プロジェクトを円滑にすすめるために今すぐできること #コミュニケーション

この記事はPONOS Advent Calendar 2019の9日目の記事です。

プロジェクトが円滑に進むと

当然ですが携わっている人がみんなハッピーになります。
気持ちよく設計したり、コーディングしたりできたほうが誰しもいいはずです。
なので現在の環境に入って気づいたプロジェクトが円滑に進むちょっとしたポイントを紹介したいと思います。

どんなプロジェクトにも存在する仕様書ですが、とても重要なものです。
これをどれだけ活用できるかでプロジェクトの進行度合いが変わると言っても過言ではないでしょう。

Lv2までできていれば、そのプロジェクトは円滑に進むことが多いと思います。
Lv3の段階になると仕様書に記載する情報が多くなってしまい、作成する側も一苦労になってしますが、逆に仕様についての質問を最小限に抑えられるのでコミュニケーションコストの低下に繋がります。

※仕様書についての疑問点を話し合うことはもちろん重要です。

皆さんはコミュニケーション(ChatWorkやSlack)を使用していますか？
コミュニケーションツールと言ってもただの文字での会話だと思うかもしれませんが、それ以上の効果があります。

新規参画者の連絡手段導入がスムーズになる

コミュニケーションツールは特定のグループ間でやりとりを行うことを主としているため、新規参画者が増えてもグループに入ってきてもらうだけで即座に既存メンバーと連絡を取れるようになります。
これは既存の参画メンバーにとっても同じで、新規参画者側から自分たちのグループに入ってきてくれるのでノーコストで連絡手段をえることができます。

情報交流の円滑化

コミュニケーションツールはチャンネルを作成することができ、エンジニアやデザイナーなどといった業務用途ごとにわけて作成すると、互いの進捗が確認しやすく、また共通の課題や問題提起を行えるため非常に便利です。
また、万が一宛先の人が中々反応しなかった場合、近くにいる仲間が「これ気づいてる？」と確認を促すこともできるのでプロジェクト内のうっかりを大幅に減らすことができます。

コミュニケーションの敷居を下げる

業務とは関係ない共通の趣味や話題を話せるチャンネルも用意するとさらにいいでしょう。
会社のグループを使ってなにをやっているんだと思う方もいるかもしれませんが、こういったチャンネルを用意することによって普段業務ではあまり関わり合いのない人がどういう人なのかを知ることができ、いざコミュニケーションが必要になったときにその敷居が下がります。もちろん、既存メンバー同士の交流にもなるため、社内の雰囲気が良くなるきっかけになると思います。
コミュニケーションコストも色々とありますが、相手がわからないから話しづらいという初対面では解決しづらい問題を事前に摘んでおけるのはプロジェクト全体でみても有用ではないでしょうか。

宛先の人が休暇をとっているかどうか分かる

業務内容を個人チャットではなく、用途ごとに分けた業務用チャットで行うことが前提とはなりますが、仮に宛先の人が本日休暇をとっておりそれに気づかずに送信してしまっても同チャンネルの知っている人が教えてくれます。
それにより次善策をとることができるようになるので知らなかった場合と比べて大幅な時間短縮になるでしょう。

ざっとあげただけでもこれだけの利点があり、ありがちなミスや手間を減らすことに一役かってくれることでしょう。
唯一の欠点があるとすれば導入時のコストですが、あらかじめ少し手間をかけておけば後々よくなるのは仕様書と同じだと思います。

今回あげたのは進行中のプロジェクトでも比較的簡単に導入できる2つでしたが、これがあるとないとではやはりかなりの差があります。
どこまでいってもコミュニケーションコストというのは存在するので、利用できるものは利用してそれを最小限に抑えることが円滑なプロジェクト進行の支えになるのではないでしょうか。