はじめに
こんにちは、私はシステム開発のディレクションを生業としている者です。
フルリモートで勤務しているため、コミュニケーションは基本slackを使用しております。
この資料では、そんな私がテキストでのコミュニケーションをとる際に意識しているコミュニケーション方法を紹介いたします。
テキストベースの意思確認のメリットとデメリット
【メリット】
・任意のタイミングで確認ができる
会話ベースの意思確認の場合、全ての関係者が同じタイミングで時間を確保する必要があります。
そのため、多忙な人や勤務時間が異なる人とのコミュニケーションに役立ちます。
・文章としてやり取りが残る
後の確認が容易で、システムによっては簡単に検索ができる。
引き継ぎが発生した場合も、後任者が確認しやすい。
【デメリット】
・意思確認に時間がかかる
会話ベースであれば、不明点や他の情報が欲しければその場で質問し回答をもらうことができます。
しかし、テキストベースでは、質問が発生するたびにタイムロスが発生します。
→論点を明示して質問の回数を減らす工夫が必要になります。 (2)参照
・会話ベースに比べてコミュニケーションロスが起こりやすい
相手が誤った理解をしてしまったり、返信がなくそのまま放置されてしまうことがあります。
→理解しやすい文章を心がける必要があります。(1)参照
→返信をもらえるように工夫する必要があります。(3)参照
テキストベースのコミュニケーションで工夫できること
上記に記載したようにテキストベースでのコミュニケーションは、
時間に縛られないという大きなメリットがありますが多くのデメリットも抱えています。
このデメリットを克服するための工夫を以下に記載します。
(1)文章の冒頭でコミュニケーションの目的を伝える
メッセージの冒頭で「質問をしたいのか」「何かを共有したいのか」「お願いをしたいのか」などの目的を冒頭で記載します。
(記載例:質問)
⚪︎⚪︎さん
お疲れ様です。
XX案件について2点質問させてください。
①リリース時期は、、、
②成果物の納品方法は、、、
(記載例:共有)
XX案件について2件ご認識いただきたいことがあります。
①担当者の変更が、、、
②進捗の遅れが、、、
(記載例:お願い)
XX案件の要件定義着手にあたり、2つお願いごとがございます。
①情報の提供をお願いします。ご用意いただきたい情報は、、、
②マスタデータのご準備を、、、
このように文章の冒頭で相手に何をして欲しいかを記載することで、
相手の理解力、返信の精度を高めることができます。
また、質問の件数を伝え、①、②のように番号を振ることで
片方の質問しか回答が返ってこないというコミュニケーションロスを予防できます。
返信する際も、「①の回答は、、、」というようにコミュニケーションがとりやすくなります。
(2)論点を明示する
質問をする場合は、何に困っているのか何が論点なのかを明示します。
さらに、その論点に関するメリットデメリットを合わせて伝えます。
(記載例)
①リリース時期はいつが良いでしょうか？
11月末にリリースする場合
(メリット)年末年始需要を取り込むことができます。
(デメリット)リソースの追加が必要になります。
12月末にリリースする場合
(メリット)体制変更なしで安全にリリースすることができます。
(デメリット)年末需要の真っ只中にリリースすることになります。
漠然と「リリース時期はいつが良いでしょうか？」
と質問した場合、「いつ以降ならリリースできるんですか？」といった質問返しや
「9月リリースでお願いします」などこちらの想定していない回答をもらいやすくなります。
回答の選択肢とメリットデメリットを添えることで、軽い誘導とスムーズなコミュニケーションが実現できます。
(3)返信をもらえるようにする工夫
文章を長くしすぎない
あまりにも文章が長いと確認を後回しにされて、返信を忘れられてしまうかもしれません。
すぐに回答をもらいたいなら10行くらいまでにまとめてみてください。
slackなどで文章が長くなってしまう場合は、スレッドに分割して記載するなど、読みやすくなるように工夫しましょう。
↓スレッドの中身
期限を設定する
いつまでに回答が欲しいのか伝えましょう。
期限を設定しておけば、回答をもらえなかった時に
自然にリマインドすることができます。
(記載例)
ご多忙のところ恐縮ではございますが⚪︎月⚪︎日(金)までにご回答よろしくお願いいたします。
最後に
以上、私がテキストベースのコミュニケーションで意識していることを紹介させていただきました。
みなさんが工夫していることやご意見があればぜひコメントに記載してください。