ご挨拶
本記事はリンクアンドモチベーション Advent Calendar 2023の18日目です。
初めまして。松枝です。
本年度新卒で弊社に入社し、現在は社内DX推進に取り組んでいます。
さて、新人の皆さん。特に先輩に対しこんな「ホンネ」、抱えたことはありませんか？
- 『先輩、タスクの進め方をもう少し詳しく教えて欲しいな...』
- 『レビューで予想外の成果物を求められた。最初に知りたかった...』
- 『やること抱えちゃったけれど誰も助けてくれなくて納期がまずい...』
こういう「自分が100悪いわけではない」ことって、「先輩が100悪いわけでもない」から「言えない、言いづらい」ですよね。
これが積み重なると知らず知らずのうちにストレスが溜まっちゃいますよね。
それならば、「初めから生まない工夫」をすれば良くない？
以上の考えから、自分が意識していることをピックアップしました。
要点
- 曖昧な指示は「ネクストアクションを擦り合わせる」
- 引き継いだ仕事は、「まずはWOLし、最低1回はレビューを受ける」
- タスクは「周りが確認できる場所に書き出す」
意識1. 曖昧な指示は「ネクストアクションを擦り合わせる」
ホンネ：「やり方を詳しく教えてよ...」
先輩「これ(タスク)やっておいて」
自分「(何やればいいんだ？)わかりました」
...数日後...
先輩「タスクどう？」
自分「やり方がわからず苦戦しています」
先輩「いやこうやればいいじゃん」
自分「(やり方教えてよ...)すみません...」
モヤモヤが発生する要因は？
自分：もらったタスクについて「やり方まで」考えられていない
→「アウトプット」は与えられても「プロセスがわからない」まま受け取っている
先輩：「わかりました」と聞いて「やり方を教えなくても大丈夫」と思う
→「アウトプット」だけでなく「プロセスもわかっている」と思っている
「プロセスレベルの合意」が取れていないことがモヤモヤのタネになる！
改善提案：ネクストアクションがわかるまで考える
タスクを受け取ったら、必ずその場でネクストアクションまで確定させましょう！
ネクストアクションが確定して初めて「わかった」と答えましょう！
「後で悩む」ではなく「今悩む」方が、後々の負債が少なくなります。
可能であれば「自分が思いついたネクストアクション」も添えると
「自分で考えて」と言われにくくなってGood!
実用例
先輩「このデータを個人ごとにまとめて」
自分「やりますが、まずどうやればいいですかね？◯◯のスプシからピボットテーブルを作成するとかですか？」
先輩「そうそうそれであってる/いや、SQLからデータを取得してほしい」
意識2. 引き継いだ仕事は、「まずはWOLし、最低1回はレビューを受ける」
ホンネ：「それ求められていなかったじゃん...」
先輩「この前一緒にやったタスク君に任せてもいい？レビューはするよ！」
自分「(やり方全部覚えているしいけるな)承知しました」
...レビュー時...
先輩「これ見落とししていない？大丈夫？」
自分「やってます。大丈夫です。」
先輩「本当に？◯◯は確認した？」
自分「(それ求められていなかったじゃん...)確認していないです。すみません...」
モヤモヤが発生する要因は？
自分：やり方はわかっているつもりだが、完璧にこなせているとは限らない
→思い込みによって起こる誤判断・誤操作に気付けない
先輩：後輩がやり方を完璧に継承できているか不安
→レビューによって誤判断・誤操作を見抜きたい
「誤判断・誤操作がないことの確認」が取れていないことがモヤモヤのタネになる！
改善提案：引き継いだ仕事は、「まずはWOLし、最低1回はレビューを受ける」
WOL(Working Out Loud)しておくことで、自分がやったプロセスが透明化されます。
透明化されてさえいれば、「先輩が」自分の思い込みのミスに気づける確率が高まります。
毎回やることは確かに大変ですが、ミスが起きてから取り返すよりはるかに被害を抑えることができます。
文章だけでなくスクショも添えておくとGood！
実用例
意識3. タスクは「周りが確認できる場所に書き出す」
ホンネ：「時間が足りない...」
会社「この日までにこの資料提出して。あとこの日研修ね。」
先輩A「これ(タスクA)やって」先輩B「これ(タスクB)やって」
自分「(多いな...)わかりました」
...数日後...
先輩A「タスクA終わった？」
自分「もうちょっとかかります」
先輩「え、なんで終わっていないの？」
自分「(時間が足りないなんて言えない...)すみません...」
要因
自分：さまざまな人から様々なタスクを受ける
→「タスクをこなす時間があるか不明だが根拠がないから断れず」受け取ってしまう
先輩：後輩の忙しさを感覚的にしか理解できず、その感覚を元にタスクを渡してくる
→「このタスクをこなす時間が十分に存在する」と思っている
「リソースの合意」が取れていないことがモヤモヤのタネになる！
改善提案:タスクは「周りが確認できる場所に書き出す」
これには2つのステップがあります。
-
「自分が積んでいるタスク」をタスクリストとして書き出す
↓参考図(Notionで作成)
-
上記のタスクリストを根拠として用いてリソースの調整を行う
リソースの調整、言い換えれば「優先度の順位づけ」でもあると思います。
自分が抱えているタスクを一覧化して、自分で判断がつかない場合は先輩に判断を仰ぎ、目先で注力すべきタスクをはっきりさせましょう。
週次のミーティングや朝会も書いておくとより正確な作業時間がわかりGood!
「ネクストアクションにかかる時間」も書いておくと「タスクの重さの認識のズレ」がわかりGood!
実用例
先輩「タスクAやってもらってもいい？」
自分「すみません。今タスクBとタスクCがあって手一杯なんですけれど、どれが最も優先度高いと思いますか？」
先輩「あータスクBを抱えているなら一旦後回しにしよう」
or
先輩「タスクAの方が重要だからタスクCの納期を後ろにできないか相談してもらえる？」
最後に
序章でも書きましたが、「言えないホンネ」は「生まない」に限ります。
こういう一手間って「その瞬間は手間」ですが、「後に来る大きな手間」が減るものです。
総合としてプラスになる、という意識で臨むと少しはハードルが低くなるかなと思います。
こういったことでちょっとでも悩んでいる方の力になれば幸いです。