会議の日程調整は大変
調整だけでみんなの時間をどれだけ浪費してしまっているか、時々考えてしまいません？
プライベートでは調整さんなど使われている方々も、ビジネスシーンで使える体裁と、組織での認可、ライセンスやらの観点なんかからも仕事で使えるちょうどいいツールというのがなくて苦労していることだと思います。（もし私が知らないだけだったらそっとタブを閉じてください・・・Microsoft Bookings はなんか対外向けの印象だし・・・
そんな状況を調整側が頑張ることで解決してるような状況が大半だと思います。
投票のスケジューリング
Outlook for web で投票のスケジューリングなるものが生えていることに気づきました。
ぱっと使ってみたところ、以下の特徴からなかなか有用そうなので共有します。
- outlook が使えれば使えるし、gmail などの他のメールサービス相手でも投票を募れる
- 開催側は複数の会議枠を自分の使用可能な時間（あるいはすでに予定のある候補。ここはfind time の仕組み）から選択して候補にできる
- 開催側は自分で提示した日時をHOLDとして予定に表示(招待側はできないみたい）
- 招待側は、「希望する」/「はい」/「いいえ」でそれぞれの候補の時間枠に投票ができる
- 招待側は、候補を投票に追加することができる
以前からメールで投票を開催することはできたみたいですが、予定と直結するような作りではなかったようです。
(関係ないけど、office の操作方法って mslearn に統合してくれないのかな。サポートの説明サイトってドキュメント構造がよくわからない)
どんな感じ
1. 投票の作成（開催者）
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outlookからイベントを作成します。
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招待したい人を追加して 投票のスケジューリング をクリック
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候補日時と時間枠を決めます。複数選択可能です。
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候補を確認します。
この際、予定表に選択した時間を保持 がチェックついてると→HOLDされます。
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投票を作成すると、投票の送信画面が起動しますので、ここから招待先に送信します。
2. 投票を行う（参加者）
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こんな感じで投票が届くので、投票ボタン を押します。
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こんな画面が立ち上がり、サインインするか確認コードで本人確認されます。※ここでこの検証用じゃないアカウントでサインインされていてちょっとつまりました。
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投票の画面に切り替わります。
必要に応じて別の時間を候補に追加できます。
5. 希望する、やはい、いいえ で投票を行います。
6. 今回の設定では、投票作成時に出席者が合意した場合にスケジュールを設定をオンにしていたので、自動で予定が作成されました。
3. 投票の結果を見る(開催者)
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投票が検知されると、結果をみるためのメールが届きます。今回の設定では自動でスケジュールされた旨と一緒に届いてます。
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スケジュールされた投票の場合、このような形で表示されます。
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複数の人がいて、自動設定しない場合はこんな感じで、この中から、会議のスケジュール設定 で、会議日時を決定します。この画面からは複数予定を作れますが、たぶん想定されていない使い方ですね
改善してほしいところ
必要十分な感じで少なくともこれまでの原始的な調整よりは楽になりそうですが、ちょっと改善要望も書いておきます。
- 投票側も 希望する or はいで投票した時間はHOLDしてほしい(複数の人から投票きたら多分バッティングさせてしまう
- この投票についてコミュニケーションできるように Teams チャットや、返信、会話的な機能がほしい
- 会議録画のこと考えるとTeams からもこの機能を使いたい
- 繰り返しの会議設定から投票候補を作成して、複数の予定をセットしてほしい
- かつ、一度の投票で作成した予定は Team 会議リンクを同一にしてほしい
私は早速使ってみます。みなさんもぜひお試しを～