法を紹介します。
OneDriveアプリの起動
「検索」バーから「OneDrive」と入力してOneDriveを起動するとOneDriveで管理しているファイル・フォルダが表示されます。
任意のファイル・フォルダの共有
他の人と共有したいファイルやフォルダを右クリックして「OneDrive」→「共有」を選択します。
共有する際のリンク設定
OneDriveのファイル・フォルダを共有する際の共有方法を設定します。
OneDriveの設定は個人アカウント、法人アカウントで設定可能な共有方法が異なり、以下の違いがあります。
| リンクの設定 | 設定可能種別 | 備考 |
|---|---|---|
| リンクを知っているすべてのユーザー | 個人・法人両方 | パスワード設定可能 |
| リンクを知っている自組織のユーザー | 法人のみ | |
| 既存アクセス権を持つユーザー | 法人のみ | |
| 特定のユーザー | 個人・法人両方 |
また、共有方法とは別に編集方法として以下が設定できます。
| 編集方法 | 備考 |
|---|---|
| 編集可能 | 他の人が編集も可能 |
| 表示可能 | 他の人は表示のみ可能 |
不特定多数の人にファイルを見られても良いのであれば、「リンクを知っているすべてのユーザー」の設定を行えば共有できますが、特定の人に限定して共有したいのであれば、「特定のユーザー」で設定することで限定した共有を行うことができます。
共有設定の画面より、リンクの設定、編集方法、共有したい人のメールアドレスを入力して「送信」ボタンを選択することで共有したい人にメールが送信されます。
以下はフォルダを「特定のユーザー」で「編集可能」として他の人と共有する場合の例となります。
他の人から共有ファイル・フォルダへのアクセス
共有元からメール送信されると、以下のようなメールが共有先の人に届きます。
尚、「迷惑メール」フォルダに入ってしまうことがあるので、もし届いていないようなら「迷惑メール」フォルダを確認してみてください。
メールに記載されている「開く」ボタンを選択すると、以下のように共有したファイル・フォルダにアクセスできます。
共有先となる他の人にファイルを格納してもらう場合、画面上の「アップロード」からアップロードしてもらいましょう。
ファイル・フォルダの共有解除
共有していたファイル・フォルダの共有を解除するには、共有設定を行った場合と同様、「OneDrive」→「共有」から行います。
共有設定画面より、赤枠のユーザアイコンが表示されている部分をクリックして「アクセス許可の管理」に遷移します。
「・・・」の部分を選択すると赤枠の「×」が選択できるようになるので、「×」を選択してリンクを解除します。
完全に共有を解除するためには、再度同様の操作を行う必要があるようなので、再度同様の操作を行い、リンクを解除します。
完全に共有が解除できた場合、エクスプローラに表示される以下赤枠のユーザマークが消えるので、マークが消えることを確認しましょう。
おわりに
オンラインストレージサービスは様々なサービスがあるため、使うサービスを選ぶのも大変ですが、Windowsに標準でインストールされているOneDriveであれば、一時的にファイルのやり取りをしたい場合など、特にサービス登録等行わずにできるため、便利だと感じました。