はじめに
プロジェクト管理のツールとして広く利用されてきたRedmineですが、プロジェクト管理以外のでも様々な活用がされています。
10年ほどRedmineの管理や様々な組織へRedmineを導入してきた経験をもとに、気を付けていることや考え方を記します。
※Redmineのサーバ構築に関する技術的な話は一切出てこないので最初にお断りしておきます。
前提と想定する読者
次の人たちを想定しています。
- はじめてRedmineの活用を考えている（考えるように指示された）人
- Redmineを構築してみたものの、設定をどこから手を付けていいかわからない人
- Redmineの管理者をやっているがなんだかうまくいかなかったと思っている人
Redmineの設定項目と"3つのP"
Redmineを使い始めるときに必ず次の項目を設定していると思います。
- プロジェクト
- ユーザー / グループ / ロールと権限
- トラッカー / カスタムフィールド
これらの項目を設定する前に、そもそもRedmineは何を管理しているのでしょうか？
私は、次のように考えています。
人(people)は何か仕事の対象物(product)に対してプロセス(process)を通して仕事をしている。
このProcessの部分を管理していると考えています。
なので、この "3つのP" People / Process / Product を整理すればうまく設定できるはずです。
この 3つのP とRedmineの設定項目の対応は次のようになります。
| 3つのP | Redmineの設定項目 |
|---|---|
| 誰が(People) | ユーザー/グループ/ロールと権限 |
| どのように(Process) | トラッカー/カスタムフィールド |
| 何に(Product) | プロジェクト |
それぞれについて、検討していきます。
何に？(product)
何に対する仕事を管理しようとしているのかを特定します。
それは特定のソフトウェアに対する仕事でしょうか？自組織の活動自体でしょうか？
これがプロジェクトになります。
経験上”プロジェクト”＝”組織名”とするとあまりうまくいきません。
組織にもよると思いますが、プロダクトの寿命よりも組織の寿命が短いので組織変更の度にプロジェクトを組みなおすことになるので手間がかかります。
どうしても組織名でプロジェクトを組みたい場合には、組織名でプロジェクトを作成し、子プロジェクトとしてプロダクトのプロジェクトを組んでおけば、組織変更の際にプロジェクトの親子関係を付け替えるだけで済みます。
どのように?(process)
何を管理するのでしょうか？不具合管理でしょうか？問い合わせを管理したいかもしれません。保守契約などの契約管理をしたいかもしれません。
管理プロセスがそのままトラッカーになると考えていいでしょう。
管理プロセスが決まれば管理項目があるはずなので、適宜カスタムフィールドを用意しましょう
誰が？(people)
あなたが立ち上げたRedmineを利用するのは誰でしょうか？
特定のプロジェクトの人だけですか？同じ組織の人達でしょうか？
もしかしたら、組織外の人もいるかもしれません。
プロジェクトなら品質管理部門の人やパートナーさんもいるかもしれません。
組織や利用する人たちのグルーピングを考えてグループを設定していきましょう。
職責の違いに応じてロールと権限を設定していくとよいでしょう。
グループの例
- ○○部○○課
- ○○部ライン職グループ
- 品質管理グループ
- 問い合わせ受付チーム
ロールの例
- 管理者
- 開発者
- オブザーバー
- 品質管理者
長期利用や大規模利用の際の考慮事項
Redmineを長期で利用していたり大きなコミュニティで利用していると、トラッカーやカスタムフィールドの数が膨大になってしまうことがあります。
例えば不具合管理を例にとると、あるプロジェクトでは不具合管理と呼んでいたものが別の新しいプロジェクトではバグ管理と呼んでいるとします。
ところが、Redmineはトラッカーは、プロジェクトごとではなくRedmine全体で共有しており、プロジェクトごとに別名を付けることができないのでバグ管理というトラッカーが追加したくなってしまいます。（実態が同じものであるにも関わらず！）
カスタムフィールドも同様で、”影響度”、”影響”、”インパクト”など、多様な意味合いのカスタムフィールドが乱立します。
そうなると気づけば、数十～数百のトラッカー、カスタムフィールドが登録されていて何が何だかわからないという状況になります。
そのころには、利用者も増えていて作成当時の経緯もわからないのでもはや変更することは不可能でしょう。
なぜこのようなことが起きるのでしょうか？
Redmineのトラッカーやカスタムフィールドの名前が一意であるということは、トラッカーやカスタムフィールド設定は、そのRedmineを利用するコミュニティの辞書として機能しているということです。
コミュニティの参加者が好き勝手に辞書に登録してしまっては、もはやそれは辞書として機能できません。
管理者の間でよくよく話し合ってトラッカー、カスタムフィールドを追加していくようにしましょう
さいごに
私自身の経験に基づいたものなので、みんなに当てはまるものではないとは思いますが、「なにから設定したらいいかわからなーい」という人たちの参考になれば幸いです。