特に新人の社員やコミュニケーションが苦手な社員が、電話とメールの使い分けに悩むことが多いのですが、以下が一つの基準になると思います。
重要なのは、確実に伝えることと、決定スピードを確保すること。
◆スケジュール調整など相手の回答がほしい場合は
まず電話で連絡、その後、その内容のリマインダ(備忘・証拠)として決定事項をメールで送る。
◆説明の難しい内容は
まずはメールで内容を整理して送付。その後一呼吸おいて電話し、口頭でも説明。
認識違いがある箇所については、口頭で内容確認し、その後、議事録としてメールを送る。
◆メールで数行で済む話については
まず電話で連絡。その後、その内容のリマインダとしてメールを送る。
◆電話だけでよいもの
訪問時の到着連絡、約束済みの面会の予定時間の事前最終確認
注意）両者の合意が必要な事案の決定事項は電話だけでは済ませない。
◆メールだけでよいもの
・会議後の議事録送付。打ち合わせで使う長文資料の事前送付(内容は打ち合わせで説明)
・何度電話しても連絡がつかない場合の留守電代わり。ただし後日には必ず口頭確認を行うこと。
注意）相手に必ず読んでほしい内容はメールだけですませない。
◆メールや電話だけですませては絶対いけないこと
謝罪の意を伝える場面
例外を除き相手先に赴いて面前で謝罪しましょう。
だいたい以上のパターンが踏まえられていればよいでしょうか。
電話苦手という人は、決定スピードが１日単位になりがち。
メール苦手という人は、後で言った言わないのトラブルを招く。
よほどの信頼関係が築かれているならメール無しでどんどん意思決定するという場面もあります。
両方の手段をバランスよく効果的に使うのがベスト。